Як Reply.io діджиталізував HR-процеси та рекрутинг завдяки PeopleForce

Існують стартапи з українським корінням, які вже завоювали визнання на світовому рівні. І однією з таких компаній є Reply.io з понад 4000 клієнтами з 60+ країн світу, постійним розвитком та використанням штучного інтелекту. Reply.io — це лідер у сфері автоматизації особистої і ділової комунікації. Але до того ж, Reply.io є одним з найактивніших клієнтів PeopleForce, завжди готовим співпрацювати та вносити пропозиції та ідеї.

Ольга Долгінцева, HR manager компанії Reply.io, власним досвідом порекомендувала нашу платформу керівництву. Так розпочалася плідна співпраця між Reply.io та PeopleForce. В інтерв'ю з Ольгою та її колегою, лід-рекрутеркою Олександрою Сизонець, вони розповіли, чому для них HRM-система є ключовою у сучасній компанії, і як саме PeopleForce полегшує їхню повсякденну роботу.

Про Reply.io

Reply.io є провідною платформою на базі АІ для залучення продажів, яка автоматизує особисту та ділову комунікацію, включаючи електронні листи, дзвінки, SMS, LinkedIn і месенджери. Щоденно понад 4000 клієнтів із 60+ країн використовують дану платформу.

Команда Reply.io налічує понад 110 фахівців, які працюють віддалено з першого дня. Місією Reply.io є обʼєднувати бізнеси та допомагати їм зростати за допомогою автоматизації персоналізованої комунікації.

Як ви прийшли до того, щоб використовувати PeopleForce?

З PeopleForce Ольга працювала до приходу в Reply. У її минулій компанії увесь документообіг відбувався за допомогою Google-документів. Для того, щоб внести інформацію про нового співробітника, наприклад, доводилося заповнювати одразу декілька різних таблиць: дні народження, відсутності тощо. Ольга швидко зрозуміла, що подібні роздрібнені процеси забирають у неї понад 60% робочого часу. Тому вона ініціювала дослідження ринку HRM-систем, щоб знайти оптимальне рішення.

Було розуміння, що під час пошуку системи необхідно відштовхуватися від певних критеріїв. Наприклад:

• Наявність у системі контролю за політиками відсутності
• Наявність документообігу, який можна проводити в єдиному просторі
• Врахування днів народжень співробітників
• Можливість робити анонси у стрічці 
• Ведення обліку техніки співробітників
• Захищеність системи
• Оптимальна вартість

На той момент Ольга поспілкувалася безпосередньо з регіональним директором відділу продажів PeopleForce Тетяною Думановою. Тетяна детально розповіла про всі переваги HR-платформи PeopleForce. Ольга в свою чергу встигла протестувати систему та випробувати її на практиці.

Після переходу до команди Reply.io, Ольга одразу зрозуміла, що без автоматизації неможливо обійтися. На той час існувала лише автоматизація для трекінгу відсутностей, тоді як всі інші HR-процеси велися через Google таблиці.

Для ведення рекрутинг-процесів Олександра також використовувала іншу систему, але та була занадто громіздкою, переповненою різним функціоналом, яким не так часто користуються рекрутери. На шляху до PeopleForce, Олександра з командою пробували різні системи і таск-менеджери, але всі вони були погано структуровані саме для щоденної роботи.

У випадку з PeopleForce Олександрі сподобалося дружелюбність і відкритість платформи до спілкування і змін. З процесами у системі вона змогла розібратися усього за два тижні після того, як їй доручили вести рекрутинг у компанії.

Як зреагувала команда Reply.io?

Команда вже була досить добре пристосована до використання різного роду систем, тому сприйняла перехід на нову систему цілком позитивно.

Менеджери підкреслюють, що особливо сподобався доволі user-friendly інтерфейс, який простий та зрозумілий у використанні. Загалом, атмосфера, яку транслює PeopleForce, дружня та позитивна. 

Команда рекрутерів, яку менторила Олександра, також доволі швидко призвичаїлась до нової системи. Через те, що платформа гнучко налаштовувалась під конкретні особливості компанії в цілому, особливості вакансій і рекрутерів, вона швидко стала головним інструментом для ефективної роботи рекрутерів.

Імпорт файлів клієнта

Маючи інформацію про співробітників, компанія Reply.io мала бажання завантажити її в систему, щоб зекономити час та не заповнювати все вручну. Для цього знадобилося зібрати її у Excel файл та передати технічній команді PeopleForce, яка перенесла дані у акаунт клієнта. Ольга зі своєї сторони лише перевірила вірність даних.

Використання продукту CoreHR

Команда активно використовує декілька функцій:

• Трекінг відсутностей команди
• Онбординг та адаптація (особливо підходить для ремоут-команд, тому що Reply.io активно розвиває корпоративну культуру та сприяє інтеграції новачків у колектив) 
• Організаційна структура у блоку “Команди”
• Обовʼязкові нотіфікейти на пошту та у системі (знімає додаткове зобовʼязання HR-спеціалістів розсилати листи про останні зміни та новини)
• Календар компанії для планування свят та важливих дат.
• Інтеграції з месенджерами та Google-платформою.
• Кастомні репорти

Використання модулю Recruit

Команда активно використовує декілька функцій:

• Парсинг кандидатів через Djinni та LinkedIn за допомогою плагіна PeopleForce Prospector
• Ведення кандидатів по воронці рекрутингу та призначення зустрічей через платформу
• Додавання кастомних полів до профіля кандидата у системі
• Використання оціночних листів
• Надсилання пропозицій про роботу тощо.
• Кастомні репорти з рекрутингу

Топ-5 переваг PeopleForce на думку Reply.io

1. Організація та порядок. За допомогою платформи, усі процеси в компанії впорядковані, мають єдине місце та джерело інформації, їх зручно відшукати, моніторити, делегуваи задачі та зберігати дані.
2. Зручна репрезентація процесу рекрутинга. Все, від створення позиції до прийняття кандидатом оферу, задовільняє команду Reply.io.
3. Економія часу. HR-платформа є базовою у компанії, економить час спеціалістів, менеджерів та рекрутерів, і допомагає їм фокусуватися на дійсно важливих задачах. 
4. Інтеграції з ботами та месенджерами. Інтеграції допомагають постійно знаходитися на звʼязку з командою та бачити все, що відбувається, у зручному форматі – наприклад, у Slack. 
5. UI/UX дизайн та юзер-френдлі інтерфейс. Він став однію з причин, через яку на PeopleForce звернули увагу спеціалісти компанії, і продовжує бути вагомою перевагою платформи для Reply.

Відгук про PeopleForce