Cómo Reply.io digitalizó sus procesos de RRHH y reclutamiento con PeopleForce

Hay startups con raíces ucranianas que han logrado ser reconocidas a nivel mundial, y una de ellas es Reply.io. Con más de 2.500 clientes, en más de 60 países, un desarrollo continuo y el uso de inteligencia artificial, esta empresa es líder en el campo de las comunicaciones automatizadas. Además, Reply.io es uno de los clientes más activos de PeopleForce, dispuesto siempre a cooperar y a aportar sugerencias e ideas.

Olga Dolgintseva, HR specialist  en Reply.io, recomendó nuestra plataforma a la dirección basándose en su propia experiencia. Esto marcó el inicio de una fructífera colaboración entre Reply.io y PeopleForce. En una entrevista con Olga y su colega, Olexandra Sizonets, quien ejerce como Lead Recruiter, compartieron por qué un sistema HRM es esencial para ellas en una empresa moderna y cómo exactamente PeopleForce facilita su trabajo diario.

Sobre Reply.io

Reply.io es un líder mundial en el campo de la automatización de la comunicación personalizada mediante inteligencia artificial. La empresa identifica y capta nuevos clientes a través de diversos canales, manteniendo un enfoque personalizado. Más de 2500 clientes, en más de 60 países, utilizan esta plataforma cada día.

El equipo de Reply.io es altamente multinacional, formado por más de 110 profesionales de más de 20 países, todos trabajando 100% a distancia. La misión de Reply.io es unir a las empresas y ayudarlas a crecer a través de una comunicación personalizada.

¿Cómo llegaste a utilizar PeopleForce?

Olga trabajó con PeopleForce antes de unirse a Reply.io. En su empresa  anterior , todo el flujo de documentos se hacía utilizando Google Docs. Para introducir información sobre un nuevo empleado, por ejemplo, debía completar varias tablas: cumpleaños, ausencias, etc. Olga no tardó en darse cuenta de que estos procesos fragmentados consumían más del 70% de su tiempo de trabajo. Por este motivo, comenzó a investigar los sistemas HRM del mercado, con el fin de encontrar una solución óptima.

Comprendió que durante la búsqueda de un sistema era necesario tener en cuenta ciertos criterios, como por ejemplo:

• Disponibilidad de control de la política de permisos en el sistema
• Disponibilidad de un flujo de documentos que pueda realizarse en un solo lugar
• Seguridad del sistema
• Coste óptimo

En ese momento, Olga habló directamente con la Directora regional de ventas de PeopleForce, Tetiana Dumanova. Tetiana le proporcionó información detallada sobre todas las ventajas de la plataforma de RRHH PeopleForce. A su vez, Olga consiguió probar el sistema y ponerlo a prueba en la práctica.

Tras unirse al equipo de Reply.io, Olga pudo convencerlos de las ventajas de PeopleForce. Anteriormente, la empresa gestionaba las ausencias de los empleados en otro sistema, que no ofrecía un conjunto completo de herramientas.

Para ejecutar los procesos de reclutamiento, Alexandra también utilizaba otro sistema, que era demasiado complejo para ella, sobrecargado con diversas funcionalidades que un reclutador probablemente no utilice en su trabajo rutinario. Antes de conocer PeopleForce, Alexandra y su equipo probaron varios sistemas y gestores de tareas, pero todos estaban poco estructurados para el trabajo diario.

En el caso de PeopleForce, a Alexandra le gustó la facilidad de uso y la apertura de la plataforma para la comunicación y los cambios. Comprendió los procesos del sistema en tan sólo dos semanas tras recibir el encargo de gestionar el reclutamiento en la empresa.

¿Cómo reaccionó el equipo de

El equipo ya estaba muy bien adaptado al uso de varios sistemas, por lo que reaccionó de forma bastante positiva a la transición hacia el nuevo sistema.

Los managers destacan que, en especial, les gustó la facilidad de uso de la interfaz, porque es sencilla y fácil de entender. En general, la atmósfera que genera PeopleForce es agradable y positiva.

El equipo de reclutadores, dirigido por Olexandra, también se adaptó rápidamente al sistema. Olexandra subraya que, como ella misma lo configuró todo, enseñar a sus subalternos y transmitirles los conocimientos fue bastante sencillo y lógico.

Información del cliente

Al contar con información sobre los empleados, la empresa Reply.io quería cargarla en el sistema para ahorrar tiempo y evitar la introducción manual. Para ello, tuvieron que recopilar la información en un archivo Excel y entregarlo al equipo técnico de PeopleForce, quienes se encargaron de transferir los datos a la cuenta del cliente. Olga, por su parte, sólo verificó la exactitud de los datos.

Uso del módulo CoreHR

El equipo utiliza varias funciones de forma activa::

• Seguimiento de las ausencias del equipo
• Onboarding y adaptación (ideal para equipos remotos, ya que Reply.io desarrolla su cultura corporativa de forma activa y promueve la integración de los recién llegados al equipo)
• Estructura organizativa en la sección "Equipos”
• Notificaciones obligatorias por correo electrónico y en el sistema (eliminando la responsabilidad adicional de enviar correos electrónicos sobre cambios y noticias recientes a los especialistas en RRHH)
• Calendario de la empresa para planificar vacaciones y fechas importantes
• Integraciones con servicios de mensajería y con la plataforma de Google
• Informes personalizados.

Uso del módulo PeopleRecruit

El equipo utiliza varias funciones de forma activa:

• Análisis de candidatos a través de Djinni y LinkedIn utilizando el plugin PeopleForce Prospector
• Gestión de candidatos a través del embudo de reclutamiento y programación de reuniones a través de la plataforma
• Añadir campos personalizados al perfil del candidato en el sistema
• Uso de hojas de evaluación
• Envío de ofertas de empleo, etc.
• Informes personalizados sobre el reclutamiento.

Top 5 ventajas de PeopleForce, según Reply.io

1. Organización y estructura: Con la plataforma, todos los procesos de la empresa están organizados y tienen un lugar y fuente de información únicos, lo que facilita su localización, seguimiento, delegación de tareas y almacenamiento de datos.
2. Facilidad en el proceso de reclutamiento: Todo, desde el movimiento del candidato a través del embudo de reclutamiento, hasta los informes personalizados sobre los tiempos de cierre de vacantes, ha sido satisfactorio para el equipo de Reply.io.
3. Ahorro de tiempo: La plataforma de RRHH es fundamental en la empresa, ahorrándole tiempo a los especialistas, managers y reclutadores y ayudándoles a concentrarse en las tareas verdaderamente importantes.
4. Integraciones con servicios de mensajería: Las integraciones ayudan a estar en contacto constante con el equipo y ver todo lo que ocurre en un formato cómodo, por ejemplo, en Slack.
5. El diseño UI/UX y una interfaz fácil de usar se convirtieron en una de las razones por las que los especialistas de la empresa prestaron atención a PeopleForce y siguen siendo una ventaja significativa de la plataforma para Reply.io.

Reseña de PeopleForce