2024-07-03El impacto de la transformación digital en RRHH: el caso de Hubbing LATAM
En un claro ejemplo de innovación, Hubbing LATAM se asoció con PeopleForce para revolucionar su departamento de RRHH. Frente a procesos fragmentados y dependencia de la subcontratación, Hubbing LATAM necesitaba una solución integral. PeopleForce no sólo simplificó sus operaciones de RRHH sino que también fomentó una cultura de eficiencia y transparencia, lo que condujo a mejoras notables en la gestión de procesos y la satisfacción de los empleados.
Acerca de Hubbing LATAM
Hubbing LATAM es una compañía especializada en transporte. Su expertise radica en simplificar el transporte de carga aplicando conocimientos especializados y tecnología de punta en la región de Latinoamérica.
La empresa se encarga de proporcionar servicios de transporte de carga terrestre de manera sistemática, óptima y eficiente, considerando aspectos documentales, operativos, funcionales y geográficos.
El Proceso
El proceso de implementación fue liderado por RRHH y Marketing. Formaron parte del equipo Solange Gunning, Jefa de Comunicaciones y Marketing, quien utiliza PeopleForce para mejorar las estrategias de comunicación y Gabriela Espósito, People Analyst quien, juega un papel clave en la optimización de la gestión de datos.
Este equipo dinámico es un ejemplo claro del poder transformador de la plataforma de PeopleForce, al simplificar los procesos de RRHH y la dinámica de comunicación, seteando las bases desde cero del área de RRHH para Hubbing LATAM.
¿Por qué PeopleForce?
El equipo de HR de Hubbing Latam ya contaba una experiencia previa utilizando algunos software de automatización (como SAP y RH Pro), sin embargo los procesos de RRHH no estaban definidos dentro de Hubbing LATAM y no utilizaban ningún software de gestión. PeopleForce es la primera experiencia para el equipo de Hubbing LATAM en crear, optimizar y automatizar procesos de RRHH.
En PeopleForce, encontramos una mayor capacidad de personalización. A lo largo de todo el proceso de conocernos, nos demostraron que siempre estaban trabajando en implementaciones y mejoras. Y ese fue el punto decisivo que hizo que definiéramos que ustedes eran con quienes queríamos trabajar.
Desafíos clave de Hubbing LATAM
La compañía enfrentaba desafíos significativos en sus procesos de RRHH, dependiendo principalmente de la externalización para la contratación, el onboarding y otras funciones.
Esto ocasionaba:
- Falta de estructura de procesos internos y la necesidad de crear y gestionar todos los aspectos relacionados con RRHH desde cero.
- Control de gestión interno limitado sobre el lado duro de la plataforma.
- Dependencia de consultoras externas para distintas funciones de RRHH.
- Falta de un proceso simple, desde la búsqueda básica hasta el onboarding
Los desafíos clave giraban en torno a un enfoque fragmentado de RRHH, lo que impulsó la búsqueda de una mejora en los procesos internos integrales y en las automatizaciones dentro de una plataforma de RRHH todo en uno.
Todos los procesos que tenemos hoy, desde que comenzamos la búsqueda de un talento hasta la incorporación, no existían. Empecé a crear todos esos procesos, y los pasos que necesariamente debían seguirse. Entonces, cuando implementamos PeopleForce, logramos que cada proceso, cada paso, se hiciera dentro de la plataforma.
Soluciones clave ofrecidas por PeopleForce
Creación y optimización del proceso de reclutamiento
- Gestión eficiente del ciclo de vida del empleado:
El equipo de Hubbing LATAM aprovechó la plataforma PeopleForce para registrar entrevistas presenciales y virtuales, cargar archivos digitales de manera sencilla y almacenar de forma segura la documentación completa, incluyendo certificados y documentos legales.
- Información de RRHH centralizada:
Con un foco en la eficiencia y en la simplificación de operaciones, el equipo optimizó los procesos de RRHH utilizando la plataforma PeopleForce. Esto les permitió centralizar perfiles de empleados, notas de entrevistas y documentos relevantes, fomentando una visión integral de la trayectoria de cada miembro del equipo dentro de la organización.
- Interfaz de RRHH intuitiva con tablero de funnel de empleos tipo Trello:
Para mejorar la experiencia del usuario y mejorar la visualización dentro de las operaciones de RRHH, el equipo de Hubbing LATAM utilizó la plataforma PeopleForce para presentar un panel intuitivo y claro que recuerda a Trello. Esta interfaz amigable al usuario mostraba todas las etapas de sus procesos de RRHH, simplificando el seguimiento y la toma de decisiones a lo largo del ciclo de vida del empleado.
Automatizando los procesos de RRHH desde cero
- Comunicación eficiente en RRHH:
El equipo adoptó la plataforma PeopleForce para acelerar la colaboración y eliminar la necesidad de extensas cadenas de correos dentro de los flujos de trabajo de RRHH. Esto centralizó toda la información de RRHH, asegurando que el feedback, las presentaciones de empleados y las discusiones post-entrevista se llevaran a cabo de manera fluida dentro de sus perfiles de RRHH.
- Sistema de notificaciones para RRHH:
Para facilitar las acciones de manera oportuna por parte de los stakeholders de RRHH, el equipo de Hubbing LATAM confió en el sistema de notificación automática de la plataforma PeopleForce. Esto ayudó a enviar alertas a tiempo a los individuos involucrados en casos específicos de RRHH, instándolos a iniciar sesión y acceder a las actualizaciones de manera inmediata, asegurando que todos los interesados en RRHH estuvieran informados y pudieran contribuir a la toma de decisiones a tiempo.
- Implementación de la funcionalidad de permisos:
Con la temporada de vacaciones acercándose en Argentina, el equipo parametrizó todos los tipos de permisos, incluyendo los de exámenes y solicitudes de vacaciones, simplificando el proceso para solicitudes automatizadas. Las personas que cursan estudios también pueden subir sus certificados al sistema, asegurando que la información esté centralizada y accesible.
- Implementación de encuestas internas:
Como parte del proceso de implementación en curso, el equipo de Hubbing LATAM está incorporando la funcionalidad de encuestas en la plataforma PeopleForce. La única encuesta operativa es la encuesta inicial de satisfacción, que los empleados completan diariamente al ingresar al sistema.
- Comunicación y experiencia de usuario:
PeopleForce mejora significativamente la comunicación al centralizar la información: simplifica la comunicación de información a través de un sistema fácil e intuitivo. Aunque hay tutoriales disponibles, la naturaleza amigable del sistema minimiza la necesidad de capacitación extensiva. Además la visualización del organigrama es clave para el equipo de Hubbing LATAM. A medida que la empresa crece y se añaden nuevos miembros al equipo, la plataforma proporciona un organigrama dinámico y fácilmente accesible. Esta característica asegura una rápida identificación de las estructuras de reporte y fomenta una comunicación eficiente dentro de la organización.
Proceso de Onboarding a PeopleForce
El proceso de onboarding de Hubbing LATAM a la plataforma PeopleForce duró aproximadamente dos meses e involucró solo a 3 contribuidores clave. La integración implicó la adopción progresiva de herramientas a través de entrevistas y sesiones colaborativas con PeopleForce, enfocándose en la parametrización y las pruebas.
La transición de procesos analógicos (basados en Excel y papel) a una plataforma completamente digital marcó un cambio transformador. Comenzando las cargas de archivos en agosto de 2023, el equipo actualmente está abordando asuntos fiscales mientras utiliza activamente la plataforma PeopleForce. El esfuerzo colaborativo y la dedicación del equipo aseguraron una experiencia de onboarding fluido y efectivo, destacando el éxito de la transición de prácticas de RRHH tradicionales a un enfoque más racionalizado y digital.
Había algunas tareas que necesitábamos ordenar y parametrizar para subirlas de manera organizada, esto fue porque empezamos un área desde cero, con solo un archivo Excel y documentos en papel. Así que pasamos de algo muy analógico a un sistema completamente digital, con lo que eso implica.
Las 3 principales ventajas de PeopleForce según Hubbing LATAM
- Centralización eficiente de procesos de RRHH: PeopleForce simplifica significativamente los procesos de RRHH al centralizar información clave. La capacidad de la plataforma para consolidar datos de empleados, solicitudes de permisos y documentación en un sistema unificado elimina la necesidad de comunicación dispersa por correo electrónico.
- Mejora en la propiedad y continuidad de los datos: La plataforma facilita un cambio de operaciones centradas en el correo electrónico a un sistema estructurado donde los datos pertenecen a la empresa, no al personal de RRHH individual.
- Experiencia de usuario y comunicación intuitivas. Hubbing LATAM destaca la naturaleza intuitiva de la plataforma PeopleForce como una ventaja clave. El diseño amigable y la fácil previsibilidad del sistema crean una experiencia de usuario positiva.
La experiencia positiva de Hubbing Latam con PeopleForce
La plataforma PeopleForce es muy intuitiva y carece de elementos cifrados o difíciles de decodificar. Destaco su agilidad, ya que a la vez de intuitiva es eficiente y sin una abrumadora cantidad de pasos por cada proceso. La interfaz se destaca y se alinea perfectamente con la imagen de nuestra empresa. Complementa nuestra estética de diseño actual con claridad, un diseño ordenado y colores claros y amigables. En líneas generales, mejora la experiencia del usuario y es armónica con el enfoque de diseño de nuestra empresa, es decir que es un win-win.
Conclusión:
La colaboración de Hubbing LATAM con PeopleForce ejemplifica cómo la transformación digital puede impactar profundamente las operaciones de RRHH. Al hacer la transición a un sistema de RRHH centralizado y automatizado, Hubbing Latam no solo superó sus desafíos iniciales sino que también estableció un nuevo estándar de excelencia operativa en la industria del transporte.
¿Inspirado por el éxito de Hubbing LATAM? Descubre cómo PeopleForce puede transformar tus operaciones de RRHH. Contáctanos hoy para obtener más información o explorar nuestra gama de soluciones diseñadas para satisfacer las necesidades de tu negocio. Agenda una demo gratuita aquí: https://peopleforce.io/es/request-demo
Artículos recientes
Cómo robota.ua automatizó los procesos de RRHH con PeopleForce. Caso de Estudio
Para optimizar los procesos de RRHH, la empresa eligió PeopleForce - explicamos por qué nosotros y cómo ayudamos a cambiar la rutina de RRHH de robota.ua.
Cómo merXu mejoró los procesos de RRHH y reclutamiento con PeopleForce
Descubre cómo merXu, un marketplace internacional, agilizó sus procesos de RRHH y reclutamiento aprovechando el potencial de PeopleForce.
Aumentando la efectividad de un equipo remoto a través de reuniones 1-a-1
En este artículo, Elly Borovska, Head of People en NewHomesMate, nos ayuda a entender por qué las reuniones 1-a-1 son una forma efectiva de mejorar la eficiencia y de construir relaciones con los empleados.