Cómo robota.ua automatizó los procesos de RRHH con PeopleForce. Caso de Estudio

Sobre robota.ua

robota.ua es la primera plataforma en línea para la búsqueda de empleo y la contratación en Ucrania. La misión de la empresa es ayudar a que solicitantes de empleo y empleadores se encuentren de la forma más rápida, simple y libre de estrés posible.

En el último año, unos 60.000 empresarios han encontrado empleados a través de la web de la empresa. Es por ello que robota.ua quería mejorar sus procesos internos de RRHH y alcanzar objetivos más ambiciosos. Esto sólo podía hacerse desarrollando a los empleados como principal activo de la empresa.

robota.ua buscaba un sistema HRM con funciones avanzadas de gestión de personal, ayuda para la contratación, establecimiento de objetivos y desarrollo del talento.

¿Por qué PeopleForce?

robota.ua comenzó a utilizar el sistema HRM ucraniano PeopleForce antes del inicio de 2022. El equipo necesitaba herramientas para seguir el desempeño, establecer objetivos OKR y evaluar a los empleados, y quería trabajar con otra empresa ucraniana. PeopleForce pudo ayudarles al ofrecerles herramientas para la gestión de procesos de RRHH y contratación en un único sistema.

En ese momento, los socios de robota.ua tenían la necesidad urgente de crear y completar un portal interno para los empleados, por lo que utilizar un sistema todo-en-uno era crucial. De esta forma, el equipo se planteó la transición completa de los productos anteriores a PeopleForce.

Estamos completamente satisfechos con el proceso de transición. Hemos recibido comentarios positivos del equipo sobre lo intuitivo y de fácil uso que es el sistema. Nos alegra utilizar un producto ucraniano porque PeopleForce es realmente una solución digna a la altura de sus homólogos occidentales. Y eso no es todo: el sistema ofrece numerosas ventajas y beneficios, incluso comparado con empresas globales del sector de la tecnología de RRHH".

— Irina Lytvynova, Responsable de Administración e Informes de RRHH en robota.ua

Automatización de OKR

El proceso de automatización del establecimiento de objetivos en robota.ua comenzó mucho antes de que la transición a PeopleForce se completara. La empresa trabajaba bajo el marco de OKR y buscaba propuestas en el mercado para implementarlo mejor en su flujo de trabajo. Con la ayuda del módulo PeoplePerform de PeopleForce, la empresa estableció objetivos para sus empleados de forma exitosa a principios de 2022. En agosto, se revisaron los objetivos y, a pesar de la guerra de agresión contra Ucrania en curso, la mayoría de los objetivos fueron alcanzados con éxito por la alta directiva de la empresa.

• Recomendación del equipo: Intenta establecer y alcanzar objetivos que sean transparentes para todos, ya que esto ayudará a sentar las bases para las evaluaciones anuales de los empleados.

Dado que el sistema es intuitivo, la gestión requiere un apoyo mínimo al momento de fijar objetivos.

Lo que les gustó:

• El árbol de objetivos
• Establecer objetivos tanto para los departamentos como para los empleados
• Valores porcentuales para supervisar el progreso de los objetivos
• Los objetivos de los empleados aparecen en su panel de control personal para facilitar su visualización y control.
• Configuración de recordatorios para garantizar que el equipo no olvide actualizar los objetivos periódicamente.
•  Analíticas accesibles para ver el progreso en tiempo real

Pasamos dos semanas construyendo y distribuyendo OKRs en el sistema PeopleForce. Cuando uno de nuestros socios nos pidió que compartiéramos nuestra experiencia, al principio no creímos que fuera posible. Configuraciones similares en otros sistemas europeos pueden llevar meses.

—  Yulia Babayeva, responsable de RRHH en robota.ua

Automatización de la acumulación de vacaciones y de la solicitud de permisos

La empresa recibió una herramienta lista para implementar las solicitudes de permisos, la cual sólo necesitaba configurarse, sin aplicaciones ni programas independientes. El proceso es gestionado en su totalidad por el especialista de RRHH responsable, por lo que no es necesario buscar una personalización adicional.

Lo que les gustó:

• Tomó menos de 2 semanas iniciar el proceso.
• Antes era necesario esperar una solicitud individual de una aplicación adicional, pero con PeopleForce, todo está en un único sistema y se puede acceder inmediatamente al mismo.
• El sistema calcula los permisos en función de las políticas asignadas.
• Las funciones sólo tienen que configurarse una vez; después, el sistema se encarga de todo automáticamente.
• Puedes asignar múltiples políticas para el cálculo de permisos para diferentes departamentos o puestos.

PeopleForce permite a los empleados ver cuántos días de vacaciones tienen disponibles, y cuántos y cuándo se han tomado. Nuestros empleados han manifestado que el sistema les resulta cómodo y orientado al cliente.

— Irina Lytvynova, Responsable de Administración e Informes de RRHH de robota.ua.

Automatización de la acumulación de vacaciones y de la solicitud de permisos

Una de las principales prioridades de robota.ua era completar su base de conocimientos con el móduloPeopleHR. Gracias a esta herramienta, cualquier empleado puede encontrar fácilmente la historia de la empresa, sus valores, los contactos del departamento de RRHH y del servicio de asistencia, el manual de marca, la descripción de beneficios, y más.

La base de conocimientos de robota.ua está estructurada de la siguiente manera: hay siete carpetas para documentos o textos, una para cada departamento principal. Los representantes de los departamentos pueden cargar fácilmente lo que necesiten en sus respectivas carpetas.

Si alguien del equipo tiene una pregunta, simplemente le proporcionamos un enlace a la base de conocimientos, lo que simplifica la rutina de trabajo y ahorra tiempo. Antes también trabajábamos con una base de conocimientos de otro producto, pero no podíamos encontrar el material, los enlaces o documentos con rapidez. También teníamos dificultades para añadir instrucciones. Con PeopleForce, no tuvimos ningún problema.

— Kateryna Radko, Responsable de Comunicación Interna y Marca Empleador robota.ua

La empresa también utiliza activamente un feed de noticias, hasta el punto de que dispone de un plan de contenidos independiente con un rubricador que se actualiza semanalmente con nueva información. Las publicaciones son frecuentes (a un ritmo de 2-3 por semana) y algunas de ellas se publican por correo electrónico.

— Kateryna Radko, Responsable de Comunicación Interna y Marca Empleador robota.ua

Automatización del reclutamiento

El equipo de robota.ua también empezó a utilizar el módulo PeopleRecruit, que se encarga de automatizar los procesos de reclutamiento. Estas son las características que resultaron más atractivas para la empresa:

• La posibilidad de organizar los perfiles de los empleados y añadir campos de información personalizados.
• La función que permite publicar ofertas de empleo desde un sistema a otras bolsas de trabajo.
• Un embudo de reclutamiento bien estructurado que facilita el movimiento de los candidatos a través de las etapas de selección.
• El práctico plugin PeopleProspector que permite al usuario añadir candidatos a la base de datos de la empresa rápidamente
• Una interfaz fácil de usar

Top 5 advantages of PeopleForce according to robota.ua:

1. Velocidad de transición y creación de procesos

2. Un único sistema con un conjunto completo de herramientas es mejor que configuraciones separadas

En sistemas alternativos, se requiere una configuración separada para cada función y proceso. En PeopleForce, todas las herramientas están ya a la mano.

3. Una sola persona puede realizar todas las configuraciones

Desde el punto de vista del administrador, trabajar con el sistema es muy sencillo. No es necesario crear un gran equipo para ayudar en el proceso de migración, ni esperar ayuda adicional para el desarrollo de estos procesos.

4. Fácil comunicación con el equipo sobre el uso

Como PeopleForce tiene una interfaz intuitiva, el equipo no tiene ningún inconveniente al utilizarlo. Todas las situaciones rutinarias se resuelven utilizando la base de conocimientos y las instrucciones sencillas pueden publicarse y compartirse a través de enlaces.

5. Acceso al soporte para el éxito del cliente

El equipo de soporte de PeopleForce tiene su propia base de conocimientos con instrucciones sobre cómo utilizar el sistema, se comunica en inglés y en ucraniano y escucha las necesidades de los clientes.

Reseña de robota.ua:

Para nosotros, tenemos una vida antes y después de PeopleForce. Es un nivel completamente diferente de experiencia del empleado. Tenemos la impresión de que gracias a este sistema, nuestro 2022 tuvo éxito en lo que respecta a la implementación de procesos de trabajo que necesitábamos desde hacía mucho tiempo. Por lo tanto, basándonos en nuestra propia experiencia, le recomendamos a los indecisos, que se pasen a PeopleForce y pongan en orden sus procesos de RRHH en sólo unos días.

— Yulia Babayeva, responsable de RRHH en robota.ua