Jak platforma Robota.ua zautomatyzowała procesy HR z PeopleForce – case study

O platformie Robota.ua

Robota.ua to pierwsza na Ukrainie platforma online do rekrutacji i wyszukiwania ofert pracy. Jej misją jest pomoc pracodawcom i osobom poszukującym pracy w znalezieniu siebie nawzajem tak szybko, łatwo i bezstresowo, jak to tylko możliwe.

W ciągu ostatniego roku około 60 000 pracodawców znalazło pracowników korzystając z usług platformy. Robota.ua chciała usprawnić swoje wewnętrzne procesy HR i móc realizować bardziej ambitne cele. Można to było osiągnąć tylko poprzez rozwój pracowników jako głównego atutu firmy.

Z tego właśnie powodu firma poszukiwała systemu HRM z rozbudowanymi funkcjami zarządzania personelem, wspomagania rekrutacji, wyznaczania celów i możliwości rozwoju talentów.

Zaprosiliśmy do rozmowy trzy ekspertki, pracujące w Robota.ua – Yuliyę Babaievą (Human Resources Director), Irinę Lytvynovą (Head of HR Administration and Reporting) oraz Kateryną Radko (Internal Communications and Employer Brand Manager), aby wyjaśniły, dlaczego wybrały PeopleForce i czy decyzja o zmianie oprogramowania była trudna oraz jak przebiegały procesy konfiguracji i automatyzacji. Chcieliśmy się również dowiedzieć, jakie zauważyły różnice pomiędzy PeopleForce a innymi produktami.

Dlaczego PeopleForce?

Firma Robota.ua rozpoczęła korzystanie z systemu HRM PeopleForce pod koniec 2021 roku. Zespół potrzebował narzędzi do śledzenia wydajności, wyznaczania celów OKR oraz oceny pracowników i chciał współpracować z zaprzyjaźnioną ukraińską firmą. PeopleForce był w stanie pomóc i w jednym systemie dostarczył narzędzia do zarządzania procesami HR i rekrutacji.

W tamtym okresie Robota.ua musiało pilnie stworzyć i uzupełnić wewnętrzny portal dla pracowników, dlatego kluczowe było użycie systemu typu „all-in-one”. Zespół zdecydował więc o całkowitym przejściu z poprzedniego rozwiązania na PeopleForce.

Jesteśmy całkowicie zadowoleni z procesu przejścia na nowe oprogramowanie. Otrzymaliśmy pozytywne opinie od zespołu, dotyczące łatwości i intuicyjności korzystania z systemu. Cieszy nas fakt, że korzystamy z produktu ukraińskiego, ponieważ PeopleForce jest wartościowym rozwiązaniem, które śmiało może konkurować z zachodnimi odpowiednikami. Co więcej, system zapewnia korzyści z użytkowania porównywalne do tych, jakie oferują międzynarodowi gracze z branży HR Tech.

– Irina Lytvynova, Head of HR Administration and Reporting w Robota.ua

Automatyzacja OKR

Proces automatyzacji wyznaczania celów w Robota.ua rozpoczął się na długo przed pełnym przejściem na PeopleForce. Firma pracowała zgodnie z koncepcją OKR i szukała na rynku rozwiązań, które umożliwiłyby lepsze wdrożenie jej do ich workflow. Z pomocą modułu PeoplePerform od PeopleForce, z powodzeniem udało jej się wyznaczyć cele dla swoich pracowników już na początku 2022 roku. W sierpniu realizacja celów została zweryfikowana przez top management firmy i okazało się, że pomimo trwającej na Ukrainie wojny, większość celów została z powodzeniem osiągnięta.

• Wskazówka od zespołu: Staraj się wyznaczać i osiągać cele, które są przejrzyste dla wszystkich, bo to pomoże ustalić podstawy rocznych ocen pracowniczych.

Jako że system jest intuicyjny, to zarządzanie nim przy wyznaczaniu celów wymaga minimalnego zaangażowania.

Elementy systemu, które spodobały się zespołowi:

• drzewo celów;
• wyznaczanie celów zarówno dla działów, jak i poszczególnych pracowników;
• wartości procentowe do monitorowania postępów w realizacji celów;
• cele pracowników wymienione na ich osobistym pulpicie nawigacyjnym, co ułatwia ich przegląd i weryfikację;
• ustawienia przypomnień, dzięki którym zespół nie zapomina o okresowej aktualizacji celów;
• łatwo dostępna analiza postępów w czasie rzeczywistym.

Spędziliśmy dwa tygodnie na budowaniu i rozpowszechnianiu OKR w systemie PeopleForce. Kiedy jeden z naszych partnerów poprosił nas o podzielenie się naszym doświadczeniem, początkowo nie wierzyliśmy, że jest to możliwe. Podobne konfiguracje w innych europejskich systemach mogą zająć miesiące.

– Yulia Babayeva, Human Resources Director w Robota.ua

Automatyzacja naliczania urlopów i wniosków urlopowych

Firma otrzymała gotowe narzędzie do realizacji wniosków urlopowych, które wystarczyło jedynie skonfigurować, bez konieczności korzystania z odrębnych aplikacji czy programów. Proces jest w pełni zarządzany przez wybranego specjalistę HR, nie ma więc potrzeby korzystania z dodatkowego wsparcia.

Zespół docenił:

• uruchomienie procesu w mniej niż 2 tygodnie;
• natychmiastową dostępność wszystkich funkcjonalności w jednym miejscu, ponieważ wcześniej wnioski były procedowane przez kilka aplikacji;
• automatyczne obliczanie urlopów przez system, zgodnie z przypisanymi politykami;
• wygodny proces konfiguracji – funkcje wystarczy skonfigurować tylko raz, potem system zajmuje się wszystkim automatycznie;
• możliwość przypisania wielu polityk obliczania urlopów dla różnych działów lub stanowisk.

PeopleForce pozwala sprawdzić pracownikom, ile mają dostępnych dni urlopowych, ile dni zostało już wykorzystane oraz kiedy. Nasi pracownicy stwierdzili, że system jest dla nich przyjazny i zorientowany na klienta.

– Irina Lytvynova, Head of HR Administration and Reporting w Robota.ua

Automatyzacja newsfeedu i bazy wiedzy

Wysokim priorytetem dla Robota.ua było wypełnienie bazy wiedzy za pomocą modułu PeopleHR. Dzięki temu narzędziu każdy pracownik może w łatwy sposób zapoznać się z historią firmy, jej wartościami, kontaktami do działu HR i Help desku, brand bookiem, opisem benefitów i innymi.

Baza wiedzy Robota.ua ma następującą strukturę: istnieje siedem folderów na dokumenty lub teksty, po jednym dla każdego głównego działu. Przedstawiciele działów mogą łatwo przesłać do swoich folderów wszystko, czego potrzebują.

Jeśli ktoś z zespołu ma pytanie, po prostu podajemy mu link do bazy wiedzy, co ułatwia pracę i oszczędza czas. Wcześniej pracowaliśmy również z bazą wiedzy z innego produktu, ale nie mogliśmy szybko znaleźć w niej materiałów, linków czy dokumentów. Pojawiły się trudności w dodawaniu instrukcji. Z PeopleForce nie mieliśmy z tym żadnych problemów.

– Kateryna Radko, Internal Communications and Employer Brand Manager w Robota.ua

Robota.ua dość aktywnie korzysta z newsfeedu – do tego stopnia, że posiada osobny plan treści z rubryką, który jest co tydzień aktualizowany o nowe informacje. Publikacje są zamieszczane średnio 2-3 w tygodniu. W przypadku niektórych z nich firma wykorzystuje funkcjonalność wysyłania do pracowników maili z dodatkowymi informacjami.

Wiadomości i newsletter pomagają nam zwiększyć zaangażowanie i zachęcić ludzi do zalogowania się do systemu po więcej niż samo monitorowanie urlopów i celów.

– Kateryna Radko, Internal Communications and Employer Brand Manager w Robota.ua

Automatyzacja rekrutacji

Zespół Robota.ua rozpoczął również korzystanie z modułu PeopleRecruit, który odpowiada za automatyzację procesów rekrutacyjnych. Oto funkcje, które okazały się najbardziej atrakcyjne dla firmy:

• możliwość organizowania profili pracowników oraz dodawania niestandardowych pól informacyjnych;
• możliwość umieszczania ofert pracy z jednego systemu na różnych portalach ogłoszeniowych;
• świetnie skonstruowany lejek rekrutacyjny, który ułatwia przenoszenie kandydatów na kolejne etapy selekcji;
• wygodny plugin PeopleProspector, który pozwala na szybkie dodawanie kandydatów do bazy firmy;
• przyjazny interfejs użytkownika.

Top 5 zalet PeopleForce według Robota.ua

1. Szybkość wdrożenia i skonfigurowania procesów

W porównaniu z innymi systemami HRM, w People Force większość złożonych procesów można skonfigurować w ciągu nawet 14 dni.

2. Jeden system z pełnym zestawem narzędzi jest lepszy niż pojedyncze rozwiązania

W alternatywnych systemach wymagane jest oddzielne dostosowanie dla każdej funkcji i procesu. W PeopleForce wszystkie narzędzia są już pod ręką.

3. Jedna osoba może przeprowadzić wszystkie konfiguracje

Z punktu widzenia administratora, praca z systemem jest bardzo prosta. Nie ma potrzeby tworzenia dużego zespołu do pomocy przy migracji procesów, ani oczekiwania na dodatkowe wsparcie przy ich konfiguracji.

4. Łatwa komunikacja z zespołem w zakresie użytkowania

Ponieważ PeopleForce ma intuicyjny interfejs, zespół nie ma problemu z jego obsługą. Wszystkie rutynowe problemy są rozwiązywane za pomocą bazy wiedzy, a proste instrukcje mogą być publikowane publicznie i udostępniane za pomocą linków.

5. Dostęp do wsparcia w zakresie obsługi klienta

Zespół wsparcia PeopleForce posiada własną bazę wiedzy z instrukcjami dotyczącymi korzystania z systemu, komunikuje się w języku angielskim i ukraińskim oraz wysłuchuje życzeń klientów.

Ocena od Robota.ua

Moje życie dzieli się na „przed” i „po” PeopleForce. To zupełnie inny poziom doświadczeń pracowniczych. Wraz z zespołem mamy wrażenie, że to właśnie dzięki temu systemowi, udało się nam w 2022 roku wdrożyć długo oczekiwany workflow, o którym myśleliśmy już od dawna. Dlatego, bazując na własnych doświadczeniach, radzimy tym, którzy się wahają, aby przeszli na PeopleForce i w kilka dni uporządkowali swoje procesy HR.

– Yulia Babayeva, Human Resources Director w Robota.ua