Case study. Як robota.ua автоматизувала HR-процеси в PeopleForce

Про Robota.ua

robota.ua — перша онлайн-платформа з пошуку роботи та співробітників в Україні. Місія компанії полягає в допомозі пошукачам та роботодавцям знаходити один одного якомога швидше, простіше та без зайвого стресу. За останній рік майже 60 000 роботодавців знайшли співробітників завдяки можливостям компанії. Саме тому robota.ua прагнула вдосконалювати свої внутрішні HR-процеси та досягати більш масштабних цілей.

Зробити це можливо лише розвиваючи співробітників як головний актив компанії, а тому robota.ua шукала HRM-систему з потужним функціоналом для менеджменту персоналу, допомоги рекрутерам та можливостями постановки цілей і розвитку талантів.

Ми поспілкувалися з Юлією Бабаєвою, HRD robota.ua, Іриною Литвиновою, Head of HR administration and Reporting robota.ua та Катериною Радько, Internal Communications and Employer Brand Manager robota.ua, які розповіли, чому в результаті обрали саме PeopleForce, наскільки важким було прийняття рішення про перехід, яким чином відбувалися процеси налаштування та автоматизації з точки зору HR-департаменту. А головне — яку різницю у користуванні, порівняно з іншими продуктами, команда robota.ua відчула на власному досвіді.

Чому обрали PeopleForce?

Користуватися українською HRM-системою PeopleForce robota.ua почала ще до початку 2022 року. Команда шукала інструменти для ведення та відстеження ефективності роботи, постановки цілей OKR, оцінки персоналу, та звернулася до українських продуктів по допомогу. PeopleForce повністю відповів запиту та в єдиній системі запропонував також інструменти для менеджменту HR-процесів і рекрутингу.

У партнерів з robota.ua на той час була нагальна потреба у створенні та наповненні внутрішнього порталу для співробітників, а тому можливість користуватися системою all-in-one була доречною. Так команда задумалася про повний перехід з попередніх продуктів на PeopleForce.

Наразі ми повністю задоволені тим, як відбувається перехід. Маємо позитивний фідбек від команди щодо легкості, інтуїтивності у користуванні. Нам дуже гріє душу використання саме українського продукту, бо PeopleForce — дійсно достойне рішення на рівні із західними аналогами. Навіть більше: система має переваги та плюси навіть у порівнянні зі світовими гравцями HR Tech індустрії.

— Ірина Литвинова, Head of HR administration and Reporting robota.ua

Автоматизація OKR

Процесом автоматизації постановки цілей у robota.ua займалися ще задовго до повноцінного переходу на PeopleForce. Обрали для себе фреймворк OKR, а тому шукали на ринку пропозиції від платформ стосовно імплементації такого функціоналу в роботу. За допомогою модуля PeoplePerform від PeopleForce на початку 2022 року у компанії вдало поставили цілі співробітникам. У серпні цілі були переглянуті, незважаючи на обставини, навіть вдалося закрити велику частину з них по топ-менеджменту.

• Рекомендація від команди: намагатися попри все ставити та досягати цілей, які будуть прозорі для всіх, оскільки наприкінці року це і буде підґрунтям для оцінки співробітників.

Оскільки система доволі інтуїтивна, менеджмент при постановці цілей потребує мінімальної підтримки.

Що сподобалося:

• дерево цілей
• призначення цілей як на департамент, так і на окремих співробітників
• відсоткове значення для наочності виконання цілі
• відображення цілей співробітника в його особистому дашборді для зручного перегляду та чек-іну
• налаштування нагадування, щоб команда не забувала періодично оновлювати цілі
• доступна аналітика, щоб бачити процеси закриття цілей у режимі реального часу.

На побудову та розподіл OKR в системі PeopleForce ми витратили два тижні. Коли одні з наших партнерів попросили поділитися досвідом, спершу не повірили, що таке взагалі можливо. На подібне налаштування у західних системах можуть піти місяці.

— Юлія Бабаєва, HRD robota.ua

Автоматизація нарахування відпусток та запитів на відсутність

Компанія отримала готовий інструмент впровадження запитів на відпустки, який необхідно було лише налаштувати, без окремих застосунків чи програм. Адміністрування процесу повністю знаходиться на боці HR-спеціаліста, тому не потрібно звертатися за його допрацюванням під потреби компанії.

Що сподобалося:

• для запуску процесу знадобилося менше, ніж 2 тижні часу
• раніше потрібно було чекати на виконання індивідуального запиту на доробок, у PeopleForce все знаходиться в єдиній системі та одразу доступно
• система нараховує відсутності за призначеними політиками (шаблонами)
• функції потрібно налаштувати лише раз — потім система займається усім автоматично
• можна призначити декілька політик нарахування як відпусток, так і відсутностей, для різних департаментів або посад

PeopleForce дає змогу співробітникам бачити, скільки днів відпусток їм вже зараховано та доступно, та скільки і коли саме вони забрали. Співробітники, які вже зіткнулися з відправленням запитів на відсутність, одностайно заявляють, що процес побудований зручно, зрозуміло та клієнтоорієнтовано.

— Ірина Литвинова, Head of HR administration and Reporting robota.ua

Автоматизація стрічки новин та бази знань

Зручним функціоналом для компанії виявилася база знань, яку вона наповнює з першого дня користування модулем PeopleHR.

Наразі будь-якому співробітнику легко віднайти історію компанії, цінності та принципи, контакти HR-департаменту та help desk’у, брендбук та опис бенефітів тощо. База покриває всі потреби команди у вирішенні постійних повсякденних запитів.

База знань robota.ua побудована таким чином: існує 7 папок для потрібних документів чи текстів — по одній на кожний основний департамент. Представники департаментів можуть без проблем викладати в свою папку те, що безпосередньо пов’язано з їхньою роботою.

Якщо у когось із команди виникає питання, ми просто надаємо йому посилання на базу знань, що значно спрощує робочу рутину та економить час. Раніше ми також працювали з базою знань від іншого продукту, але не мали змоги швидко знаходити в ній матеріали, посилання чи документи. Були ускладнення з доданням інструкцій. У PeopleForce з цим жодних проблем не виникало.

— Катерина Радько, Internal Communications and Employer Brand Manager robota.ua

Стрічку новин компанія використовує доволі активно — настільки, що має для неї окремий контент-план з рубрикатором, який щотижнево поповнюється новою інформацією. Публікації виходять часто: по 2-3 на тиждень, по окремих з них robota.ua використовує функціонал розсилки на пошту колегам для додаткового інформування.

Новини та розсилки допомагають нам підвищувати залученість та заохочують людей заходити до системи не лише за моніторингом відпусток та цілей.

— Катерина Радько, Internal Communications and Employer Brand Manager robota.ua

Автоматизація рекрутингу

Нещодавно команда robota.ua також почала використовувати модуль PeopleRecruit, який відповідає за автоматизацію рекрутингу. Що виявилося найзручнішим:

• Організація картки співробітника та можливість додавання інформації та полів
• Можливість постингу з однієї системи на джоб-бордах
• Добре побудована воронка рекрутингу, просто переводити кандидатів по етапах відбору та візуально зрозуміло
• Достатньо зручний функціонал плагіну PeopleProspector, можна швидко додавати кандидатів до бази компанії та відкривати інформацію вже у системі
• Нативно зрозумілий інтерфейс модулю

Топ-5 переваг PeopleForce на думку robota.ua:

1. Швидкість переходу та побудови процесів

У порівнянні з іншими аналогами HRM-систем, налаштувати більшість навіть найскладніших процесів у PeopleForce можна до 14 днів.

2. Єдина система з повним набором інструментів краща за окремі доробки

У альтернативних системах трапляються випадки, коли на кожну окрему функцію та процес потрібний окремий доробок. В PeopleForce усі інструменти вже є під рукою.

3. Усі налаштування може виконати одна людина

З точки зору адміністратора робота з системою дуже проста. Не потрібно створювати велику команду для допомоги з перенесенням процесів, або чекати на додаткову допомогу з розробкою цих процесів. Всі функції вже є в системі.

4. Проста комунікація з командою стосовно користування

Оскільки PeopleForce має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, у команди не виникає особливих проблем з її використанням. Усі рутинні питання вирішуються за допомогою бази знань та простих інструкцій, які можна викласти на загальний доступ і поширити посилання.

5. Доступність Customer Success підтримки

Команда підтримки PeopleForce має свою власну базу знань з інструкціями щодо використання системи, спілкується англійською та українською, та прислухається до побажань. Команда техпідтримки працює дуже кваліфіковано навіть для вибагливих клієнтів. Якщо трапляється баг, все швидко виправляється.

Відгук від robota.ua

Життя розділилося на “до” та “після” PeopleForce. Це зовсім інший рівень employee experience. Маємо враження, що зокрема завдяки цій системі 2022 рік був вдалим хоча б з точки зору реалізації довгоочікуваних робочих процесів, про які ми довго роздумували раніше. Тому на власному досвіді радимо тим, хто вагається, — обов’язково переходьте на PeopleForce та приводьте свої HR процеси до порядку за декілька днів.

— Юлія Бабаєва, HRD robota.ua