Побудова HR-процесів в Hubbing LATAM за допомогою PeopleForce

Знайомимо вас з неймовірним досвідом компанії Hubbing LATAM, де команда очолює інтегрувала HR-платформу у свою діяльність та почала напрацьовувати процеси з нуля. Соланж Ґаннінґ, керівник відділу HR і маркетингу, наразі використовує PeopleForce для покращення стратегії комунікації. Габріела Еспоcіто, HR-аналітик, розповідає нам, як платформа грає ключову роль у оптимізації управління даними.

Разом ця динамічна команда є взірцем трансформаційної сили PeopleForce в оптимізації процесів управління талантами і динаміки комунікації та побудови HR.

Про Hubbing LATAM

Hubbing Latam - це компанія, яка займається транспортними операціями. Їхніми сильними сторонами є спрощення вантажоперевезень за допомогою спеціалізованих знань та передових технологій в регіоні Латинської Америки.

Компанія відповідає за систематичне, оптимальне та ефективне надання послуг автомобільних перевезень, з урахуванням документальних, операційних, функціональних та географічних аспектів.

Чому компанія обрала PeopleForce

Габріела приєдналася до команди з попереднім досвідом використання деяких програм автоматизації (таких як SAP та RH Pro), але процеси не були налаштовані, і в компанії Hubbing LATAM не використовувався жодна професійна система. Тому було прийнято рішення вибрати PeopleForce, і наша платформа стала першим досвідом для команди Hubbing LATAM у створенні, оптимізації та автоматизації кадрових процесів.

Основні виклики Hubbing LATAM

Компанія стикалася зі значними викликами у своїх кадрових процесах, переважно покладаючися на зовнішні постачальників послуг для найму персоналу, індукції та інших функцій. Це призвело до:

• Відсутність внутрішньої структури процесу та необхідність ефективного створення та управління всіма аспектами, пов'язаними з управлінням персоналом, з нуля.
• Обмежений внутрішній контроль управління над твердою частиною платформи.
• Залежність від зовнішніх консалтингових фірм для різних функцій управління персоналом.
• Відсутність оптимізованого процесу від базової пошуку до оприлюднення.

Основні виклики полягали в розрізненому підході до управління людськими ресурсами, що вимагало впровадження комплексних внутрішніх процесів та поліпшення автоматизації в єдиній платформі управління людськими ресурсами.

Основні рішення, які запропонувала PeopleForce

Будівництво та оптимізація процесу рекрутингу

• Оптимізоване управління життєвим циклом співробітників:

Ефективно управляючи всім циклом життя працівника, команда в Hubbing LATAM використала платформу PeopleForce для запису особистих та віртуальних співбесід, безшовного завантаження цифрових файлів та безпечного зберігання обширної документації, включаючи сертифікати та правові папери.

• Централізована платформа:

З фокусом на ефективності та оптимізації операцій команда оптимізувала процеси управління людськими ресурсами за допомогою платформи PeopleForce. Це дозволило централізувати профілі співробітників, записи з співбесід та відповідні документи, сприяючи комплексному уявленню про кожного члена команди в організації.

• Інтуїтивний інтерфейс HR:

Підвищуючи користувацький досвід та покращуючи візуалізацію у складі відділу кадрів в Латинській Америці, команда Hubbing LATAM використовувала платформу PeopleForce для створення інтуїтивно зрозумілого та чіткого інтерфейсу, схожого на Канбан. Цей простий у використанні інтерфейс відображав всі етапи їхніх кадрових процесів, спрощуючи відстеження та процеси прийняття рішень протягом життєвого циклу працівника.

Автоматизація процесів управління талантами з нуля

• Ефективне спілкування з талантами:

Команда перейшла на платформу PeopleForce, щоб прискорити співпрацю та уникнути необхідності великої кількості ланцюжків електронної пошти у робочих процесах відділу кадрів. Це централізувало всю інформацію відділу кадрів, забезпечуючи, що відгуки, презентації співробітників та обговорення після співбесід розгорталися безперешкодно в рамках їхніх профілів у відділі кадрів.

• Система сповіщень для HR-відділу:

Для сприяння своєчасним діям учасників управління кадрами Latam команда Hubbing покладалася на автоматизовану систему сповіщень платформи PeopleForce. Це допомагало вчасно надсилати попереджувальні повідомлення учасникам конкретних випадків управління персоналом, підбадьорюючи їх увійти в систему та забезпечити швидкий доступ до оновлень. Це забезпечувало те, що всі учасники управління кадрами були інформовані та могли сприяти прийняттю рішень у встановлені строки.

• Реалізація документообігу:

Зі зближенням сезону запитів на відпустку в Аргентині, команда параметризувала всі види відпусток, включаючи заявки на екзамени та відпусткові запити, оптимізуючи процес автоматизованих запитів. Особи, що займаються навчанням, також можуть завантажувати свої сертифікати до системи, забезпечуючи централізовану та доступну інформацію.

• Впровадження внутрішнього опитування:

У процесі реалізації команда в Hubbing LATAM внедрює функціональність опитувань в платформу PeopleForce. Єдине операційне опитування - це початкове опитування задоволення, яке співробітники щоденно заповнюють при вході в систему. 

• Зв'язок та досвід користувача:

По-перше, PeopleForce значно покращує комунікацію, централізуючи інформацію. Це спрощує розповсюдження та комунікацію інформації за допомогою простої та інтуїтивно зрозумілої системи. Хоча доступні навчальні посібники, користувацька дружність системи мінімізує потребу у розгорнутому навчанні. По-друге, візуалізація організаційної структури має вирішальне значення для команди Hubbing LATAM. Оскільки компанія росте і додаються нові члени команди, платформа надає динамічну та легкодоступну організаційну структуру. Ця функція забезпечує швидке визначення структур звітування та сприяє ефективній організаційній комунікації.

Онбординг до PeopleForce

Процес впровадження Hubbing LATAM на платформу PeopleForce тривав приблизно два місяці і займав лише трьох ключових учасників. Інтеграція передбачала поетапне використання інструментів через інтерв'ю та спільні сесії з PeopleForce, зосереджені на параметризації та тестуванні.

Перехід від аналогових процесів (з використанням Excel та паперу) до повністю цифрової платформи був трансформаційним зміщенням. Починаючи з завантаження файлів у серпні 2023 року, команда наразі займається питаннями, пов'язаними з податками, і активно використовує платформу PeopleForce. Спільні зусилля та відданість команди гарантували гладкий та ефективний процес введення в роботу, підкреслюючи успіх переходу від традиційних практик у сфері управління людськими ресурсами до більш стрімкого та цифрового підходу.

Топ-3 переваги PeopleForce на думку Hubbing LATAM:

• Ефективна централізація HR-процесів. PeopleForce значно оптимізує HR-процеси, централізуючи важливу інформацію. Можливість платформи об'єднати дані про співробітників, запити на відпустки та документацію в уніфіковану систему усуває необхідність у глухому електронному спілкуванні.
• Покращена власність і продовженість даних. Платформа сприяє переходу від операцій, орієнтованих на електронну пошту, до структурованої системи, в якій дані належать компанії, а не окремим кадровим працівникам.
• Інтуїтивний користувацький досвід та комунікація. Hubbing LATAM відзначає інтуїтивність платформи PeopleForce як ключову перевагу. Легкий у використанні дизайн системи та простота передбачуваності створюють позитивний користувацький досвід.

Позитивний досвід Hubbing LATAM з PeopleForce

Залишайтесь на зв'язку з нами та дізнавайтеся більше про кейси наших клієнтів на офіційному блозі компанії.
Не забудьте поділитися своїми враженнями від співпраці з PeopleForce на веб-сайтах відгуків G2 та Capterra.