¿Cuánto tiempo ahorra la plataforma de RR.HH. a RR.HH. y administradores?

A medida que las empresas crecen, los equipos de recursos humanos enfrentan una abrumadora variedad de responsabilidades, desde reclutar e incorporar nuevos empleados hasta comprender adecuadamente los objetivos de desempeño. Al mismo tiempo, la necesidad de precisión, el cumplimiento de las cambiantes leyes laborales y la exigencia de tiempos de respuesta rápidos se suman a la ya pesada carga de trabajo.

Las plataformas modernas de recursos humanos vienen al rescate al integrar varias funciones de recursos humanos en un sistema todo en uno fácil de usar que puede optimizar estos procesos, reducir las cargas de trabajo manuales y mejorar la eficiencia general. Analicemos algunas formas en que dichas plataformas pueden optimizar el tiempo operativo de los equipos de recursos humanos.

Centralización de datos de RR.HH.

La gestión centralizada de datos de recursos humanos significa consolidar todos los datos relacionados con los empleados en un sistema único e integrado. Este enfoque agiliza la forma en que se almacena, accede y gestiona la información en varias funciones de recursos humanos.

Tener un lugar único y centralizado para almacenar toda la información relacionada con RR.HH. facilita su búsqueda y actualización. Esto puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo al personal de RR.HH. Estas plataformas proporcionan una forma segura y confiable de centralizar y almacenar datos, que pueden monitorearse desde cualquier lugar. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos y mejora la seguridad de los datos.Estas plataformas proporcionan una forma segura y confiable de centralizar y almacenar datos, que pueden monitorearse desde cualquier lugar. Esto ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos y mejora la seguridad de los datos.

PeopleForce centraliza toda la información de los empleados, creando una única fuente de verdad. Esto incluye datos personales, habilidades, certificados y otros datos relevantes. Por ejemplo, CoreHR proporciona información sobre cada empleado, incluido el puesto y las licencias planificadas, documentos relevantes, tareas, contactos y mucho más. Los especialistas de RR.HH. pueden gestionar los derechos de acceso y permisos de la información de otros empleados. No más búsquedas de información de empleados en múltiples fuentes.

¿Cuánto tiempo se puede ahorrar?

Digamos esto. Suponiendo que se necesitan 5 minutos para encontrar información en el sistema antiguo y 1 minuto en el nuevo, con un promedio de 4 búsquedas por día por miembro del personal de RR.HH., para un equipo de 5 empleados de RR.HH., el tiempo diario ahorrado es de aproximadamente 100 minutos.

Automatización de la rutina de recursos humanos.

Las plataformas de recursos humanos pueden automatizar muchas tareas rutinarias, como el seguimiento de las horas de los empleados, la gestión de beneficios y el mantenimiento de registros de los empleados. Los empleados pueden solicitar licencias directamente a través de los sistemas de gestión de licencias, y los gerentes reciben notificaciones instantáneas y pueden aprobar o rechazar solicitudes con un clic. Las plataformas de recursos humanos actualizan automáticamente los saldos de vacaciones, lo que garantiza precisión y transparencia

Si el procesamiento manual de tareas rutinarias lleva alrededor de 30 minutos por empleado al mes, la automatización con una plataforma de recursos humanos podría reducirlo a 5 minutos. Para 200 empleados, esto ahorraría aproximadamente 83 horas al mes.

Simplificando el proceso de contratación

Las plataformas de recursos humanos modernas permiten publicar ofertas de empleo en múltiples canales con solo unos pocos clics. También vienen equipados con sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) que organizan y filtran las solicitudes según criterios predefinidos, lo que reduce significativamente el tiempo dedicado a clasificar los currículums.

PeopleForce simplifica el proceso de contratación a través de su módulo Recruit, ofreciendo varias características clave:

1. Todos los datos en un solo lugar: currículums, contactos, archivos, reseñas y calificaciones de candidatos están disponibles con un solo clic. Esto elimina la necesidad de buscar información en múltiples fuentes.
2. Sistema de seguimiento de candidatos (ATS): brinda control total sobre cada aspecto del proceso de contratación, lo que garantiza un proceso fluido y eficiente.
3. Integraciones de sitios de empleo: puedes publicar y editar vacantes, agregar solicitantes de empleo y comunicarse con candidatos desde portales de empleo directamente en PeopleRecruit.
4. Flujo de trabajo de oferta de trabajo: el proceso de aceptación de una oferta de trabajo se acorta con la función de firma digital. Los candidatos sólo necesitan poner una firma electrónica en su oferta de trabajo e inmediatamente recibirán una notificación.
5. Análisis de reclutamiento: utiliza análisis de reclutamiento para acceder rápidamente a información sobre cómo operan tus reclutadores, evaluar su efectividad, realizar un seguimiento del progreso laboral, identificar cuellos de botella y más. Te permite tomar decisiones informadas y optimizar tus estrategias de contratación. Para cada ciclo de contratación, esto podría ahorrar aproximadamente entre 10 y 15 horas en la publicación de puestos de trabajo y entre 20 y 30 horas adicionales en selección, totalizando entre 30 y 45 horas por ciclo de contratación.

Onboarding optimizado

El onboarding adecuado de los empleados puede generar una experiencia positiva, ayudar a los nuevos empleados a comprender sus funciones y responsabilidades, permitirles realizar su trabajo de manera efectiva desde las primeras etapas y alentarlos a permanecer más tiempo en la empresa. Aquí es donde entran en juego las capacidades específicas de la plataforma de recursos humanos.

PeopleForce proporciona una solución de onboarding integral para garantizar una experiencia fluida y positiva para los nuevos empleados a través de una serie de funciones útiles.

1. Pre- Onboarding: el proceso de onboarding comienza incluso antes del primer día del nuevo empleado. Puede planificar estratégicamente las tareas de onboarding para garantizar que el recién llegado se sienta inmediatamente conectado, consciente de sus responsabilidades y parte del equipo.

1. Flujos de trabajo de onboarding personalizados: puedes hacer que tu flujo de trabajo de onboarding sea inolvidable para los nuevos empleados incorporando tareas interesantes, textos introductorios cautivadores y enriqueciendo todas las comunicaciones con imágenes, instrucciones en video y archivos adjuntos. Reducir el proceso de onboaridng a la mitad, de 8 horas a 4 horas por nuevo empleado, da como resultado un ahorro de 4 horas por nuevo empleado. Para 30 nuevas contrataciones al año, esto suma un total de 120 horas al año.

Gestión de bajas y asistencias

El paso al seguimiento digital del tiempo tiene beneficios considerables. Al calcular automáticamente las horas de trabajo precisas, los sistemas de recursos humanos ayudan a garantizar la compensación correcta de los empleados, lo que reduce significativamente los errores de nómina comunes en el cronometraje manual.

Las plataformas modernas de recursos humanos han avanzado significativamente en la gestión del tiempo y la asistencia mediante la integración de funciones digitales de seguimiento del tiempo. El monitoreo de asistencia en tiempo real ofrece visibilidad inmediata de la dinámica de la fuerza laboral, incluido quién está trabajando, quién está ausente y quién está de licencia, lo cual es particularmente útil para gestionar horarios flexibles y trabajo remoto.

Además, estas plataformas incorporan sistemas integrados de gestión de permisos que permiten a los empleados solicitar tiempo libre directamente.

El módulo CoreHR en PeopleForce automatiza la contabilidad y ofrece un proceso de aprobación y solicitud de tiempo libre rápido y sencillo. Todas las notificaciones relacionadas con licencias enviadas desde la plataforma o la aplicación PeopleForce. Con tipos de licencia globales, políticas y responsabilidades de aprobación asignadas, los gerentes pueden revisar y aprobar fácilmente las solicitudes de licencia, mientras que el sistema actualiza automáticamente los registros de asistencia y los saldos de licencia. Esto beneficia a todos en todos los ámbitos: los empleados pueden planificar y solicitar fácilmente su tiempo libre a través del autoservicio, mientras que RR.HH. obtiene una mejor visibilidad de las ausencias.

El módulo Time de PeopleForce, por otro lado, es un módulo diseñado para monitorear las horas de trabajo de los empleados. Estas son algunas de sus características clave:

• Gestión de asistencia: PeopleTime proporciona un sistema integral de gestión de asistencia. Almacena registros de todas las entradas en una pantalla durante un período específico. El personal de RR.HH. obtiene una vista detallada de las horas de trabajo y las horas extras de los empleados. Los empleados pueden enviar sus resúmenes de asistencia a fin de mes y los gerentes tienen acceso para exportar estos informes en formatos .XLSX y CSV.
• Registro de tiempo de trabajo: los empleados pueden realizar fácilmente un seguimiento de su tiempo y la plataforma recordará automáticamente quién, cuándo y durante cuánto tiempo trabajaron.
• Políticas de asistencia: Crear políticas de asistencia para sucursales, ubicaciones, departamentos, etc. individuales, es muy sencillo. Puede elegir a quién se aplicarán las reglas y decidir si habrá descansos disponibles para los empleados a su discreción.

Enviar empleados al autoservicio

Las plataformas de recursos humanos a menudo incluyen portales de autoservicio para empleados donde los empleados pueden actualizar su información personal, solicitar tiempo libre y acceder a sus recibos de pago y formularios de impuestos. Esto reduce la carga administrativa de RR.HH.

La función principal de los portales de autoservicio es reducir la cantidad de consultas rutinarias que reciben los equipos de recursos humanos. Dichos portales pueden incluir una base de conocimientos o una sección de preguntas frecuentes, donde los empleados pueden encontrar respuestas a preguntas comunes. Los empleados pueden acceder a información personal, recibos de pago, saldos de vacaciones e información de beneficios en cualquier momento sin comunicarse con Recursos Humanos. 

Con PeopleForce, puedes capacitar a los empleados para que accedan a la información que necesitan de forma independiente, documentación, archivos departamentales, declaraciones, contratos, etc. Debido a que no necesitan perder tiempo buscando ni depender de otros, mejora la eficiencia en todos los ámbitos. Cada empleado puede ver el directorio de miembros del equipo, calendario con próximos eventos, OKR, objetivos y con un clic solicitar baja por enfermedad o vacaciones.

Analítica

Las plataformas de recursos humanos están equipadas con poderosas herramientas de análisis que pueden procesar grandes cantidades de datos, generando informes e información que antes eran inaccesibles o requerían demasiado tiempo para compilarse. Así es como estas plataformas están cambiando el juego:

PeopleForce proporciona un módulo integral de análisis de recursos humanos que puede ayudar a las organizaciones a obtener información valiosa sobre sus procesos de recursos humanos.

1. Informes automatizados: PeopleForce proporciona análisis e informes automatizados, lo que te da un control total sobre el progreso de tu empresa.
2. Informes automatizados: PeopleForce proporciona análisis e informes automatizados, lo que te brinda control total sobre el progreso de su empresa.
3. Informes de capacidad: PeopleForce genera un informe de capacidad detallado para toda la empresa, lo que ayuda en las decisiones de recursos del proyecto.
4. Satisfacción de los empleados (eNPS): PeopleForce viene con una métrica de recursos humanos popular para realizar un seguimiento de la satisfacción de los empleados. Te permite programar encuestas de Employee Net Promoter Score, enviarlas a los empleados y recopilar respuestas fácilmente.
5. Rotación de empleados: PeopleForce proporciona un gráfico visual conveniente para realizar un seguimiento de las tasas de rotación generales y promedio durante un período seleccionado.

Estas características permiten a las organizaciones tomar decisiones informadas basadas en análisis e informes automatizados y oportunos. 

PeopleForce ofrece información procesable sobre cada etapa del proceso de recursos humanos, lo que facilita la creación de informes basados ​​en datos en tiempo real. Los especialistas en recursos humanos pueden elegir entre una selección de más de 40 tipos diferentes de informes para descubrir información oculta que les permita contar la historia detrás de los números (informes generales, informes CoreHR, informes Recruit, informes Perform e informes Time), lo que contribuye significativamente a ahorrar tiempo. El sistema también permite a los usuarios crear informes personalizados, obteniendo automáticamente todos los datos necesarios, eliminando la necesidad de programas externos.

Encuesta sobre el compromiso y la satisfacción de los empleados

Gestionar el compromiso y la satisfacción de los empleados sin el software adecuado puede resultar todo un desafío. A medida que las organizaciones crecen en escala, rastrear y analizar manualmente el compromiso y la satisfacción de los empleados se vuelve cada vez más difícil debido al gran volumen de datos. Sin un software dedicado, es difícil mantener la coherencia y la precisión en la recopilación y el análisis de datos. Además, es posible que los métodos manuales no proporcionen información en tiempo real sobre el compromiso y la satisfacción de los empleados, que son cruciales para la identificación oportuna de problemas y la implementación de las intervenciones necesarias.

El módulo Pulse de PeopleForce es una solución integral diseñada para mejorar el compromiso y la satisfacción de los empleados:

1. Encuestas eNPS: PeoplePulse te permite planificar tus encuestas eNPS y realizar un seguimiento de la satisfacción de los empleados a lo largo del tiempo. La encuesta de satisfacción de los empleados proporciona feedback que te ayudará a identificar áreas de éxito y aquellas que necesitan mejorar.
2. Mejora de la cultura corporativa: Las encuestas te ayudan a identificar las fortalezas y debilidades de la empresa según los empleados. Todas las respuestas se almacenan, lo que facilita el seguimiento de la dinámica y el seguimiento de las tendencias.
3. Impulsores del compromiso: comprender qué factores afectan el compromiso de los empleados permite a los gerentes priorizar el desarrollo de la empresa. Con PeoplePulse, es fácil agregar diferentes tipos de preguntas en cuestión de minutos y recopilar respuestas desde cualquier dispositivo en línea.
4. Automatiza el envío de encuestas: selecciona la hora para enviar una invitación a una encuesta a todos o solo a algunos empleados. Elige la frecuencia de envío de correos y la cantidad de recordatorios que se enviarán automáticamente.
5. Analiza los resultados de la encuesta: segmenta las respuestas por departamento o puesto para conocer sus éxitos o áreas problemáticas, de modo que pueda desarrollar una estrategia para hacer crecer su empresa o gestionar el talento dentro de ella.
6. Encuestas de pulso del equipo: brindan información en tiempo real sobre los sentimientos, los niveles de participación y la satisfacción general de su equipo. Puedes recopilar datos sobre la moral de los empleados, la satisfacción laboral, el equilibrio entre la vida personal y laboral y otras métricas relevantes.

Pulse de PeopleForce te ayuda a acercarte a los empleados, aumentar su compromiso, medir la satisfacción laboral, evaluar la eficiencia y la productividad y recibir comentarios sobre su cultura corporativa.

¿Cuánto tiempo se puede ahorrar?

Las siguientes estimaciones se basan en una organización hipotética de 200 personas.

• Antes: Recopilación y análisis manual de datos.
• Después: informes y análisis automatizados.
• Ahorro de tiempo estimado: reducir la generación de informes de 5 horas a 1 hora por informe, con un informe por mes, ahorra 4 horas por mes.

Resumen

PeopleForce es una plataforma de recursos humanos todo en uno que mejora significativamente las operaciones de recursos humanos al centralizar datos, automatizar tareas rutinarias, optimizar los procesos de contratación e onboarding y mejorar la gestión de licencias y asistencia. 

Al integrar varias funciones de recursos humanos en una plataforma todo en uno fácil de usar, PeopleForce reduce las cargas de trabajo manuales y aumenta la eficiencia, lo que genera un ahorro de tiempo considerable en todos los ámbitos. Por ejemplo, reduce los tiempos de búsqueda manual, ahorra horas en tareas rutinarias de recursos humanos para un equipo grande y reduce los procesos de contratación e incorporación en decenas de horas. 

Además, sus funciones de análisis y autoservicio empoderan tanto a los equipos de recursos humanos como a los empleados, lo que permite una mejor toma de decisiones y reduce la carga administrativa. En general, PeopleForce transforma las tareas de recursos humanos en oportunidades estratégicas, fomentando una fuerza laboral más productiva y satisfecha.

Sistemas como PeopleForce son cada vez más importantes y centrales para las operaciones de los departamentos de recursos humanos. En una encuesta reciente de Gartner, el 44% de los encuestados dijo que impulsar mejores resultados comerciales era la prioridad estratégica número uno para la tecnología de recursos humanos durante los próximos tres años.