Ile czasu oszczędzają HR-owcy i administratorzy dzięki platformie HR

Im bardziej firmy się rozwijają, tym większa liczba obowiązków spada na specjalistów HR: od rekrutacji i onboardingu nowych pracowników po właściwe zrozumienie celów rozwojowych. Dodatkowo muszą oni zadbać o właściwy przebieg procesów, zgodność ze zmieniającymi się przepisami prawa pracy oraz odpowiednie tempo realizacji zadań, co zwiększa ich – i tak już duże – obciążenie pracą.

W takich sytuacjach z pomocą przychodzi nowoczesne oprogramowanie HR, które integruje różne funkcje w jednym, łatwym w obsłudze systemie, usprawniającym procesy, zmniejszającym ilość pracy manualnej i podnoszącym ogólną efektywność. Sprawdźmy, w jaki sposób takie platformy zoptymalizują czas pracy zespołów HR.

Centralizacja danych HR

Scentralizowane zarządzanie danymi HR oznacza konsolidację wszystkich informacji o pracownikach w jednym, zintegrowanym systemie. Takie podejście usprawnia sposób przechowywania, dostępu i zarządzania danymi w różnych procesach HR.

Zgromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu ułatwia specjalistom HR ich wyszukiwanie oraz aktualizację i pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Dodatkowo platformy HR umożliwiają monitorowanie danych z dowolnego miejsca, co pozwala specjalistom lepiej dbać o bezpieczeństwo danych i zachowywać zgodność z przepisami dotyczącymi ich ochrony.

PeopleForce centralizuje wszystkie informacje o pracownikach, w tym dane osobowe, certyfikaty, zaświadczenia o przebytych szkoleniach itp., stając się tym samym wiarygodnym źródłem wiedzy o członkach zespołu. Przykładowo, nasz produkt CoreHR dostarcza wyczerpujących informacji o każdym pracowniku – jego stanowisku, planowanych urlopach oraz powiązanych z nim dokumentach, zadaniach, kontaktach itp. Specjaliści HR i administratorzy mogą także zarządzać uprawnieniami i prawami dostępu do danych innych pracowników.

Ile czasu możesz zaoszczędzić?

Przyjmijmy, że w Twoim dziale HR pracuje pięć osób, a każda z nich wyszukuje dane o pracownikach średnio cztery razy dziennie. Znalezienie informacji o wybranym pracowniku w obecnym systemie zajmuje pięć minut, podczas gdy w PeopleForce zrobisz to w minutę. To oznacza, że Twój dział HR poświęca na wyszukiwanie danych aż 100 minut dziennie, a PeopleForce pozwala skrócić ten czas pięciokrotnie.

Automatyzacja HR-owej rutyny

System zarządzania zasobami ludzkimi może zautomatyzować wiele rutynowych zadań, takich jak śledzenie godzin pracy pracowników, zarządzanie świadczeniami i prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Pracownicy mogą wnioskować o urlop bezpośrednio za pośrednictwem systemu zarządzania urlopami, a managerowie otrzymują natychmiastowe powiadomienia i mogą zatwierdzać lub odrzucać wnioski jednym kliknięciem. Platformy HR automatycznie aktualizują salda urlopów, gwarantując dokładność i transparentność w przechowywaniu danych pracowników.

Ile czasu możesz zaoszczędzić?

Jeżeli ręczne przetwarzanie rutynowych zadań zajmuje Ci około trzydziestu minut na pracownika miesięcznie, to ich automatyzacja za pomocą platformy HR skróci ten czas do pięciu minut. Przy dwustuosobowym zespole zaoszczędzisz około 83 godzin pracy miesięcznie!

Uproszczenie procesu rekrutacji

Nowoczesne platformy HR umożliwiają publikowanie ofert pracy w wielu kanałach komunikacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Są one również wyposażone w systemy ATS do śledzenia kandydatów, które organizują i selekcjonują otrzymywane CV, uwzględniając zdefiniowane wcześniej kryteria, co znacznie skraca czas poświęcany przeglądanie aplikacji.

Dzięki produktowi Recruit PeopleForce upraszcza proces rekrutacji:

• Wszystkie dane w jednym miejscu. W Recruit CV, kontakty, pliki, rekomendacje i oceny kandydatów są dostępne za jednym kliknięciem. Eliminuje to konieczność wyszukiwania informacji w wielu źródłach.
• System śledzenia kandydatów (ATS). Wbudowany ATS zapewnia pełną kontrolę nad każdym aspektem rekrutacji, dbając o płynność i efektywność procesu.
• Integracja z witrynami z ofertami pracy. Recruit oferuje możliwość publikowania i edytowania ofert pracy, dodawania osób poszukujących pracy i komunikowania się z kandydatami z portali pracy z poziomu platformy.
• Workflow ofert pracy. Proces akceptacji oferty pracy jest w Recruit skrócony dzięki funkcji podpisu elektronicznego. Kandydaci muszą tylko złożyć podpis elektroniczny w ofercie pracy, a Ty natychmiast otrzymujesz powiadomienie.
• Analityka rekrutacji. Wykorzystanie analityki rekrutacyjnej w Recruit umożliwia szybki dostęp do informacji na temat sposobu działania rekruterów, oceny ich skuteczności, śledzenia postępów w pracy, identyfikowania „wąskich gardeł” i nie tylko. Pozwala to podejmowanie świadomych decyzji i optymalizację strategii zatrudniania.

Ile czasu możesz zaoszczędzić?

W każdym cyklu rekrutacyjnym platforma HR może pomóc zaoszczędzić około 10-15 godzin na publikowaniu ofert pracy i dodatkowe 20-30 godzin na weryfikowaniu kandydatów, co daje łącznie 30-45 godzin na cykl rekrutacyjny.

Usprawniony onboarding

Odpowiednio przeprowadzony onboarding nowych pracowników zapewnia im pozytywne doświadczenia i pomaga lepiej zrozumieć ich role oraz obowiązki. Dzięki temu szybciej zaczynają wykonywać swoje zadania w efektywny sposób, stają się częścią firmy i rośnie szansa, że zechcą zostać w niej na dłużej. Platformy HR odgrywają kluczową rolę w kwestii organizacji onboardingu.
PeopleForce oferuje kompleksowe rozwiązanie do onboardingu, aby zapewnić płynne i pozytywne doświadczenia nowym pracownikom. Służą do tego przydatne funkcje, m.in.:

• Preboarding. Proces wdrażania rozpoczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika. Preboarding w PeopleForce pozwala strategicznie zaplanować zadania wdrożeniowe, aby nowa osoba od razu poczuła się związana z zespołem i firmą oraz poznała lepiej swoje nowe obowiązki.
• Spersonalizowane procesy onboardingowe. PeopleForce skutecznie zmienia proces onboardingu nowych pracowników z nudnego w angażujący. Cała komunikacja może zostać zorganizowana w formie sekwencji interesujących zadań, uzupełnionych o angażujące teksty, przydatne infografiki, obrazy, instrukcje wideo i inne załączniki.

Ile czasu możesz zaoszczędzić?

Z platformą HR możesz skrócić czas trwania onboardingu o połowę, z ośmiu godzin do czterech na pracownika. Przy trzydziestu nowych pracownikach rocznie możesz oszczędzić 120 godzin pracy.

Zarządzanie urlopami i obecnością

Przejście na cyfrowe monitorowanie czasu pracy przynosi znaczące korzyści. Dzięki automatycznemu obliczaniu dokładnych godzin pracy, systemy HR pomagają prawidłowo wynagradzać pracowników, znacznie zmniejszając liczbę błędów w listach płac, często występujących w przypadku ręcznego rejestrowania czasu pracy. 

Nowoczesne platformy HR znacznie usprawniły zarządzanie czasem i frekwencją poprzez integrację funkcji elektronicznego śledzenia czasu pracy. Monitorowanie obecności w czasie rzeczywistym zapewnia natychmiastowy wgląd w dynamikę siły roboczej, z uwzględnieniem osób pracujących, nieobecnych i przebywających na urlopie, co jest szczególnie przydatne w zarządzaniu elastycznymi harmonogramami i pracą zdalną.

Ponadto platformy te zawierają zintegrowane zarządzanie nieobecnościami, które umożliwia pracownikom bezpośrednie wnioskowanie o czas wolny.

CoreHR w PeopleForce automatyzuje rozliczanie, oferując szybki i nieskomplikowany proces wnioskowania oraz zatwierdzania urlopów. Wszystkie powiadomienia związane z urlopami są wysyłane z platformy lub aplikacji PeopleForce. Dzięki globalnym typom urlopów, zasadom i przypisanym obowiązkom zatwierdzania, managerowie mogą bez problemu przeglądać i zatwierdzać wnioski urlopowe, podczas gdy system automatycznie aktualizuje rekordy obecności i salda urlopów.

Takie rozwiązanie jest korzystne dla wszystkich: pracownicy mogą łatwo planować i wnioskować o czas wolny za pośrednictwem funkcji samoobsługi, a dział HR zyskuje lepszy wgląd w nieobecności. 

Produkt Time służy w PeopleForce do monitorowania czasu pracy pracowników. Oto niektóre z jego kluczowych funkcji:

• Zarządzanie frekwencją. Time zapewnia kompleksowy system zarządzania frekwencją. Przechowuje zapisy wszystkich wprowadzonych rekordów na jednym ekranie w określonym okresie. Pracownicy działu HR mają szczegółowy wgląd w godziny pracy i nadgodziny pracowników. Pracownicy mogą wysyłać swoje podsumowania obecności na koniec miesiąca, a managerowie mają dostęp do eksportu tych raportów w formatach .XLSX i .CSV.
• Rejestracja czasu pracy. Dzięki Time pracownicy mogą łatwo śledzić swój czas pracy, a platforma automatycznie zapamiętuje kto, kiedy i jak długo pracował.
• Polityka obecności. W Time definiowanie zasad obecności dla poszczególnych oddziałów, lokalizacji, działów itp. jest bardzo proste. Można ustalić, kogo będą dotyczyć poszczególne zasady i zdecydować, czy pracownicy będą mogli korzystać z przerw według własnego uznania.

Funkcje samoobsługi pracowników

Platformy HR często zawierają portale samoobsługowe dla pracowników, gdzie mogą oni samodzielnie aktualizować swoje dane osobowe, wnioskować o czas wolny oraz uzyskiwać dostęp do pasków wynagrodzeń i formularzy podatkowych. Zmniejsza to obciążenie administracyjne działu HR.

Podstawową rolą portali samoobsługowych jest zmniejszenie liczby rutynowych zapytań otrzymywanych przez zespoły HR. Takie portale mogą zawierać bazę wiedzy lub sekcję z odpowiedziami na najczęściej zadawane przez pracowników pytania. Każdy członek zespołu może uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, rozliczeń płacowych, sald urlopów i informacji o świadczeniach w dowolnym momencie, bez konieczności kontaktowania się z działem HR. 

Dzięki PeopleForce zapewnisz pracownikom niezależny dostęp do potrzebnych im informacji, np. dokumentacji, materiałów edukacyjnych, oświadczeń, umów itp. Nikt nie będzie już tracić czasu na zbędne poszukiwania lub oczekiwanie na pomoc innych osób, dzięki czemu wzrośnie efektywność całego zespołu. Każdy pracownik otrzyma również wgląd w katalog pracowników, kalendarz z nadchodzącymi wydarzeniami, OKR, cele, a o zwolnienie chorobowe lub urlop poprosi jednym kliknięciem.

Analityka

Bez zaawansowanych funkcji analitycznych system HR nie ma racji bytu. Dzięki modułom analitycznym systemy HR mogą przetwarzać ogromne ilości danych pracowników, generując raporty i podsumowania, które wcześniej były niedostępne lub zbyt czasochłonne do skompilowania.

PeopleForce oferuje zaawansowany moduł analityczny, który pomaga specjalistom HR uzyskać cenny wgląd w ich procesy HR. Do najważniejszych funkcji należą m.in.:

• Zautomatyzowane raportowanie. PeopleForce zapewnia zautomatyzowaną analitykę i raportowanie, co pozwala w pełni kontrolować sytuację w firmie i podejmować świadome decyzje biznesowe.
• Raportowanie zatrudnienia. Platforma generuje comiesięczny raport zatrudnienia, dostarczając krytycznych danych HR na potrzeby zarządzania.
• Raporty efektywności. PeopleForce generuje szczegółowy raport efektywności dla całej firmy, pomagając w podejmowaniu decyzji dotyczących zasobów projektowych.
• Satysfakcja pracowników (eNPS). PeopleForce umożliwia stosowanie tego popularnego wskaźnika HR do śledzenia satysfakcji pracowników i pozwala planować ankiety Employee Net Promoter Score, wysyłać je do pracowników oraz wygodnie gromadzić odpowiedzi.
• Rotacja pracowników. PeopleForce udostępnia czytelny wykres umożliwiający śledzenie ogólnego i średniego wskaźnika rotacji pracowników w wybranym okresie.

Wszystkie raporty w PeopleForce są tworzone na podstawie danych zbieranych w czasie rzeczywistym. Specjaliści HR mogą wybierać spośród ponad 40 różnych typów raportów, aby głębiej poznać sytuację firmy (raporty ogólne, raporty CoreHR, raporty rekrutacji, raporty zarządzania efektywnością i raporty czasu pracy), co ułatwia im pracę i oszczędza czas.

System pozwala również użytkownikom tworzyć niestandardowe raporty, automatycznie pobierając wszystkie niezbędne dane z zasobów platformy, co eliminuje potrzebę korzystania z zewnętrznych programów.

Badanie satysfakcji pracowników

Zarządzanie zaangażowaniem i satysfakcją pracowników bez odpowiedniego oprogramowania może być sporym wyzwaniem. Wraz ze wzrostem rozmiarów organizacji, ręczne śledzenie i analizowanie staje się coraz trudniejsze ze względu na ogromną ilość danych. Bez dedykowanego oprogramowania trudno jest zachować spójność oraz dokładność w gromadzeniu i analizie danych. Co więcej, metody ręczne mogą nie zapewniać wglądu w zaangażowanie i satysfakcję pracowników w czasie rzeczywistym, co ma kluczowe znaczenie dla terminowej identyfikacji problemów oraz podejmowania odpowiednich działań naprawczych.

Produkt Pulse od PeopleForce to kompleksowe rozwiązanie stworzone z myślą o zwiększaniu zaangażowania i satysfakcji pracowników.

• Ankiety eNPS. Pulse umożliwia planowanie ankiet eNPS i śledzenie satysfakcji pracowników w czasie. Badanie satysfakcji pracowników dostarcza informacji zwrotnych, pomagając zidentyfikować obszary sukcesu oraz obszary wymagające poprawy.
• Poprawa kultury organizacyjnej. Ankiety pomagają zidentyfikować mocne i słabe strony firmy z punktu widzenia pracowników. Wszystkie odpowiedzi są przechowywane w systemie, co ułatwia śledzenie dynamiki i monitorowanie trendów.
• Czynniki wpływające na zaangażowanie. Zrozumienie, które czynniki wpływają na zaangażowanie pracowników, pozwala managerom ustalić priorytety rozwoju firmy. Dzięki Pulse można z łatwością dodawać do ankiety różne rodzaje pytań i zbierać odpowiedzi z dowolnego urządzenia online.
• Automatyzacja wysyłki ankiet. Pulse umożliwia ustawienie czasu wysyłki zaproszenia do ankiety do wszystkich lub tylko niektórych pracowników. Można też określić częstotliwość wysyłek i liczbę przypomnień, które będą wysyłane automatycznie.
• Analiza wyników ankiet. Pulse pozwala segmentować odpowiedzi według działów lub stanowisk. Wiedza o sukcesach i obszarach problematycznych w firmie pozwoli managerom opracować strategię rozwoju firmy lub zarządzania talentami.
• Ankiety pulsacyjne. Pulse umożliwia przeprowadzanie ankiet pulsacyjnych, które zapewniają natychmiastowy wgląd w nastroje zespołu, poziom zaangażowania i ogólną satysfakcję. Można je wykorzystać do zbierania danych na temat morale pracowników, satysfakcji z pracy, równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i innych istotnych wskaźników.

Pulse pomoże Ci zbliżyć się do pracowników oraz zwiększyć ich zaangażowanie. Bez problemu zmierzysz poziom satysfakcji w zespole, ocenisz efektywność i produktywność oraz uzyskasz informacje zwrotne na temat kultury organizacyjnej.

Ile czasu możesz zaoszczędzić?

Załóżmy, że masz dwustuosobową firmę i wciąż ręcznie gromadzisz oraz analizujesz dane. Generowanie jednego raportu zajmuje Ci około 5 godzin. Musisz przygotować dziesięć takich raportów miesięcznie.

Produkty PeopleForce pomogą Ci skrócić czas przygotowania raportu do jednej godziny. W skali miesiąca oszczędzisz więc cztery godziny na każdym raporcie – w sumie czterdzieści godzin pracy miesięcznie!

Podsumowanie

Systemy takie jak PeopleForce zyskują coraz większe znaczenie w zarządzaniu kapitałem ludzkim. W ankiecie przeprowadzonej przez firmę Gartner aż 44% respondentów potwierdziło, że osiąganie lepszych wyników biznesowych powinno być strategicznym priorytetem numer jeden dla technologii HR w ciągu najbliższych trzech lat.

PeopleForce to platforma HR typu „all-in-one”, która znacząco usprawnia operacje HR poprzez centralizację danych, automatyzację rutynowych zadań, usprawnienie procesów rekrutacji i onboardingu oraz poprawę zarządzania urlopami i frekwencją. 

Integrując różne funkcje HR w ramach jednej, przyjaznej dla użytkownika platformy, PeopleForce ogranicza ręczne wprowadzanie danych i zwiększa efektywność, co przekłada się na znaczną oszczędność czasu. Pozwala to m.in. skrócić czas ręcznego wyszukiwania, zaoszczędzić godziny na rutynowych zadaniach HR dla dużego zespołu oraz skrócić procesy rekrutacji i onboardingu o dziesiątki godzin. 

Funkcje analityczne oraz samoobsługowe PeopleForce zwiększają możliwości zarówno zespołów HR, jak i samych pracowników, umożliwiając podejmowanie lepszych decyzji i zmniejszając obciążenie administracyjne. Skutecznie przekształcają zadania HR w strategiczne możliwości, dbając o produktywność i zadowolenie pracowników.