Czym jest katalog pracowników?

Katalog pracowników to miejsce w systemie HRM, w którym znajdują się dane każdego członka Twojego zespołu. Korzystanie z katalogu umożliwia zapoznanie się z informacjami o współpracownikach, kontaktowanie się z nimi w sprawach zawodowych lub osobistych, a także wspomaga managerów w pełnieniu przez nich roli nadzorczej.

Jakie informacje powinny znaleźć się w katalogu pracowników?

Wszystkie informacje dotyczące pracowników, które mogą być zebrane, z wyłączeniem informacji poufnych, powinny być umieszczone w katalogu. Są to między innymi:

imiona i nazwiska pracowników,
rodzaj zatrudnienia,
aktualne stanowisko i historia pracy,
dział / pion / projekt,
lokalizacja / kraj,
przełożeni pracownika,
informacje osobiste: dane kontaktowe, numer telefonu, e-maile itp.,
data urodzenia,
informacje zawodowe – data zatrudnienia, języki, zainteresowania zawodowe itp.,
zakres obowiązków,
linki do mediów społecznościowych,
umiejętności i kompetencje,
informacje o wykształceniu,
licencje i certyfikaty.

Katalog pracowników może zawierać również informacje o:

bezpośrednich podwładnych pracownika,
zespołach pracowniczych,
schematach działów,
schematach organizacyjnych.

W czym pomaga katalog pracowniczy?

Informacje, które są przechowywane w katalogu, są zazwyczaj dostępne dla wszystkich pracowników firmy. Katalog pomaga działom HR szybciej wdrożyć nowych pracowników – mogą oni szybciej nauczyć się, kto należy do jakiego działu i jak się z nim skontaktować.

Struktura organizacyjna uszeregowana według pionów, projektów i działów pomaga w rozwiązywaniu problemów organizacyjnych oraz delegowaniu obowiązków i zadań.

Dodatkowo w katalogach pracowników często przechowywane są dane osobowe, które mogą pomóc w nawiązaniu współpracy z zespołem i znalezieniu osób o podobnych kompetencjach lub upodobaniach. Na przykład, jeśli Twoja baza danych pracowników przechowuje dane dotyczące hobby, możesz dowiedzieć się, jakie hobby mają Twoi współpracownicy i na tej podstawie budować z nimi bliższe relacje.

Jak spersonalizować katalog pracowniczy?

Choć katalog pracowniczy często wygląda jak książka z danymi, jak najbardziej powinien być spersonalizowany i dostosowany do potrzeb Twojego zespołu. To zapewnia pracownikom angażujące doświadczenie. Do personalizacji możesz wykorzystać awatary, zdjęcia pracowników, wygaszacze ekranu na stronach pracowników lub dodatkowe pola niestandardowe.

Pola niestandardowe mogą również pomóc w rozwiązaniu problemu dodatkowych informacji, które chcesz pozyskiwać od swoich pracowników. Na przykład, jeśli potrzebujesz poznać aktualną lokalizację i migrację wahadłową pracowników, wystarczy, że dodasz w katalogu pole „Aktualna lokalizacja” i poprosisz pracowników o wypełnienie go.

Jak analizować informacje o pracownikach za pomocą systemu HRM?

Wszystkie informacje, które są przechowywane w katalogu, mogą być przekształcone w wykresy do analizy. Można je następnie przeglądać w dowolnym momencie, na przykład skorzystać z raportu o datach urodzin współpracowników, aby w porę złożyć im życzenia.

Dlaczego warto korzystać z katalogu pracowników w ramach systemu HRM?

Jeśli chcesz, aby Twoi współpracownicy mogli łatwo znaleźć informacje o firmie i o sobie nawzajem, to katalog jest świetnym wstępem do budowania komunikacji wewnętrznej. Twój dział HR będzie mógł łatwiej zestawiać informacje i uzyskiwać dostęp do raportów dotyczących zespołu.

Skontaktuj się z nami, aby poznać wszystkie funkcje katalogu pracowników i struktury organizacyjnej. Pomożemy Ci w pełni wykorzystać jego możliwości.