Каталог сотрудников

Что такое каталог (база) сотрудников?

Каталог сотрудников - это вся информация о команде и ее участниках, которая хранится в вашей HRM-системе. Все, что может помочь команде узнать информацию друг о друге, возможности связаться друг с другом по рабочим или личным вопросам, и все, что помогает руководителям обратить внимание на команду, можно найти в каталоге.

Какая информация о сотрудниках должна быть в идеальном каталоге сотрудников?

Все, что вы можете собрать о сотрудниках, кроме конфиденциальной информации, должно быть отражено в каталоге. Это может быть:

• ФИО

• Тип занятости

• Текущая должность и история работы

• Департамент (подразделение или проект)

• Местонахождение / страна

• Руководитель сотрудника

• Личная информация: контакты, телефон, электронная почта и т.д.

• Дата рождения

• Профессиональная информация: дата принятия на работу, языки, профессиональные интересы и т.д.

• Обязанности

• Ссылки на социальные сети

• Навыки и компетенции

• Информация об образовании, если необходимо

• Лицензии и сертификаты, если необходимо

Справочник сотрудников также может включать информацию о:

• Прямых подчиненных

• Командах, в которых работает сотрудник

• Схемы работы отделов

• Организационные схемы

Как каталог сотрудников помогает компании?

Информация, которая хранится в каталоге, обычно доступна всем сотрудникам компании, и может быть полезна им для быстрой ориентации и поиска нужного коллеги. Каталог помогает HR-менеджерам быстрее адаптировать новичков, ведь новый сотрудник быстрее ознакомится со структурой компании, поймет, кто к какому отделу относится, и как с ним можно связаться.

Организационная структура, а также структура по подразделениям, проектам и отделам помогает ориентироваться в решении организационных вопросов и вопросов по делегированию обязанностей и задач.

Кроме того, в каталогах сотрудников часто хранятся персональные данные, которые могут помочь влиться в коллектив и найти единомышленников. Так, например, если в вашей базе сотрудников хранятся данные об их увлечениях, вы можете узнать, какие хобби у ваших коллег, обсудить их и быстрее адаптироваться.

Как настроить каталог сотрудников?

База сотрудников часто выглядит как книга данных обо всем и обо всех. HRM системы предлагают максимально кастомизировать такие книги данных под команду, чтобы создать полноценный опыт вовлечения. Так, вы можете создавать и добавлять аватары, фотографии сотрудников, заставки на страницах сотрудников, а также добавлять кастомные поля.

Кастомные поля также могут помочь решить вопрос дополнительной информации, которую вы хотели бы узнать от своих коллег. Скажем, если вам нужно понимать текущее местонахождение и маятниковую миграцию сотрудников, добавьте поле "Текущее местонахождение" и попросите сотрудников заполнить информацию, чтобы система могла считывать и анализировать ее для вашего удобства.

Как я могу анализировать информацию о сотрудниках с помощью HRM-системы?

Всю информацию, которая хранится в базе, можно собрать в удобные диаграммы для анализа ситуации. Система собирает входные данные и создает диаграммы и отчеты, а мы можем просмотреть их в любой момент - например, загрузив отчет о днях рождения коллег, чтобы вовремя поздравить их.

Зачем использовать базу сотрудников в HRM-системе?

Если вы хотите, чтобы ваши коллеги легко и удобно находили информацию о компании и друг о друге, каталог или база - необходимый шаг для построения внутренней коммуникации. Вашему HR-отделу также будет проще иметь всю необходимую информацию под рукой, а также получить доступ к своевременным отчетам по команде. Обращайтесь к нашим менеджерам PeopleForce, чтобы вам показали все возможности базы сотрудников и организационной структуры, мы имеем возможность гибко настроить систему по вашему запросу.