¿Qué es el directorio de empleados?

El directorio de empleados es donde se almacena toda la información sobre el equipo en un sistema HRM. En el directorio se puede encontrar todo aquello que pueda ayudar al equipo a obtener información sobre cada uno de los miembros, a ponerse en contacto entre sí por temas laborales o personales y a que los managers cumplan con su función de supervisión.

¿Qué información debe incluirse en un directorio de empleados?

Toda la información que pueda recopilarse sobre los empleados, excepto la que se considere confidencial, debe incluirse en el directorio. Esto incluye:

Nombres de los empleados
Tipo de empleo
Puesto actual e historial laboral
Departamento (división o proyecto)
Ubicación / país
Manager del empleado
Información personal: contactos, número de teléfono, correos electrónicos, etc.
Fecha de nacimiento
Información profesional: fecha de contratación, idiomas, intereses profesionales, etc.
Responsabilidades
Enlaces a redes sociales
Habilidades y competencias
Información sobre estudios
Licencias y certificados

Un directorio de empleados también podría incluir información sobre:

Subalternos directos
Equipos en los que participa el empleado
Organigramas de departamentos
Organigrama de la empresa

¿En qué ayuda el directorio de empleados?

La información que se almacena en el directorio suele estar disponible para todos los empleados de la empresa. El directorio ayuda a los managers de RRHH a adaptar más rápidamente a los recién llegados y a conocer quién pertenece a cuál departamento y cómo ponerse en contacto con ellos.

La estructura organizacional, clasificada por divisiones, proyectos y departamentos, ayuda a orientar la resolución de problemas organizativos y la delegación de funciones y tareas.

Además, los directorios de empleados suelen almacenar datos personales que pueden ayudar a relacionarse con el equipo y a encontrar personas afines. Por ejemplo, si la base de datos de empleados almacena datos sobre hobbies, es posible saber qué aficiones tienen los compañeros y utilizarlas como un incentivo.

¿Cómo puedo personalizar el directorio de empleados?

Es usual que el directorio de empleados parezca un libro de datos, por lo que debe personalizarse al máximo para crear una experiencia totalmente atractiva para el equipo. Para ello, puedes crear avatares, fotos de los empleados, protectores de pantalla en las páginas de los empleados y campos personalizados adicionales.

Los campos personalizados también pueden ayudar a resolver el tema de la información adicional que te gustaría conocer de tus compañeros. Por ejemplo, si necesitas conocer la ubicación actual y la migración pendular de los empleados, añade un campo "Ubicación actual" y pide a los empleados que completen la información.

¿Cómo puedo analizar la información sobre los empleados utilizando el sistema HRM?

Toda la información almacenada en el directorio puede convertirse en gráficos para ser analizada. Estos pueden consultarse en cualquier momento, por ejemplo, cargando un informe sobre los cumpleaños de los compañeros para felicitarles a tiempo.

¿Por qué utilizar un directorio de empleados en un sistema HRM?

Si quieres que tus compañeros encuentren información sobre la empresa y sobre los demás, el directorio es un paso necesario para construir la comunicación interna. Al departamento de RRHH también le resultará más fácil cotejar la información y acceder a los informes de los equipos. Contacta con nuestros managers, quienes te mostrarán todas las características del directorio y la estructura organizativa, estaremos encantados de atenderte.