Jak merXu zoptymalizowało swoje procesy HR i rekrutację dzięki PeopleForce

Zobacz, jak międzynarodowy marketplace merXu usprawnił swoje procesy HR oraz rekrutację, wykorzystując możliwości PeopleForce.

W tym case study przyjrzymy się procesowi wdrożenia platformy i jej kluczowym funkcjom, które odpowiadają na wyzwania międzynarodowych firm oraz zespołów.

O tym, jak przebiega wdrożenie PeopleForce i jak zespół HR może wykorzystać platformę, opowie Edyta Stocka, Head of People w merXu.

O merXu

merXu to profesjonalny europejski marketplace online dla firm B2B z całej Unii Europejskiej. Oferuje bezpieczne i niezawodne środowisko, które łączy zweryfikowanych kupujących i sprzedających, ułatwiając bezpośrednie transakcje lub zapytania. merXu obsługuje szeroką gamę firm, od małych i średnich przedsiębiorstw, po duże organizacje oraz umożliwia im swobodny handel.

Droga merXu do platformy HR

Zarządzanie zadaniami HR za pomocą arkuszy kalkulacyjnych może sprawdzić się w małych organizacjach, zatrudniających mniej niż 50 pracowników, ale jest pracochłonne. Jednak im bardziej organizacja rośnie, tym bardziej potrzebuje zautomatyzowanego rozwiązania, które pozwala na sprawne zarządzanie zespołem, oszczędza czas i zmniejsza koszty operacyjne. Dokładnie tego potrzebowało merXu, ponieważ kiedy firma urosła do ok. 100 osób, wyzwania związane z zarządzaniem procesami wewnętrznymi zaczęły niemal blokować jej dalszy rozwój.

Edyta Stocka, miała już doświadczenie we wdrażaniu różnych systemów HR w innej firmie. Takie procesy bywały zbyt złożone, często trwały ponad 3 miesiące i angażowały wiele osób już na etapie konfiguracji. Realne koszty wdrożenia były więc dość wysokie, a cała procedura nieco frustrująca już od samego początku. Utrudniało to adopcję nowego systemu i zarządzanie zmianą.

„Dołączając do merXu wiedziałam, że będziemy potrzebować rozwiązania prostego i przyjaznego dla użytkowników, które nie obciąży nas czasowo, organizacyjnie i finansowo. Dlatego zdecydowaliśmy się na PeopleForce”.

— Edyta Stocka, Head of People w merXu

W trakcie poszukiwań nowego systemu dla merXu Edyta Stocka zwróciła uwagę na PeopleForce, które wydawało się rozwiązaniem solidnym, elastycznym i przyjaznym. Po prezentacji demo i wstępnej analizie kosztów zdecydowała się na przetestowanie PeopleForce.

„To, co naprawdę nas urzekło, to możliwość dostosowania PeopleForce do wielu rynków. Podczas naszych testów różnych systemów zauważyliśmy, że większość z nich była dostosowana tylko do jednego lub – co najwyżej – kilku rynków. Żaden z nich nie posiadał takiego poziomu elastyczności jak PeopleForce”.

— Edyta Stocka, Head of People w merXu

Skąd wybór PeopleForce?

merXu szukało przede wszystkim rozwiązania, które zapewnia:

• Jedno źródło informacji i danych

merXu zdawało sobie sprawę z ograniczeń wynikających z zarządzania zadaniami HR za pomocą Excela – częstych nieporozumień, ryzyka utraty lub zniekształcenia ważnych informacji. Aby uniknąć tych problemów, poszukiwano systemu, który mógłby służyć jako centralna baza danych z łatwym dostępem.

• Łatwość użytkowania

Wygoda użytkowników była kluczowym czynnikiem dla merXu. Firma potrzebowała platformy, na której użytkownicy mogliby bez wysiłku znaleźć wszystkie niezbędne narzędzia i informacje do pracy. Ponadto zespół HR potrzebował rozwiązania, które usprawniłoby wiele procesów, jak choćby zarządzanie urlopami, czy kompleksowe wyszukiwanie kandydatów.

• Wsparcie w codziennych obowiązkach

Celem merXu było uproszczenie codziennych operacji i znalezienie platformy, która funkcjonowałaby jako niezastąpiony asystent, zapewniający wsparcie np. w ewidencji czasu pracy. Firma potrzebowała rozwiązania, które odciążyłoby ją od obowiązków administracyjnych i umożliwiło sprawne działanie zespołu HR.

Przejściem na PeopleForce i konfiguracją wszystkich procesów zajęła się praktycznie jedna osoba w roli HR Generalist.

„Jako osoba, która miała już doświadczenie w pracy z podobnym oprogramowaniem, muszę przyznać, że proces przejścia był bardzo płynny, niemal bezproblemowy. Wszystko trwało około dwóch tygodni. Ewa, nasza wspaniała HR Generalist, poradziła sobie z tym wyzwaniem sprawnie, bez przytłoczenia nadmiarem zadań. Byliśmy w stanie automatycznie przenieść część informacji na platformę, co jeszcze bardziej ułatwiło cały proces”.

— Edyta Stocka, Head of People w merXu

Wsparcie operacji HR dzięki PeopleHR

merXu rozpoczęło swoją znajomość z PeopleForce od PeopleHR – podstawowego produktu platformy. Firma jest w pełni zadowolona z doświadczeń, jakie daje praca z tym modułem, bo dzięki niemu uprościła różne obszary swoich działań.

Analityka HR

merXu wykorzystuje niestandardowe raporty, wstępnie skonfigurowane tak, aby zapewniały managerom i inwestorom szybki dostęp do kluczowych danych. Wszystko, co jest związane z HR-em i zarządzaniem talentami w firmie, jest wprowadzane do bazy wiedzy, wraz z niezbędnymi wskazówkami dla pracowników. Informacje istotne dla nowych członków zespołu są im wygodnie dostarczane w ramach procesu onboardingu. HR Generalist może skonfigurować workflow onboardingu, aby podnieść efektywność wdrożenia nowych osób do organizacji.

Offboarding i exit interview

merXu przywiązuje dużą wagę do przeprowadzania exit interview, a PeopleForce stało się nieocenionym systemem wsparcia w tym zakresie. Platforma pozwala na przypisanie zadań do działu HR, niezawodnie przypominając o ich terminowej realizacji.

„Zajmuję się rozmowami z Pracownikami, więc wiem, jak ważne jest posiadanie systemu, który mnie wspiera i przypomina o różnych szczegółach. W PeopleForce zawsze czeka na mnie przypomnienie o zadaniu do wykonania”.

— Edyta Stocka, Head of People w merXu

Zarządzanie urlopami

Edyta Stocka, Head of People w merXu, podkreśla wygodę korzystania z funkcji bilansu urlopowego PeopleForce, bo zespół HR ma zawsze pod ręką wszystkie niezbędne dane.

Usprawnienie procesów HR oraz rekrutacji dzięki PeopleRecruit i PeoplePulse

merXu zdecydowało się porównać doświadczenia z korzystania z modułu ATS-owego PeopleForce z innym programem, który został zakupiony wcześniej. Przez kilka miesięcy zespół porównywał procesy i ich konfigurację, a następnie bez zastanowienia przeszedł na PeopleRecruit od PeopleForce.

Kluczowymi czynnikami decydującymi o podjęciu decyzji były:

• Uwierzytelnianie Google – dostępność bezproblemowego logowania za pośrednictwem narzędzi Google, umożliwiająca zespołowi łatwy i szybki dostęp.

• Wbudowany ATS – jedno środowisko do prowadzenia procesów rekrutacyjnych, bez konieczności korzystania z dodatkowych aplikacji i kłopotliwego instalowania oraz zapoznawania rekruterów z innymi programami.

• Efektywne zarządzanie kandydatami – rozszerzenie PeopleProspector dla Google Chrome pozwala na bezpośrednią i szybką integrację kandydatów z zewnętrznych źródeł z platformą PeopleForce.

Firma korzysta również z modułu PeoplePulse, który pomaga usprawnić procedury operacyjne. Ankiety przeprowadzane wewnątrz zespołu dostarczyły specjalistom HR cennych wskazówek, umożliwiając identyfikację możliwości usprawnienia ogólnych procesów pracy. Zbierając informacje i szczere opinie za pomocą pytań otwartych, merXu może stale udoskonalać i optymalizować swoje działania.

Pozytywne wrażenia ze współpracy z zespołem PeopleForce

Zespół merXu jest zadowolony ze wsparcia technicznego świadczonego przez PeopleForce. Podkreśla też wysoki poziom profesjonalizmu i zaangażowania ze strony supportu.

3 główne powody, dla których merXu poleca PeopleForce

• Elastyczność

Platforma jest zbudowana z kilku różnych modułów, dzięki czemu użytkownicy mogą ją dostosować do swoich specyficznych potrzeb i preferencji. Chociaż jest skonfigurowana globalnie, użytkownicy mają też swobodę dostosowania jej do wymagań międzynarodowych zespołów lub konkretnych rynków, na których działa ich firma. Ta zdolność adaptacji sprawia, że PeopleForce może płynnie dostosować się do unikalnych wymagań różnych organizacji.

• Kompleksowe podejście

merXu rekomenduje PeopleForce małym i średnim firmom, ponieważ platforma gwarantuje pozytywne doświadczenia użytkowników końcowych wśród pracowników należących do obu tych grup. Jako kompleksowe rozwiązanie, PeopleForce eliminuje konieczność zapoznawania się zespołu z wieloma różnymi narzędziami. Oszczędza również managerom długotrwałych konfiguracji i czasu, który trzeba przeznaczyć na opanowanie systemu. Dzięki zebraniu wszystkich funkcji w jednym miejscu PeopleForce usprawnia operacje i działa efektywnie, umożliwiając firmom optymalizację procesów HR.

• Wsparcie użytkowników

merXu podkreśla, że platforma PeopleForce jest intuicyjna i przystępna w obsłudze, ponieważ została zaprojektowana tak, aby umożliwić użytkownikom samodzielne zrozumienie wszystkiego od samego początku, bez większego wysiłku. Zespół wsparcia jest zawsze dostępny w razie potrzeby. Managerowie sprzedaży nie narzucają się klientom, ale im doradzają i pomagają podejmować świadome decyzje zakupowe.

„Korzystamy z platformy od 10 miesięcy, a to, co już zyskaliśmy, jest dla nas prawdziwym przełomem. Teraz trudno wyobrazić sobie bez niej naszą firmę. Dzięki PeopleForce zauważyliśmy m.in. oszczędność około 20% czasu pracy rekruterów. Mogę z czystym sumieniem polecić współpracę z zespołem PeopleForce".

— Edyta Stocka, Head of People w merXu