Jak PeopleForce pomogło QuartSoft zautomatyzować kluczowe procesy HR i zintegrować usługi innych firm za pomocą API

W miarę jak firma się rozwija i testuje różne narzędzia, bardzo ważną kwestią staje się zachowanie spójności wszystkich procesów oraz zapewnienie efektywnych interakcji między poszczególnymi działami. Zespół QuartSoft sprostał tym wyzwaniom, dzięki nawiązaniu współpracy z PeopleForce.

Wykorzystując API naszej platformy, QuartSoft zintegrowało ją z usługami innych dostawców. Takie rozwiązanie zautomatyzowało kluczowe funkcje HR i zapewniło firmie płynną łączność z narzędziami biznesowymi, takimi jak Jira, Power BI, DocuSign oraz Microsoft Teams.

PeopleForce zostało centralnym źródłem danych, a integracje pozwoliły na automatyzację procesów bez udziału zespołu. Nasz system HRM zredukował zbędne obciążenie pracą specjalistów i managerów HR, pozwalając im oszczędzić 80% czasu na rutynowej pracy. Elastyczne API z łatwością dostosowało się do specyficznych potrzeb firmy, co zapewniło świetne rezultaty.

O wyzwaniach i efektach rozmawialiśmy z Kateryną Slabko, Human Resources Operations Manager w QuartSoft oraz Vitaliyem Kuzminem, CTO w QuartSoft. 

Z tego case study dowiesz się, jak platforma HR i jej dodatkowe funkcje mogą poprawić efektywność operacyjną firmy oraz uprościć procesy na wszystkich poziomach.

O QuartSoft

Quartsoft to firma zajmująca się web developmentem, która od 1999 roku pewnie utrzymuje na rynku swoją pozycję. Jej historia zaczęła się od małego, czteroosobowego zespołu. Dziś QuartSoft jest międzynarodową organizacją z biurami w Ukrainie i Europie, zrzeszającą ponad dwustu utalentowanych specjalistów. Pracownicy pochodzą z różnych zakątków świata i wspólnie tworzą innowacyjne produkty o wysokiej jakości.

QuartSoft posiada kilka linii produktów, w tym Kadastr.UA, Soft Farm i QS Games. Firma sukcesywnie rozbudowuje również swój dział outsourcingu oraz tworzy rozwiązania IT dla swoich klientów.

Spośród narzędzi PeopleForce QuartSoft wybrało Core HR, Recruit, Perform i Time, ale kluczową funkcjonalnością było API, niezbędne do niestandardowych integracji.

Poznaj historię naszej współpracy krok po kroku.

Dlaczego QuartSoft wybrało PeopleForce?

Rok 2022, który wymusił relokację zespołu, był dla QuartSoft punktem zwrotnym. Firma musiała przemyśleć i zmodyfikować wszystkie procesy, a co za tym idzie – znaleźć nowe, zautomatyzowane rozwiązanie do zarządzania przepływami pracy.

Kolejną istotną zmianą było zastąpienie wcześniej używanego CRM. QuartSoft potrzebowało nowego oprogramowania, które mogłoby dostosować się do nowych realiów, potrzeb i wartości biznesowych.

Określono więc konkretne wymagania dla przyszłego systemu:

• intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs;
• dostępność API do integracji;
• funkcjonalność i możliwość dostosowania wszystkich modułów systemu HRM;
• szybkie wdrażanie aktualizacji na podstawie sugestii użytkowników;
• wykwalifikowane wsparcie techniczne.

Szczegółowy przegląd integracji: od automatyzacji zarządzania zasobami po analitykę Power BI

Integracja z Jira usprawniająca procesy wewnętrzne

Ponieważ Jira jest podstawowym systemem do zarządzania zadaniami i procesami wewnętrznymi w QuartSoft, zadanie było jasne: zintegrować Jira z PeopleForce, aby uzyskać automatyczny dostęp do danych pracowników. Integracja miała na celu zautomatyzowanie kluczowych procesów HR, zapewnienie wygody i szybkości w uzyskiwaniu oraz wyświetlaniu informacji, ograniczenie pracy ręcznej, a także zwiększenie transparentności i wydajności w zespole.

Wyzwania stojące przed zespołem

Aby osiągnąć ten cel, zespół techniczny musiał mieć pełny dostęp do informacji o pracownikach. Przed integracją było to trudne – dział techniczny często nie rozumiał, kto zgłasza prośby o pomoc lub o usługę.

Etapy rozwoju integracji

1. Opracowanie rozwiązania proxy: Początkowo opracowano niestandardowe rozwiązanie proxy, umożliwiające kontrolowany dostęp do danych i zapewniające wygodny format do przetwarzania w Jira.
2. Wdrożenie funkcji agregujących: Zaimplementowano funkcje, które umożliwiały wykonanie pojedynczego żądania w celu pobrania danych z różnych kont w PeopleForce. Przykładowo, za pomocą jednego żądania można było uzyskać szczegółowe informacje o pracowniku i jego przełożonym, wykorzystując jedynie e-mail pracownika.

Wymagane funkcje

1. Obsługa i zarządzanie zasobami (HelpDesk)

Aby zautomatyzować zarządzanie zasobami (np. sprzętem firmowym itp.), dział HR wybiera pracownika i określa główne wymagania. Wszystkie niezbędne informacje z PeopleForce (imię i nazwisko, telefon, adres, stanowisko, projekt pracy) są automatycznie przesyłane do Jira w celu dalszego przetwarzania wniosku.

Podczas realizacji statusy zmieniają się, wyzwalając:

• Utworzenie dokumentu wysyłkowego na podstawie adresu z PeopleForce – w przypadkach, gdy zasób musi zostać wysłany do pracownika, a nie wydany ręcznie. To zmniejsza obciążenie zespołu technicznego.
• Generowanie umowy przekazania zasobu – dokument jest automatycznie tworzony, uwzględniając wszystkie niezbędne dane z PeopleForce. Podpisywanie odbywa się za pomocą usługi DocuSign, co umożliwia wygodne i szybkie zbieranie podpisów elektronicznych od wszystkich uczestników procesu.
• Wykorzystanie pól niestandardowych dostosowanych do potrzeb QuartSoft – w celu dostosowania procesu wydawania zasobów do specyfiki i polityki firmy oraz uniknięcia ręcznego wprowadzania danych.

2. Preboarding, onboarding i offboarding pracowników

Przed automatyzacją procesy onboardingu i offboardingu stanowiły wyzwanie dla pracowników działów HR. Musieli oni wypełniać liczne arkusze kalkulacyjne, zarządzać nawet 30 zadaniami i podzadaniami oraz stale nadzorować miejsce przechowywania informacji, kolejność działań, a także sposób informowania nowych pracowników. Ta złożoność zwiększała ryzyko błędów.

Obecnie firma posiada algorytm w Jira, który automatyzuje tworzenie oraz wysyłanie zadań na podstawie niestandardowych pól i informacji z PeopleForce. System wysyła gotowe zadania z listami kontrolnymi, linkami i instrukcjami do odpowiedzialnych stron za pomocą zaledwie dwóch kliknięć, określając, co należy zrobić.

Zautomatyzowano:

• Generowanie zadań: Procesy preboardingu, onboardingu i offboardingu nie są już tworzone ręcznie. Zadania są generowane automatycznie na podstawie szablonów i danych z PeopleForce. Wszystkie niezbędne informacje o pracowniku, takie jak data rozpoczęcia pracy, czas trwania okresu próbnego, stanowisko oraz dział, są importowane do Jira, co pozwala na szybkie tworzenie zadań.
• Daty i terminy: System automatycznie wykorzystuje datę rozpoczęcia pracy przez pracownika, a także początek i koniec okresu próbnego, aby określić terminy zadań, co daje pewność, że każdy etap procesu zostanie ukończony na czas.

3. Widget obciążenia pracą i dni urlopowych

Integracja pobiera dane o wszystkich rodzajach urlopów z PeopleForce i łączy je z rejestrem zadań w Jira. Dzięki temu kierownicy projektów otrzymują narzędzia do monitorowania bieżącego i planowanego obciążenia pracą zespołu, eliminując potrzebę ręcznego porównywania danych z kalendarzem w PeopleForce.

Efekt integracji

• Automatyzacja zadań: W wyniku optymalizacji przepływów pracy czas realizacji zadań skrócił się o 80%. Nie ma już błędów w przypisywaniu zadań, ponieważ wszystkie procesy są ujednolicone. Bez ręcznego wprowadzania danych, wszystkie zadania preboardingowe, onboardingowe i offboardingowe są generowane automatycznie na podstawie danych z PeopleForce, takich jak data rozpoczęcia pracy, dział, stanowisko oraz dane osobowe pracownika. Uprościło to również onboarding nowych pracowników. Nawet jeżeli osoba odpowiedzialna za HR lub rekrutację odejdzie, nowy pracownik bez problemu rozpocznie pracę dzięki przejrzystym i prostym procedurom.

• Scentralizowane zarządzanie i przejrzystość procesów: Wszystkie dane i procesy pracownicze, w tym wydawanie zasobów, a także organizacja spotkań, są zsynchronizowane z PeopleForce, co pozwala na scentralizowane przechowywanie dokumentów oraz informacji. Dzięki temu PeopleForce staje się źródłem danych dla całej firmy, znacznie poprawiając dostępność informacji.
• Monitorowanie i kontrola zasobów: Kierownicy projektów mają teraz dostęp do nowych narzędzi, w tym widgetu, który wyświetla bieżące i planowane obciążenie pracą oraz status urlopów członków zespołu. Wcześniej musieli oni generować osobne raporty w Jira i ręcznie porównywać je z kalendarzem PeopleForce.
• Lepsza koordynacja między działami: Dzięki integracji obciążenie zespołów technicznych zostało zmniejszone – teraz szybciej i przejrzyściej przetwarzają zgłoszenia z innych działów.

Integracja z DocuSign

Potrzeby zespołu

Z pomocą DocuSign zespół QuartSoft podpisuje umowy o zachowaniu poufności i umowy wydania aktywów. Przed automatyzacją specjaliści HR musieli ręcznie wypełniać projekt takiego protokołu w wielu językach, wprowadzając dane osobowe sygnatariuszy (pracownika i firmy) wymagane przez DocuSign – imię i nazwisko, adres zameldowania, numer identyfikacji podatkowej, adres e-mail, stanowisko, grupę zaszeregowania i datę rozpoczęcia pracy.

Dział HR zapisywał dokument, przesyłał go do DocuSign, ręcznie dodawał sygnatariuszy itp. Takie wprowadzanie danych często skutkowało błędami ludzkimi, takimi jak błędy ortograficzne i gramatyczne, a także nieprawidłowymi sekwencjami wprowadzania danych. Proces ten był czasochłonny i wymagał wielokrotnego sprawdzania poprawności.

Efekt integracji

Dzięki integracji z PeopleForce proces ten jest teraz zautomatyzowany za pośrednictwem Jira. PeopleForce działa jako baza danych, dostarczając aktualnych informacji o pracownikach. Umowy oraz dokumenty są generowane na podstawie tych danych i wysyłane do osoby odpowiedzialnej, z wykorzystaniem niestandardowych pól z PeopleForce w całym procesie.

Osoba odpowiedzialna otrzymuje teraz zadanie wypełnienia jednego niestandardowego pola i kliknięcia „Wyślij do podpisu”. Skróciło to czas realizacji zadania z 20-30 minut do zaledwie 3 minut, eliminując potrzebę przygotowywania dokumentów dla DocuSign, ponieważ wszystko odbywa się automatycznie. Zespół HR nie jest już zaangażowany w proces redagowania i oszczędza czas, otrzymując jedynie kopie dokumentów podpisanych przez pracownika oraz przedstawiciela zespołu technicznego.

Integracja z Microsoft Teams oparta na bocie stworzonym dla aplikacji Slack

Integracja z Microsoft Teams została wdrożona w celu odtworzenia funkcjonalności bota PeopleForce stworzonego dla aplikacji Slack. Udane wdrożenie spotkało się z pozytywnymi opiniami managerów firmy, którzy teraz mogą szybko i wygodnie otrzymywać powiadomienia o nieobecnościach pracowników, np. o urlopach czy zwolnieniach lekarskich. Przyspiesza to znacznie procesy w firmie, eliminując konieczność korzystania z powiadomień e-mailowych, które nie są głównym narzędziem komunikacji. Pracownicy mogą również szybko zgłaszać wnioski o urlop i otrzymywać potwierdzenia bez konieczności logowania się do platformy PeopleForce.

Integracja z Power BI

Wyzwanie stojące przed zespołem

Integracja PeopleForce z Power BI została zaprojektowana w celu zautomatyzowania generowania raportów i analiz przy użyciu danych z wielu systemów. Głównym wyzwaniem było utrzymanie limitów żądań API i uniknięcie przeciążenia serwerów podczas comiesięcznego przesyłania danych o pracownikach oraz nieobecnościach do analizy w Power BI.

Efekt integracji

Integracja ta zapewniła dostęp do większej ilości danych, usprawniając analitykę i raportowanie. Power BI pobiera kluczowe informacje o pracownikach z PeopleForce, takie jak imię i nazwisko, stanowisko, poziom, projekt oraz kierownik, umożliwiając lepszą wizualizację analiz spełniających różne potrzeby biznesowe.

PeopleForce działa jako jednolita, niezawodna baza danych z informacjami o pracownikach QuartSoft, ułatwiając analizę m.in. efektywności zespołów i projektów, zależności między kosztami a rentownością oraz kosztów zatrudnienia – od rekrutacji do końca okresu próbnego. Pomaga to managerom w podejmowaniu świadomych decyzji opartych na danych.

QS Integration

Jako oficjalny partner PeopleForce, QuartSoft oferuje firmom możliwość stworzenia zintegrowanego, zautomatyzowanego ekosystemu opartego na zaawansowanym HRMS dzięki własnemu rozwiązaniu – QS Integration. Firma pomaga łączyć systemy korporacyjne w celu zwiększenia produktywności i uproszczenia podejmowania decyzji, oferując narzędzia idealnie dopasowane do specyficznych potrzeb biznesu.

Opinia QuartSoft o PeopleForce

Największą zaletą PeopleForce jest jego elastyczność. Chociaż platforma nie jest jeszcze idealna, jej opcje personalizacji, takie jak tworzenie dodatkowych pól i dostosowywanie zasad urlopowych dla każdego zespołu, pozwoliły nam usprawnić nasze procesy oraz zintegrować system z innymi usługami i spełniły tym samym nasze potrzeby biznesowe.