Jak Addepto zmieniło swoje procesy operacyjne dzięki PeopleForce

Zobacz, jak Addepto usprawniło swoje działania operacyjne z pomocą PeopleForce. O podzielenie się swoimi przemyśleniami na temat optymalizacji pracy i procesów biznesowych z wykorzystaniem naszej platformy HR, poprosiliśmy Tinę Toutounchi, People & Culture Manager w Addepto.

O Addepto

Addepto to firma z branży tech, specjalizująca się w projektach z zakresu sztucznej inteligencji, big data i machine learning. Addepto tworzy innowacyjne rozwiązania dostosowane do niszy i wymagań klientów, aby napędzać ich wzrost i wspierać ich sukces.

Wyzwania

Addepto potrzebowało rozwiązania, które ułatwiłoby realizację różnych zadań HR i jednocześnie pomogło firmie uporać się z kilkoma istotnymi wyzwaniami. Były nimi m.in.:

• Potrzeba łatwego dostępu do informacji. Firma szukała narzędzia, które nie tylko wyświetlałoby informacje o pracownikach, ale też daje możliwość wyszukania w zespole osób z określonymi umiejętnościami.
• Potrzeba wygodnego zarządzania dokumentacją pracowniczą. Addepto chciało w ramach jednego systemu przechowywać, udostępniać i organizować wybrane dokumenty dla każdego pracownika. 
• Konieczność skutecznej organizacji kalendarza zespołu. Ważną dla firmy opcją była możliwość wysyłania pracownikom działu HR przypomnień i powiadomień o ważnych datach, co ułatwiło komunikację wewnętrzną jak również wyeliminowało konieczność ręcznego wpisywania tych dat do kalendarza.
• Konieczność usprawnienia procesu ewaluacji. NIezbędne dla Addepto było znalezienie platformy umożliwiającej zespołowi HR sprawną organizację spotkań feedbackowych, bezpieczne przechowywanie materiałów związanych z ewaluacją pracowników oraz usprawnienie procesu oceny ich efektywności.

Jak każda szybko rozwijająca się firma, Addepto stanęło także przed wyzwaniem efektywnego zarządzania powiększającym się zespołem. Stąd zapotrzebowanie na narzędzie, które:

• usprawni procesy,
• pozwoli przechowywać ważne informacje i notatki w jednym miejscu,
• zapewni spójność działań HR.

Oprogramowanie, z którego korzystał wtedy dział People&Culture, miało funkcję monitorowania nieobecności, ale nie pozwalało zarządzać pozostałymi zadaniami, ani nie automatyzowało pracy wystarczająco wydajnie. Dopiero platforma PeopleForce odpowiedziała na te potrzeby.

„Odkryliśmy PeopleForce podczas typowego badania rynku. Rozmawiałam ze znajomymi z innych firm i analizowałam różne opcje online. Szybko okazało się, że platforma PeopleForce będzie najlepszym wyborem”.

– Tina Toutounchi, People & Culture Manager w Addepto

Rozwiązania PeopleForce

Kompleksowa platforma upraszczająca codzienne procesy

Addepto intensywnie użytkuje moduł PeopleHR, w tym ogłoszenia, kalendarze, przechowywanie dokumentów w folderach pracowników i nie tylko. Dzięki temu pracownicy i managerowie mają wgląd w życie zespołu. Dodatkowo, firma korzysta również z systemowej bazy wiedzy, w której przechowuje i rozpowszechnia informacje dostępne dla wszystkich pracowników. Przed wdrożeniem PeopleForce, Addepto posiadało do tego celu osobne narzędzie, więc dzięki zunifikowanej platformie zespół z przyjemnością wyeliminował potrzebę dostępu do dodatkowego programu.

Lepsza komunikacja i informacje zwrotne

Addepto zdecydowało się skorzystać z funkcji modułu PeoplePerform, takich jak spotkania 1:1 dla pracowników i managerów. Ta forma komunikacji, dyskusji i zbierania informacji zwrotnych jest w praktycznym użyciu. Firma planuje dalszy rozwój i badanie możliwości  PeoplePerform.

Innowacyjne harmonogramy pracy i polityki urlopowe

Addepto w zaawansowany sposób korzysta z polityk urlopowych dostępnych w PeopleForce. Zostały one dostosowane tak, aby pracownicy samodzielnie mogli odznaczać w systemie dni, kiedy chcą pracować zdalnie, a kiedy stacjonarnie w jednym z biur firmy. Wybór pracy zdalnej nie oznacza automatycznie, że pracownik korzysta z urlopu, więc jego pula dni wolnych się nie zmienia. Takie rozróżnienie ułatwia działowi HR koordynowanie pracy z biura. 

“To dogodne rozwiązanie, pozwala wiedzieć, że dziś w konkretnym biurze będą pracownicy, i ta polityka w żaden sposób nie powoduje odliczenia danym osobom dni wolnych”.

– Tina Toutounchi, People & Culture Manager w Addepto

Onboarding na platformie PeopleForce

W procesie wdrożenia uczestniczyły dwie osoby reprezentujące Addepto oraz jeden Customer Success Manager ze strony PeopleForce. W czasie spotkań organizacyjnych powstał plan przejścia, uwzględniający potrzeby i terminarz firmy. Wszystko poszło bardzo sprawnie – migracja i konfiguracja systemu zajęły niecały miesiąc, a podstawowe procesy zostały opracowane i uruchomione w ciągu kilku tygodni.

„Manager ze strony z PeopleForce, Janusz Gorka, był bardzo komunikatywny i elastyczny we współpracy. Poświęcił naszej sprawie maksimum uwagi. Onboarding na platformie jest bardzo przyjazny i w idealnych warunkach mógłby zająć zaledwie tydzień. My jednak rozłożyliśmy go sobie w czasie i ten miesiąc był dla nas odpowiednim okresem przejściowym”.

– Tina Toutounchi, People & Culture Manager w Addepto

Jak platforma PeopleForce wpłynęła na zespół Addepto?

„Zmiana narzędzia w ogóle nie zakłóciła naszej pracy. Cały zespół działa w swoim zwykłym rytmie, ale zyskał większą dostępność do bieżących informacji o wydarzeniach, zmianach itp. Pracownicy samodzielnie przeglądają je na platformie lub mogą otrzymywać je w formie automatycznych e-maili.

"W największym jednak stopniu PeopleForce pomógł naszym managerom skuteczniej zarządzać niektórymi procesami. Platforma jest intuicyjna w obsłudze, zapewnia im wygodny dostęp do danych i automatyzuje część zadań, co oszczędza ich czas”.

– Tina Toutounchi, People & Culture Manager w Addepto

3 najważniejsze zalety PeopleForce według Addepto

• Dostępność różnorodnych funkcji i możliwość przechowywania informacji w jednym, wspólnym miejscu.
• Bezproblemowy, płynny onboarding z dedykowanym Customer Success Managerem.
• Konkurencyjna oferta cenowa i możliwość doboru modułów.

Pozytywne doświadczenia Addepto z PeopleForce

Historia o Addepto wcale się jeszcze nie kończy! Za nami dopiero pierwszy etap automatyzacji, a już za sześć miesięcy wrócimy, aby opowiedzieć o naszej wspólnej podróży przez kolejne funkcjonalności.

Więcej case study naszych Klientów znajdziesz na oficjalnym blogu firmy.

PS Nie zapomnij podzielić się swoimi wrażeniami ze współpracy z PeopleForce na portalu G2 lub Capterra. Czekamy na Twoją opinię!