Підписуйте документи з QES в PeopleForce завдяки новій інтеграції Autenti – гайд

Від договорів до NDA та сертифікатів, ключові документи повинні бути підписані та надійно збережені з самого початку роботи співробітника. Ми спростили цей процес! 

Завдяки інтеграції Autenti в PeopleForce ви можете підписувати все за допомогою кваліфікованих електронних підписів (КЕП) безпосередньо в платформі - без завантаження, без перемикання інструментів і з гарантією повної відповідності.

Ми пропонуємо автоматизоване рішення для підписання та зберігання документів співробітників, яке повністю відповідає нормам eIDAS по всьому ЄС, а також вимогам польського трудового законодавства. Давайте розглянемо, як воно може підтримати ваші HR-процеси.

Що таке інтеграція PeopleForce + Autenti?

PeopleForce - одна з перших універсальних HR-платформ, яка пропонує інтеграцію кваліфікованого електронного підпису (QES) з Autenti. QES - це найвищий рівень електронного підпису, юридично еквівалентний власноручному підпису, який забезпечує дотримання трудового законодавства Польщі та ЄС.

Ця інтеграція дозволяє HR-командам, що працюють у Польщі або в інших країнах Європи, де місцеве трудове законодавство вимагає безпечного цифрового документообігу, безперешкодно підписувати та зберігати юридично обов'язкові документи безпосередньо в PeopleForce.

Чому варто використовувати цю інтеграцію?

У Польщі до 40% документів, пов'язаних з працівниками, потребують кваліфікованого електронного підпису (QES), щоб бути юридично дійсними. Це створило проблему для HR-команд, оскільки знайти рішення, яке могло б автоматизувати цей рівень підпису, було складно.

Раніше відділам кадрів доводилося керувати процесом підписання за межами своєї кадрової системи, жонглюючи кількома платформами, завантажуючи документи і відстежуючи все вручну. Тепер, завдяки інтеграції PeopleForce + Autenti, все можна зробити в одному місці, використовуючи юридично сумісний, безпечний і повністю автоматизований процес. 

Що можна підписувати за допомогою QES?

За допомогою нашої інтеграції ви можете легко підписувати всі необхідні документи, що вимагаються для QES для регіону:

• Трудові договори - забезпечення відповідності з першого дня
• Анкети співробітників - спрощення попереднього відбору та адаптації на робочому місці
• Угоди про неконкуренцію - легке управління ними в цифровому форматі
• Медичні та податкові форми - безпечне підписання та зберігання
• Довідки про працівників - включаючи довідки про судимість та документи, пов'язані з адвокатами
• Листи-повідомлення
• Різноманітні угоди - охоплюють всі типи документів, пов'язаних з працівниками

Як саме це працює?

Інтеграція з Autenti забезпечує безперебійний і юридично обов'язковий процес підписання документів безпосередньо в PeopleForce. Autenti пропонує три типи електронних підписів, усі з яких відповідають регламенту eIDAS: простий електронний підпис, удосконалений (Advanced) електронний підпис та кваліфікований електронний підпис (QES). Давайте детальніше розглянемо найбільш захищений варіант – кваліфікований електронний підпис (QES).

Що таке QES?

Кваліфікований електронний підпис (QES) - це найвищий рівень електронного підпису. Він вимагає перевірки особи кваліфікованим постачальником довірчих послуг і створюється за допомогою кваліфікованого пристрою для підпису, що гарантує, що підписувач має виключний контроль над підписом. Це робить його ідеальним рішенням для контрактів, які повинні мати юридичну силу.

А як щодо законності та безпеки?

Завдяки регламенту eIDAS електронні підписи Autenti є юридично обов'язковими на всій території Європейського Союзу. Зокрема, кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну вагу, як і власноручний підпис у всьому ЄС. Autenti також гарантує, що документи залишаються захищеними завдяки шифруванню, перевірці цілісності документів та відповідності стандартам eIDAS та ISO/IEC 27001:2017, тому ви можете бути впевнені в безпеці та автентичності підписаних документів.

Як увімкнути цю інтеграцію?

Дізнайтеся більше про деталі інтеграції в нашому довідковому центрі. 

Як я можу відстежувати процес підписання?

Використовуючи цю інтеграцію, ви можете легко відстежувати статус документів в режимі реального часу через PeopleForce. Сповіщення сповіщатимуть вас, коли документи будуть підписані, відправлені або навіть якщо вони потребуватимуть доопрацювання, роблячи весь процес прозорим і простим в управлінні.

Отже, незалежно від того, чи обробляєте ви один документ, чи декілька, ця інтеграція дозволить вам збирати підписи швидко, безпечно та без зайвого клопоту, забезпечуючи дотримання вимог з першого дня!

Оптимізуйте пребордінг та онбордінг

Ця інтеграція спрощує підготовку до посадки та приєднання до команди, особливо коли потрібно швидко підписати кадрові документи. Забудьте про друк, сканування або надсилання контрактів електронною поштою - просто завантажуйте, надсилайте та зберігайте все в цифровому вигляді в PeopleForce.

Навіть кандидати, які ще не були додані в штат, можуть підписувати електронні документи, спрощуючи процес і забезпечуючи безпроблемну адаптацію. 

Оскільки 30% всіх кадрових документів підписуються під час попереднього відбору та адаптації, ця інтеграція допомагає новим співробітникам підписувати всі документи в PeopleForce в електронному вигляді, забезпечуючи відповідність вимогам з першого дня - жодних додаткових кроків не потрібно.

Підключіть декількох співробітників до підписання документа

За допомогою PeopleForce ви можете легко доручити підписання одного і того ж документу декільком співробітникам. Наприклад, відділ кадрів або власник документа може просто завантажити документ і вибрати необхідних підписантів. Якщо ви хочете оптимізувати процес, функція автопідбору дозволить вам автоматично призначити підписантів на основі попередньо визначених критеріїв, таких як ідентифікатори співробітників, імена або інші атрибути документа. Це дозволяє швидко зібрати підписи від усіх учасників процесу.

Більше про Autenti

Як сертифікований кваліфікований постачальник довірчих послуг, Autenti працює у повній відповідності до Регламенту eIDAS (Електронна ідентифікація, автентифікація та довірчі послуги), який стандартизує електронні підписи в Європейському Союзі. Це гарантує, що її електронні підписи є юридично дійсними та мають юридичну силу, що дає бізнесу впевненість у тому, що підписані ними документи мають таку ж юридичну вагу, як і власноручні підписи. Прихильність Autenti до безпеки відображається у відповідності міжнародним стандартам, гарантуючи, що ваші документи залишатимуться безпечними, конфіденційними та захищеними протягом усього процесу підписання.

Інтеграція PeopleForce + Autenti в двох словах

Ось чому PeopleForce + Autenti змінює правила гри:

• Повна відповідність трудовому законодавству Польщі та ЄС (eIDAS, GDPR)
• Юридично обов'язкові підписи без необхідності переходу на іншу платформу або окремої відправки документів
• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) для всіх регіональних документів, які його потребують.
• Автоматичне зберігання документів - більше не потрібно завантажувати їх вручну
• Швидша підготовка до посадки та посадка на борт завдяки повністю цифровому документообігу
• Більше жодних комплаєнс-ризиків - усі документи відповідають нормативним стандартам

Готові відмовитися від паперової роботи? Спробуйте інтеграцію PeopleForce + Autenti та автоматизуйте підписання кадрових документів вже сьогодні!