Kwalifikowany podpis elektroniczny w PeopleForce – kompleksowy przewodnik po integracji z Autenti

Od umów o pracę po umowy o poufności i certyfikaty – najważniejsze dokumenty kadrowe powinny być podpisywane i bezpiecznie przechowywane już od pierwszego dnia współpracy. Właśnie uprościliśmy ten proces!

Z PeopleForce i Autenti podpisujesz dokumenty za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), bez potrzeby pobierania plików czy przełączania się między narzędziami.

Oferujemy zautomatyzowane rozwiązanie do podpisywania i przechowywania dokumentów pracowniczych. Jest w pełni zgodne z przepisami eIDAS w całej UE oraz dostosowane do wymogów polskiego prawa pracy.

Sprawdź, jak ta integracja usprawnia procesy HR.

Czym jest integracja PeopleForce i Autenti?

PeopleForce to jedna z pierwszych kompleksowych platform HR oferujących integrację z Autenti w zakresie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES). Kwalifikowany podpis elektroniczny to najwyższy poziom podpisu elektronicznego, prawnie równoważny podpisowi odręcznemu, który zapewnia zgodność z polskimi i unijnymi przepisami.

Dzięki tej integracji zespoły HR działające w Polsce lub w innych krajach Europy, gdzie lokalne prawo pracy wymaga bezpiecznego zarządzania dokumentacją cyfrową, zyskują nowe możliwości. Mogą bezproblemowo podpisywać i przechowywać prawnie wiążące dokumenty bezpośrednio w systemie PeopleForce.

Dlaczego warto korzystać z tej integracji?

W Polsce nawet 40% dokumentów związanych z zatrudnieniem wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), aby były prawnie wiążące. Automatyzacja podpisywania dokumentów na tym poziomie ochrony to wyzwanie, z którym mierzy się wiele zespołów HR.

Dotychczas proces podpisywania dokumentów musiał być realizowany poza systemem HR – z wykorzystaniem różnych narzędzi, ręcznego przesyłania plików i monitorowania każdego etapu. Teraz, dzięki integracji PeopleForce z Autenti, cały proces można przeprowadzić w jednej platformie – zgodnie z przepisami, bezpiecznie i w pełni automatycznie.

Jakie dokumenty można podpisywać dzięki tej integracji?

Dzięki naszej integracji możesz z łatwością podpisywać wszystkie dokumenty wymagające kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

• umowy o pracę, aby zapewnić zgodność od pierwszego dnia współpracy;
• kwestionariusze pracownicze, aby uprościć preboarding i onboarding;
• umowy o zakazie konkurencji i o poufności;
• formularze medyczne i podatkowe;
• zaświadczenia pracownicze, w tym zaświadczenia o niekaralności i dokumenty pełnomocnictwa;
• wypowiedzenia umów;
• pozostałe typy dokumentów związane z zatrudnieniem.

Jak działa integracja PeopleForce i Autenti?

Integracja z Autenti zapewnia płynny i prawnie wiążący proces podpisywania dokumentów bezpośrednio w systemie PeopleForce. Autenti oferuje trzy rodzaje bezpiecznych podpisów elektronicznych zgodnych z eIDAS:

– e-podpis Autenti;

– zaawansowany e-podpis Autenti;

– kwalifikowany podpis elektroniczny.

Przyjrzyjmy się bliżej najbardziej zaawansowanej opcji – kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu (QES).

Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)?

Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) to najwyższy poziom podpisu elektronicznego. Wymaga on weryfikacji tożsamości przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i jest tworzony za pomocą dedykowanego urządzenia do składania podpisu, co gwarantuje, że tylko podpisujący ma nad nim kontrolę. Dzięki temu doskonale sprawdza się przy umowach, które muszą być prawnie wiążące.

Czy podpisy składane dzięki tej integracji są bezpieczne i zgodne z prawem?

Podpisy elektroniczne Autenti są prawnie wiążące w całej UE dzięki rozporządzeniu eIDAS.

Autenti dba o poufność dokumentów, stosując szyfrowanie, weryfikację integralności oraz zgodność ze standardami eIDAS i normą ISO/IEC 27001:2017. Możesz więc mieć pewność co do bezpieczeństwa i autentyczności podpisywanych dokumentów.

Jak włączyć integrację z Autenti?

Więcej informacji o integracji znajdziesz w naszym Centrum Pomocy.

Czy dzięki tej integracji można monitorować proces podpisywania?

Korzystając z tej integracji, możesz w łatwy sposób śledzić status dokumentów w czasie rzeczywistym w systemie PeopleForce. Powiadomienia poinformują Cię, czy dokument został podpisany, wysłany, czy też wymaga korekty – dzięki czemu cały proces jest przejrzysty i prosty w zarządzaniu.

Niezależnie od tego, czy obsługujesz jeden dokument, czy kilka, integracja ta pozwala na szybkie, bezpieczne i wygodne zbieranie podpisów – z pełną zgodnością z przepisami już od pierwszego dnia.

Zoptymalizuj procesy preboardingu i onboardingu

Dzięki tej integracji preboarding i onboarding są łatwiejsze do przeprowadzenia, szczególnie gdy konieczne jest szybkie podpisanie dokumentów HR. Zapomnij o drukowaniu, skanowaniu oraz wysyłaniu umów e-mailem – po prostu dodaj dokumenty, wyślij je do podpisu i przechowuj wszystko cyfrowo w PeopleForce.

Dokumenty elektroniczne mogą podpisywać również kandydaci, którzy nie zostali jeszcze dodani jako użytkownicy platformy. Proces przebiega sprawniej, a onboarding staje się bardziej płynny i bezproblemowy.

Aż 30% wszystkich dokumentów HR jest podpisywanych na etapie preboardingu i onboardingu. Integracja PeopleForce z Autenti umożliwia nowym pracownikom podpisanie wszystkich wymaganych dokumentów w formie cyfrowej – zgodnie z przepisami, już od pierwszego dnia i bez dodatkowych kroków.

Zautomatyzuj podpisywanie dokumentu przez wielu sygnatariuszy

PeopleForce umożliwia łatwe podpisywanie tego samego dokumentu przez wiele osób. Wystarczy, że dział HR lub właściciel dokumentu prześle plik i wskaże odpowiednich sygnatariuszy. Proces można dodatkowo przyspieszyć dzięki funkcji automatycznego dopasowania, która przypisuje podpisujących na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów – takich jak identyfikator pracownika, imię i nazwisko lub inne atrybuty dokumentu. To wygodny sposób na szybkie zebranie podpisów od wszystkich zaangażowanych stron.

Więcej o Autenti

Jako kwalifikowany dostawca usług zaufania (QTSP), Autenti działa w pełnej zgodności z rozporządzeniem eIDAS (Electronic Identification, Authentication, and Trust Services), które standaryzuje podpisy elektroniczne w całej Unii Europejskiej. Dzięki temu podpisy elektroniczne Autenti są prawnie wiążące i egzekwowalne. To daje firmom pewność, że podpisane dokumenty mają taką samą moc prawną jak podpisy odręczne.

Autenti przykłada dużą wagę do kwestii bezpieczeństwa. Potwierdzeniem tego jest zgodność z międzynarodowymi standardami, dzięki czemu Twoje dokumenty pozostają poufne i chronione na każdym etapie procesu podpisywania.

Integracja PeopleForce i Autenti w pigułce

 Dlaczego integracja PeopleForce i Autenti to prawdziwy przełom?
✅ Pełna zgodność z polskim i unijnym prawem pracy (eIDAS, RODO).

✅ Prawnie wiążące podpisy bez potrzeby przełączania się między platformami i wysyłania dokumentów oddzielnie.

✅ Obsługa kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES) dla wszystkich dokumentów wymaganych w danym regionie.

✅ Automatyczne przechowywanie dokumentów – bez ręcznego przesyłania plików.

✅ Szybszy preboarding i onboarding dzięki w pełni cyfrowym procesom.

✅ Brak ryzyka niezgodności – wszystkie dokumenty spełniają wymagania regulacyjne.

Gotowy na uproszczenie pracy z dokumentami HR? Wypróbuj integrację PeopleForce i Autenti już teraz! Skontaktuj się z nami lub kliknij, aby dowiedzieć się więcej!