Wprowadzenie dwóch nowych formularzy do automatyzacji aktualizacji profili pracowników

Nowości w tej wersji to przede wszystkim dwa innowacyjne formularze, pozwalające bez wysiłku zgłaszać i śledzić zmiany w profilu pracownika. Koniec z czekaniem i szukaniem administratorów – teraz modyfikacje będą dużo prostsze dzięki wnioskowi o zmianę danych pracownika i wnioskowi o samoobsługę.

Poznaj bliżej nowe formularze i sprawdź, w czym jeszcze mogą Ci pomóc. Nie zapomnij też o pozostałych usprawnieniach, takich jak niestandardowe pola dla zasobów, aktualizacje RODO i nie tylko!

Nowe formularze zmian

W sekcji "Formularze" w ustawieniach systemu znajdziesz teraz dwie nowe opcje:

• "Wniosek o zmianę danych pracownika", pozwalający managerom wnioskować o zmiany związane z pracownikami;

• "Wniosek o samoobsługę", umożliwiający pracownikom samodzielne zgłaszanie zmian w ich profilach firmowych.

Dlaczego to takie ważne?

Wyobraź sobie, że pracownik chce samodzielnie wprowadzić zmiany w swoim profilu, jednak nie ma dostępu do niektórych sekcji, takich jak korekty wynagrodzeń, kontakty alarmowe itp. Niektórzy managerowie też nie posiadają wszystkich uprawnień, więc zazwyczaj takie prośby trafiają do administratorów systemu, co często prowadzi do opóźnień i braku przejrzystości.

Nasze nowe wnioski rozwiązują te problemy! Teraz wszystko jest zautomatyzowane i nie trzeba już czekać na wsparcie administratora lub managera. Pracownik może w prosty sposób wystąpić o zmianę swoich danych osobowych albo kontaktowych oraz uzyskać ich zatwierdzenie od managerów lub działu HR. Managerowie, z kolei, mogą wnioskować o zmiany w wynagrodzeniu lub stanowiskach pracy dla swoich zespołów.

Przejdźmy do szczegółów.

Wniosek o zmianę danych pracownika

Dzięki nowemu formularzowi managerowie mogą wnioskować o zmiany w trzech obszarach dotyczących profili pracowników:

• w obszarze danych osobowych – jeśli musisz dodać informacje, których pracownicy nie mogą wprowadzić samodzielnie lub jeśli zmiany wymagają zatwierdzenia przez stronę trzecią.

• w obszarze aktualizacji wynagrodzeń – prześlij prośbę o aktualizację wynagrodzenia w profilu, jeśli w Twojej ocenie wymaga ona zmiany, a Ty nie masz uprawnień do jej zatwierdzenia.

• w obszarze aktualizacji dodatkowych świadczeń – prześlij wniosek o dodatkowe świadczenie, np. premię pracownika bezpośrednio do osób, które są odpowiedzialne za zatwierdzanie tego typu próśb.

Ulepszony proces eliminuje potrzebę oczekiwania na zatwierdzenia i skutecznie umożliwia managerom wprowadzanie zmian w profilach pracowników.

Wniosek o samoobsługę

Za pomocą tego formularza pracownicy mogą zgłaszać zmiany w swoich profilach, gdy niektóre pola wymagające modyfikacji są dla nich niedostępne, np. dane osobowe lub kontakty alarmowe. Formularz umożliwia pracownikom śledzenie postępów ich wniosków w systemie, zwiększając przejrzystość i automatyzując procesy w firmie.

Administrowanie wnioskami o zmianę

Jako administrator nie będziesz się już rozpraszać, poświęcając czas każdemu pracownikowi z osobna. Wszystko jest teraz zautomatyzowane i skonsolidowane na jednym pulpicie nawigacyjnym. Możesz łatwo przeglądać historię zmian i mieć wgląd we wszystko, co dzieje się w zespole. Teraz masz wszystko pod kontrolą!

Podczas konfiguracji formularza w systemie można określić, kim są osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji dotyczących pracownika – czy będzie to jedna osoba, czy grono osób. Jest to szczególnie istotne w kontekście regulacji wynagrodzeń.

Każdy, kto ma uprawnienia do przeglądania, zatwierdzania i odrzucania wniosków, może robić to poprzez zakładkę "O mnie" na stronie systemu, w sekcji "Formularze". Na tej karcie można także monitorować postępy własnych wniosków i sprawdzać, czy w ich sprawie zostały podjęte jakieś decyzje.

W zakładce "Formularze" na pasku bocznym administratorzy mogą również zarządzać formularzami przesłanymi przez firmę.

⚠️  Ważne! Każdy, kto złoży wniosek, może wysłać przypomnienie do odpowiedzialnego managera lub kierownika wyższego stopnia, aby upewnić się, że jego prośba nie zostanie przeoczona.

Kluczowe zalety nowych formularzy:

• Usprawniona automatyzacja zmian pracowników. Za pomocą nowych formularzy można bez wysiłku inicjować i śledzić aktualizacje swojego profilu, eliminując potrzebę ciągłego zaangażowania administratora.

• Uprawnienia dla wszystkich ról. Zarówno pracownicy, managerowie, jak i administratorzy mogą korzystać z formularzy wniosków o zmianę oraz brać aktywny udział w modyfikowaniu i aktualizowaniu informacji o pracownikach.

• Precyzja i redukcja błędów. Formularze wniosków o zmianę to możliwość dokładnego i precyzyjnego dokonywania zgłoszeń. Pomagają na bieżąco wprowadzać poprawki w profilach pracowników oraz zapewniać wszystkim zainteresowanym stronom dostęp do aktualnych i poprawnych informacji.

• Transparentne śledzenie historii zmian. Managerowie oraz administratorzy korzystają z przejrzystej i szczegółowej historii zgłoszonych zmian. Ta funkcja ułatwia monitorowanie postępu i statusu każdej zmiany.

• Ustrukturyzowany obieg zatwierdzeń dla kontroli nad zarządzaniem. Administratorzy i managerowie mogą stworzyć ustrukturyzowane workflow zatwierdzania krytycznych zmian, takich jak korekty wynagrodzeń lub stanowisk pracy. To pozwala podejmować odpowiednie kroki przed zaakceptowaniem modyfikacji i daje lepszą kontrolę nad ważnymi decyzjami.

⚠️ Więcej o praktyce korzystania z formularzy wniosek o zmianę danych pracownikaorazwniosek o samoobsługę przeczytasz w naszej bazie wiedzy. Jeśli chcesz dowiedzieć się, czym są formularze i jak można je wykorzystywać, sprawdź nasze wcześniejsze aktualizacje.