Czym jest system RCP i jak go wdrożyć?

Kiedy prowadzisz działalność jednoosobową nikomu nie musisz tłumaczyć się z tego, ile pracujesz. Kiedy jednak zatrudniasz pracowników – masz obowiązek rejestrować czas pracy. Prawo na szczęście nie narzuca jednego rozwiązania. Możesz sięgnąć więc po dowolne oprogramowanie. Czym jest taki system rejestracji czasu pracy oraz czy wdrożenie go jest dla firmy opłacalne? Sprawdź!

1. Co to jest system Rejestracji Czasu Pracy

2. W jakich firmach rejestracja czasu pracy może być użyteczna?

3. Jakie korzyści daje wdrożenie systemu Rejestracji Czasu Pracy

4. Jak skutecznie wdrożyć system Rejestracji Czasu Pracy

Co to jest system Rejestracji Czasu Pracy

System RCP, czyli System Rejestracji Czasu Pracy to kompleksowe rozwiązanie, pomagające rozliczać czas pracy pracowników . Najczęściej składa się z dwóch elementów – części sprzętowej (np. urządzenia typu rejestrator, sterowniki, czytniki kart, karty zbliżeniowe) oraz oprogramowania do zarządzania. Pracownicy zobowiązani są zbliżać kartę do rejestratora przy wchodzeniu i wychodzeniu z pracy, a dane są przesyłane do oprogramowania i tam przechowywane w bazie danych.

RCP dostępne są również w wersji uproszczonej, wtedy składają się tylko z oprogramowania, w którym pracownicy zgłaszają moment rozpoczęcia i zakończenia danego dnia pracy. Takie rozwiązania są szczególnie popularne w firmach, gdzie większość pracowników korzysta z pracy zdalnej, poza siedzibą firmy.

W jakich firmach rejestracja czasu pracy może być użyteczna?

Zgodnie z przepisami kadrowo-płacowymi, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników. Dotyczy to zarówno małych firm, jak i korporacji. Za niedopełnienie formalności grozi pracodawcy grozi grzywna, z tytułu art. 281 pkt 6 Kodeksu Pracy.

Prawo pozwala ewidencjonować czas pracy nawet na zwykłej kartce papieru, na której pracownicy zapisują godziny wejścia i wyjścia oraz zaznaczają ewentualne spóźnienia czy nieobecności. Musisz jednak przyznać, że na dłuższą metę to rozwiązanie nie zda egzaminu. Ręczne rozpisywanie grafików i podliczanie na kalkulatorze godzin pracy – to brzmi kompletnie nieefektywnie. Papierowa lista może też łatwo ulec zniszczeniu lub – co gorsza – podrobieniu.

Właśnie po to stworzono różnego rodzaju systemy do ewidencji czasu pracy. Może je wdrożyć każda firma, gdy tylko dobrze określi w pełni swój zakres potrzeb, m.in. liczbę użytkowników systemu. Możliwości systemów są o niebo większe, niż papierowych rejestrów.

Jakie korzyści daje wdrożenie systemu Rejestracji Czasu Pracy

Dobry system RCP to rozwiązanie dopasowane do potrzeb firmy. Powinien być łatwy i wygodny w użytkowaniu oraz posiadać funkcje raportowania. Korzyści, które możesz uzyskać, dzięki jego wdrożeniu to m. in.:

• cała elektroniczna dokumentacja zebrana w jednej bazie danych;

• przejrzysta ewidencja czasu pracy;

• szybki dostęp do list obecności pracowników;

• skuteczniejsza kontrola informacji zgłaszanych przez pracowników;

• możliwość bezproblemowego wglądu w raporty wejść/ wyjść/ spóźnień/ nieobecności pracowników;

• możliwość automatycznego podliczania obecności i generowania raportów;

• automatyczne zapisywanie zdarzeń, bez możliwości modyfikacji;

• zabezpieczone poziomy kontroli dostępu do poszczególnych funkcji oprogramowania, poprzez zastosowanie hierarchii uprawnień wśród użytkowników;

• blokada dostępu do systemu osobom niepowołanym np. dzięki zastosowaniu uwierzytelnienia dostępu kodem PIN;

• szybki dostęp do grafików pracy pracowników – zarówno tych aktualnych, jak i tych archiwalnych;

• szybka możliwość porównania aktualnego grafiku pracy z innymi, archiwalnymi.

Oprogramowanie stworzone typowo w odpowiedzi na potrzeby pracowników zdalnych może dodatkowo pozwalać:

• rejestrować czas pracy w wybranych projektach, a nie w zbiorczym rozliczeniu;

• korzystać online ze wszystkich funkcji z uwzględnieniem różnych urządzeń końcowych (komputer stacjonarny, tablet, smartfon);

• podliczyć całkowity czas pracy wszystkich pracowników w danym projekcie, co ułatwia zarządzanie efektywnością zespołu.

Jak skutecznie wdrożyć system Rejestracji Czasu Pracy

Tak jak w przypadku każdego nowego systemu, pracodawca (właściciel firmy) musi odpowiedzieć sobie na kilka pytań, zanim zakupi wybrane oprogramowanie, m. in.:

• komu będzie mierzony czas pracy i ilu pracowników będzie korzystać z dostępu do systemu;

• jakie raporty będą niezbędne, by ułatwić proces zarządzania personelem;

• czy jest konieczność instalowania fizycznych czytników kart, czy wszystkie zgłoszenia będą dokonywane tylko online, bezpośrednio w systemie;

• czy konieczne będzie rozliczanie projektowe czasu, czy wystarczy osobowe.

Znając zakres potrzeb, warto przewertować opinie klientów na temat oprogramowania poszczególnych dostawców. Po wytypowaniu 2-3 opcji, wyślesz zapytanie ofertowe i porównasz otrzymane odpowiedzi.

Zanim zakupisz konkretne oprogramowanie upewnij się, że oferuje ono bezpieczeństwo danych na najwyższym poziomie. Sprawdź, czy program będzie blokował możliwości modyfikacji informacji przez osoby nieuprawnione oraz czy oferuje uwierzytelnianie użytkowników.

Sam zakup i instalacja oprogramowania w firmie, zazwyczaj nie trwają długo. To, co będzie wymagało Twojej szczególnej uwagi, to wyrobienie w zespole nawyku poprawnej ewidencji czasu pracy. Co to oznacza? Np. bieżącą aktualizację informacji o obecności, każdorazowe zgłaszanie wejścia/wyjścia z pracy, podpisywanie listy za pomocą elektronicznego podpisu, w celu potwierdzenia ewidencji miesięcznej.

Co ułatwi Ci skuteczne wdrożenie? Pozytywne nastawienie, które przekażesz zespołowi. Nie przedstawiaj konieczności ewidencji czasu pracy jako zła koniecznego. Owszem, jest to obowiązek, którego niedopełnienie jest karane. Jednak jest to też gwarancja Twojej uczciwości wobec pracowników, a pracowników – wobec Ciebie. Potraktuj wdrożenie systemu RCP jako pogłębienie więzi z pracownikami. Bądź transparentny w działaniach i nigdy nie ukrywaj przed pracownikami zapisów i raportów z systemu rejestracji.

Jeśli interesują Cię inne informacje o pracy działu HR i systemach zarządzania w HR, zobacz nasze artykuły:

• Jak wdrożyć system HRIS w firmie – 7 skutecznych porad
• Rekrutacja online – 10 wskazówek, jak poprawnie rekrutować w trybie zdalnym