Тайм-менеджмент для HR: как правильно организовать рабочее время

Если вы мечтаете о том, чтобы добавить в сутки еще несколько часов, то без грамотного тайм-менеджмента не обойтись. Он позволяет не только рационально распределять свое время, но и соблюдать оптимальный баланс между работой и отдыхом. А он, в свою очередь, препятствует потери эффективности сотрудников и их профессиональному выгоранию. Мы представляем несколько советов, которые помогут грамотно организовать тайм менеджмент как отдельного сотрудника, так и отдела или организации в целом.

1. Приоритизация задач

Для оптимизиции рабочего времени, следует составить список дел и определить, какие из них являются приоритетными. Соответственно, станет понятно, что нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить.

Расставляя приоритеты, следует помнить о том, что:

• Если задача не стоит затраченного на нее времени, то ее не стоит выполнять.
• Если задачу можно делегировать, ее нужно делегировать.
• От сроков выполнения задачи ничего не зависит, значит ее можно отложить.

После распределения задач можно приступить к составлению плана.

2. Использование правильных инструментов

Сегодня существует огромное количество разнообразных инструментов, которые можно использовать для оптимизации рабочих процессов.

Хорошие результаты дает система OKR. Именно она позволяет построить компании иерархию целей как внутри компании, так и для каждого отдельно взятого сотрудника. Целями в данном случае называются достижения, а результатами –  измеримые признаки достижения целей. С помощью такой системы можно:

• построить иерархию целей;
• сфокусировать усилия сотрудников на важном ;
• повысить качество коммуникации между отделами;
• децентрализовать принятие решений;
• реализовать методику прозрачного делегирования и всегда знать, кто отвечает за реализацию тех или иных задач.

3. Ежедневное планирование

Составление плана работы на день занимает 10 минут в день, и при этом позволяет сэкономить более часа. Он должен включать в себя только важные задачи. Наиболее оптимальной считается схема 60:20:20, где 60% времени занимает выполнение запланированных задач, 20% - незапланированных, и еще 20% - творческие проекты.

Составление дневного плана делится на несколько этапов:

1. Анонсирование задач и их запись.
2. Распределение времени на задачи.
3. Выделение временных резервов.
4. Распределение приоритетов.
5. Контроль за соблюдением плана.

4. Анализ привычек

Если сотрудник все время отвлекается на мелкие текущие задачи, то его эффективность падает. Поэтому следует контролировать чередование периодов работы и отдыха.

Чтобы определить, сколько времени реально тратится на работу, стоит взять лист бумаги и составить карту своего дня. Для этого расписывается все время от момента прихода на работу до окончания рабочего дня. Это поможет понять, сколько времени тратится на работу, а сколько на отдых и прокрастинацию. Результаты могут оказаться совершенно неожиданными. После того, как станет понятно, сколько времени утекает не туда, куда нужно, можно начать менять расписание и свои привычки.

Вам также может быть интересна статья: Подбор IT персонала: как это работает?

5. Перерывы в работе

Психолог Ларри Розен и ряд других специалистов утверждают, что продуктивнее всего работать, чередуя 90-минутные циклы активности с отдыхом. Именно в таком ритме мозг работает лучше всего. Человек только 90 минут может сосредоточится, а потом ему необходим отдых. Особенно это касается работы за компьютером. Длительность перерыва должна составлять 20-30 минут. Это может быть перекус, короткая прогулка в соседнем парке или просто переход к более простым задачам.

6. Расписание тихих часов 

В опен спейсах приветствуются  дружеская атмосфера и постоянное взаимодействие между сотрудниками. Но общение может отвлекаться и негативно сказываться на формировании рабочей среды.

Все больше сотрудников говорят, что для эффективной работы им необходимо личное пространство. 62% офисных работников вообще говорят, что атмосфера в офисе может отвлекать.  Для того, чтобы решить эту проблему, некоторые компании вводят так называемые «библиотечные часы». Это время, когда все сотрудники работают без перерывов на разговоры. Тишина позволяет предотвратить постоянный поток отвлекающих факторов, и при этом не создает гнетущую атмосферу на рабочем месте. Люди могут общаться между собой, но только в определенное время.

В условиях пандемии, когда сотрудники многих компаний вынуждены работать дома, режим тишины является крайне важным. Ведь именно общение в чатах убивает огромное количество рабочего времени. Поэтому следует установить в компании четкие правила относительно того, в какое время любая переписка должна быть минимизирована исключительно до рабочих вопросов или полностью сведена на нет.

7. Взаимодействие с цифровым миром 

Чаще всего сотрудники отвлекаются на те же инструменты, которые используются и в работе. Речь идет о компьютерах, телефонах, планшетах и других цифровых устройствах. Интернет затягивает, и любой поиск информации легко может превратиться в развлечение.  Безусловно, существуют аспекты работы, в которых не обойтись без гаджетов и социальных сетей. Но постоянно ими пользоваться не обязательно. Если телефон не нужен, то лучше поставить его беззвучный режим.

Также можно открывать только те вкладки, которые нужны в работе, и отключаться от того, что не нужно прямо сейчас. Также можно установить специальные плагины и приложения, которые блокируют те или иные веб-сайты в определенное время дня.  Отключение от социальных сетей и посторонних интернет-ресурсов помогает лучше сосредоточиться на сложных задачах и, следовательно, повышает продуктивность работы.

8. Автоматизация процессов

Даже если сотрудники полностью игнорируют отвлекающие факторы и в совершенстве планируют свой день, рутинные задачи могут отнимать очень много времени. Если сотрудник постоянно занят этими процессами, то ему некогда заниматься более сложными и интересными вопросами.

Речь идет об утверждении запросов на отпуск, обновлении данных сотрудников, составлении расписания. HRM-система PeopleForce имеет огромное количество инструментов для автоматизации рабочих процессов, которые позволяют сэкономить время и силы. В PеopleHR можно вести календарь событий и дат. В одной вкладке находятся даты отпусков, больничных, даты начала и конца испытательного срока и его оценка, анализ результативности сотрудников и многое другое.

Электронная подпись PeopleSign позволяет подписывать важные документы дистанционно и в электронном виде. Модуль PeopleTime помогает отслеживать продуктивность рабочего времени и выполнение поставленных задач. Настройка этой опции занимает всего несколько минут. И это далеко не полный список возможностей HRM-системы.

Таким образом, основой тайм-менеджмента являются грамотное планирование, делегирование и автоматизация процессов. Планирование поможет распределить время и определить, какие задачи являются более приоритетными. Делегирование распределяет задачи таким образом, чтобы никто из сотрудников не был перегружен. А автоматизация процессов избавляет от рутинной механической работы и позволяет сэкономить время.