Jak wdrożyć system HRIS w firmie – 7 skutecznych porad

Zarządzanie firmą to niełatwe zadanie, bo wymaga koordynacji działań wielu osób, na wielu płaszczyznach oraz zachowania płynnego przepływu dokumentacji. Wdrożenie automatyzacji, w postaci oprogramowania HRIS zdecydowanie usprawni Twoją pracę. Skorzystaj z 7 porad, które pomogą Ci to wdrożenie przejść sprawnie i efektywnie.

1. Human Resources Information System – co to jest?

2. Jak działa system HRIS?

3. Czemu warto wdrożyć HRIS w firmie?

4. 7 skutecznych porad jak wdrożyć oprogramowanie HRIS w firmie

5. Podsumowanie

Human Resources Information System – co to jest?

HRIS to oprogramowanie służące do przechowywania informacji o pracownikach i procesach oraz zarządzania nimi. Dodatkowo pełni funkcję generatora raportów i analiz.

Systemy HRIS dostępne na rynku różnią się pod względem oferowanych komponentów, jednak większość z nich składa się z następujących modułów:

• baza danych (katalog) zatrudnionych pracowników;
• baza danych z danymi pracowników biorących udział w rekrutacji;
• baza informacji o dostępnych świadczeniach i benefitach pracowniczych;
• wnioski pracowników (w tym wnioski urlopowe);
• kalendarz oraz narzędzia do planowania (np. dashboardy i komunikatory);
• monitoring czasu pracy;
• raportowanie.

Większość systemów HRIS oferuje również funkcję podpisów elektronicznych, które usprawniają nie tylko wewnętrzne procesy kadrowe, ale także rekrutację i onboarding nowych pracowników.

Jak działa system HRIS?

System HRIS działa dwustronnie na linii pracownik – pracodawca.

Ty, jako pracodawca masz wgląd we wszystkie dane dotyczące pracowników:

• możesz wprowadzać i korygować dane w systemie informacje personalne pracowników;

• możesz nadawać uprawnienia innym użytkownikom;

• możesz generować raporty.

Pracownik ma wgląd we wszystkie procesy, którego go dotyczą i może m.in. samodzielnie zgłaszać wnioski kadrowe, np. wnioskować o urlop itp. (tzw. self-service) i otrzymywać informacje zwrotne, dotyczące jego spraw personalnych.

Czemu warto wdrożyć HRIS w firmie?

Każda firma ma inne potrzeby i powody, by sięgnąć po specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania procesami i dokumentami. Niezależnie od systemu, który ostatecznie wybierzesz, możesz liczyć na szereg korzyści, jakie da Ci jego wykorzystanie.

• System HRIS to gwarancja dobrze zorganizowanej dokumentacji i porządek w dokumentach pracowniczych, dostępnych w różnych formatach (tekstowym, graficznym, video). Przykładowo, system oferowany przez PeopleForce, umożliwia tworzenie kategorii i elementów bazy wiedzy, a następnie ich nieskomplikowane linkowanie, ułatwiające dostęp użytkownikom.
• Dzięki automatyzacji zarządzania dokumentacją i procesami pracownicy działu HR będą mogli efektywniej pracować nad relacjami międzyludzkimi w Twoim zespole – czymś o wiele ważniejszym, niż biurokracja.
• System HRIS umożliwia nadawanie uprawnień użytkownikom, co zwiększa bezpieczeństwo danych i uniemożliwia ich modyfikację lub kradzież.
• System HRIS w chmurze umożliwia dostęp do informacji online – możesz korzystać z niego na komputerze stacjonarnym, tablecie czy telefonie.

7 skutecznych porad jak wdrożyć oprogramowanie HRIS w firmie

1. Określ swoje potrzeby i przyszłe plany
   Musisz jasno określić swoje oczekiwania wobec oprogramowania. Co jest Twoim priorytetem? Chcesz ograniczyć papierologię? Korzystać ze wsparcia przy rekrutacji? Im bardziej szczegółowo określisz swoje potrzeby, tym łatwiej będzie Ci stworzyć zapytanie ofertowe, a później – selekcjonować oferty dostawców.

2. Określ budżet
   Znając zakres niezbędnych funkcji, łatwiej będzie Ci odnieść się do cenników oferowanego oprogramowania i wytyczyć sobie finansowe ramy. Nie zapomnij uwzględnić w wyliczeniach dodatkowych środków na ewentualne doszkolenie pracowników z obsługi programu.

3. Zrób rozeznanie
   Zbierz swoje ustalenia w jedną wiadomość i wyślij zapytanie ofertowe do dostawców. Jeśli zaoferują Ci demonstrację oprogramowania w użyciu lub wersję trial – skorzystaj z tych opcji. W ten sposób upewnisz się, czy produkt będzie odpowiadał ci wizualnie, oczywiście poza spełnieniem warunków technicznych i finansowych.

4. Przygotuj plan wdrożenia razem z dostawcą
   Skonsultuj ze swoim zespołem szczegóły planowanego wdrożenia. Razem z dostawcą ustalcie, jak będzie przebiegało. Czy będzie potrzebne wsparcie informatyczne z Twojej strony, czy zapewni je dostawca? Czy wystarczy przeszkolić z obsługi tylko dział HR, czy kierownicy pozostałych działów też powinni wziąć udział w szkoleniu wstępnym? Ustal nieprzekraczalne terminy realizacji całej operacji, by nie ponosić dodatkowych kosztów.

5. Wdrażaj zmiany etapami
   Kiedy ustalisz zakres działań i harmonogram prac, wprowadzaj etapami kolejne zmiany. Nagłe wyłączenie dostępu do danych pracowniczych może powodować zakłócenia w pracy zespołu. Działaj więc rozważnie i na bieżąco informuj swoich pracowników o postępach. Po wdrożeniu nie zapomnij przetestować wszystkich funkcjonalności razem z dostawcą, by upewnić się, że program jest prawidłowo skonfigurowany, w odpowiedzi na Twoje potrzeby.

6. Poinformuj wszystkich pracowników o zmianach
   Zakończenie wdrożenia to początek Twojej nowej komunikacji z zespołem. Przekaż mu wytyczne jak pracować w nowym środowisku. Udostępnij samouczki lub możliwość uzyskania wsparcia technicznego. Każdy użytkownik musi poznać też swój zakres dostępu do systemu.

7. Zbierz feedback od zespołu
   Zbieraj informacje zwrotne na temat systemu już od pierwszego dnia. Pozwól pracownikom eksplorować jego funkcje. Niech zgłaszają Ci na bieżąco ewentualne problemy lub błędy. Współpracuj z dostawcą, by je jak najszybciej eliminować.

Podsumowanie

Kiedy wdrożysz oprogramowanie HRIS w swojej firmie, pozostanie Ci tylko jedno – ocena powodzenia całego projektu. Nie spodziewaj się nagłego skoku produktywności i zaangażowania zespołu. Daj swoim pracownikom czas na poznanie wszystkich opcji. Jednym zajmie to krócej, innym dłużej, ale kiedy już każdy opanuje podstawy, efektywność zespołu na pewno wskoczy na wysoki poziom. Sukcesywnie zbieraj informacje zwrotne i w razie problemów technicznych, skontaktuj się z dostawcą.

Wierzymy, że zastosowanie naszych 7 rad, ułatwi Ci przeprocesowanie zmian oprogramowania również i w Twojej firmie. Jeśli chciałbyś zobaczyć, jak wygląda wersja demonstracyjna naszego systemu HRIS, wypełnij formularz i umów się na konsultację z naszymi pracownikami. Zapraszamy!

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o pracy działu HR, zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy:

• Rekrutacja online – 10 wskazówek, jak poprawnie rekrutować w trybie zdalnym

• Jak mierzyć eNPS? Narzędzie do Employee Net Promoter Score

Na naszej stronie znajdziesz też inne ciekawe materiały. Obserwuj nas!

P.S. Jeśli chcesz nas o coś jeszcze zapytać, wyślij nam wiadomość.