Rekrutacja online – 10 wskazówek, jak poprawnie rekrutować w trybie zdalnym

Wraz z rozwojem zdalnej pracy, równolegle rozwija się również zdalny proces rekrutacji. Jest on wygodny i dla pracodawcy i dla przyszłych pracowników. Pozwala oszczędzać czas i minimalizować koszty (np. koszt dojazdu).

Czym się różni od tradycyjnych spotkań z kandydatami? Jakie są jego etapy i jak przeprowadzić go skutecznie, by znaleźć tego wymarzonego pracownika? Przygotowaliśmy dla Ciebie 10 wskazówek, które ułatwią Ci prowadzenie zdalnych rekrutacji w Twojej firmie.

1. Czym różni się rekrutacja online od tradycyjnej rekrutacji?

2. Jakie są etapy rekrutacji online?

3. 10 wskazówek, jak poprawnie rekrutować w trybie zdalnym.

4. Rekrutacja zdalna – jakich błędów nie popełniać?

Czym różni się rekrutacja online od tradycyjnej rekrutacji?

Jedyna zauważalna różnica pomiędzy rekrutacją zdalną, a tradycyjną, to odległość dzieląca rekrutera i kandydata. Mogą to być nawet setki kilometrów. I chociaż nie uścisną sobie ręki na powitanie, to nadal spotykają się twarzą w twarz, a proces rekrutacji odbywa się według ustalonego schematu.

Jakie są etapy rekrutacji online?

Rekrutacja online ma kilka etapów. Jak każda rekrutacja, zaczyna się zawsze od… określenia potrzeby.

Otrzymanie od zespołu prośby (formularza) o ogłoszenie naboru na dane stanowisko pracy

Zgłoszenie zapotrzebowania do działu HR (lub w przypadku mniejszej firmy – HR-owca) może być potwierdzone korespondencją mailową lub formularzem generowanym w systemie HRM firmy.

Stworzenie wakatu

To etap uszczegółowienia m.in. kto będzie osobą odpowiedzialną za zatrudnienie, kto przeprowadzi rozmowę kwalifikacyjną, kto będzie oceniał test rekrutacyjny itd.

Publikacja oferty online

Ogłoszenie powinno być umieszone na portalach rekrutacyjnych, za pośrednictwem Social Mediów oraz na stronie www firmy. Można utworzyć również dedykowaną stronę Kariery, połączoną z systemem HRM firmy.

Wstępna selekcja kandydatów

Ułatwi ją przygotowanie zadań rekrutacyjnych lub testów wiedzy. Do kolejnego etapu zaproszeni powinni zostać tylko kandydaci, którzy przyciągną uwagę rekrutera.

Spotkanie online z kandydatem do pracy

Do odpowiedniego przygotowania i organizacji warto wykorzystać narzędzia. Spośród dostępnych aplikacji warto wybrać tę, której obsługa jest najmniej problematyczna.

Przeprowadzenie testów przesiewowych / zadań technicznych

Na tym etapie warto skorzystać z metody selekcji, jaką są testy przesiewowe (sprawdzające) oraz zadania techniczne. To dwa różne sposoby na odsianie części kandydatów.

Test sprawdzający w formie ankiety pozwoli wytypować kandydatów wartych rozważenia dzięki uzyskanej przez nich wysokiej punktacji.

Zadanie techniczne pozwoli w praktyce ocenić umiejętności techniczne kandydata, np. znajomość arkuszy kalkulacyjnych, biegłość językową itd.

Podjęcie decyzji dotyczącej zatrudnienia

Gdy zakończone zostaną wszystkie rozmowy, należy dokonać weryfikacji zebranych danych. Później następuje najtrudniejszy etap procesu rekrutacyjnego: wybór. Wiąże się to z ponownym kontaktem z wybranym kandydatem i przekazanie mu dobrej wiadomości oraz koniecznością poinformowania pozostałych osób o decyzji odmownej.

Wysyłka oferty zatrudnienia

Ostatni etap udanej rekrutacji online to przedstawienie warunków zatrudnienia wybranemu kandydatowi. Tu pomocą również przychodzi technologia – ofertę prześlesz drogą elektroniczną, a zainteresowany może zapoznać się z nią i podpisać zdalnie – jeśli Twój system HRM posiada funkcję podpisu elektronicznego.

Onboarding online

Oznacza wdrożenie pracownika w pracę w formie zdalnej. Ten ostatni etap w procesie rekrutacyjnym oznacza przekazanie kompletu informacji na temat firmy nowemu pracownikowi (UWAGA: o samym onboardingu możesz dowiedzieć się więcej z naszego artykułu: „ Onboarding pracownika – 10 wskazówek, jak sprawić, aby był skuteczny ”).

10 wskazówek, jak poprawnie rekrutować w trybie zdalnym

Przeprowadzanie rozmowy kwalifikacyjnej zdalnie wiąże się z szeregiem wyzwań, które nie występują w przypadku spotkań twarzą w twarz. Są to przede wszystkim wyzwania techniczne, ale nie tylko. Mamy dla Ciebie 10 wskazówek, które pomogą Ci na przeprowadzenie z sukcesem procesu rekrutacji online.

1. Konstruując ofertę pracy wyraźnie zaznacz informację o rekrutacji zdalnej. Nie wszyscy kandydaci mieli doświadczenie z takim procesem i musisz o tym pamiętać. Już w czasie pierwszego kontaktu – czy to mailowo, czy przez telefon – kandydat powinien otrzymać odpowiednie wskazówki, jak cały proces wygląda w Twojej firmie.
2. Stwórz ankiety i testy wiedzy (np. językowej, dotyczącej obsługi danego programu). Stosując ankiety szybciej wytypujesz profil interesującego Cię kandydata (UWAGA: nie zapomnij zapytać, skąd kandydat dowiedział się o Twojej firmie, dzięki temu dowiesz się, gdzie najlepiej umieszczać ogłoszenia o pracę). Testy pozwolą na oszczędność czasu rekrutera. Zamiast umawiać wszystkich kandydatów na spotkania rekrutacyjne, zaprosisz tylko tych, którzy wykazali się wymaganą wiedzą.
3. Rekrutacja to bardzo stresujące przeżycie dla wielu osób, bo często jest ona warunkiem dalszego rozwoju ich kariery zawodowej. Oszczędź kandydatom niepotrzebnych nerwów – zaplanuj szczegółowo całość procesu zdalnej rekrutacji i wszystkie informacje przekaż w formie czytelnego harmonogramu.
4. Przygotuj instrukcję, która uwzględni wszystkie aspekty techniczne spotkania. Określ akcesoria audiowizualne – czy do kontaktu będzie potrzebna kamera i mikrofon, czy wystarczy tylko telefon.
5. Jeśli rozmowa będzie prowadzona z użyciem aplikacji – postaw na bezpłatne rozwiązania. Obligowanie do korzystania z wersji płatnych, może odstraszyć kandydatów. Wybierz aplikację z zaufanych źródeł, np. Google Play lub App Store. Nie trać też czasu na korzystanie ze skomplikowanych w obsłudze aplikacji, wybierz coś przystępnego, np. Skype, Zoom, Microsoft Teams, Telegram albo Google Hangouts. Sprawdź, czy aplikacja pozwala na udostępnianie ekranu i dzielenie się plikami w trakcie rozmowy – to bardzo przydatne funkcje!
6. Dla rekrutera jednym z najlepszych narzędzi pracy będzie dobry system rekrutacyjny – ATS (Applicant Tracking System), który pozwoli na sprawne zarządzanie procesem – prowadzenie korespondencji z kandydatami, śledzenie efektywności poszczególnych źródeł aplikacji (czyli określenie skąd napływa najwięcej zgłoszeń od kandydatów), zbieranie danych i generowanie raportów. (UWAGA: więcej o tym rozwiązaniu możesz przeczytać w naszym artykule: „ Jak wybrać najlepszy system ATS? – 15 porad ”). Wykorzystanie systemu automatyzującego częściowo działania rekrutacyjne, to rozwiązanie popularne wśród wielu firm. Zwłaszcza, że nie tylko wspiera procesy stricte rekrutacyjne, ale także przeprowadzanie, na dalszym etapie, zdalnego onboardingu pracowników.
7. Jeśli chcesz, by w czasie rozmowy kwalifikacyjnej kandydat udowodnił Ci np. swoją znajomość obsługi arkusza kalkulacyjnego, możesz skorzystać z narzędzi, które pozwolą mu to zrobić zdalnie. Upewnij się wcześniej, że będą to narzędzia bezpłatne, nie wymagające rejestracji (np. Arkusze Google).
8. Być może jesteś jedną z firm, która przed rekrutacją wymaga podpisania dokumentów dotyczących bezpieczeństwa informacji, zgodnych z normami ISO 27001 oraz RODO. Możesz wykorzystać do tego podpis zaufany lub podpis elektroniczny (dostępny w danym systemie ATS). To rozwiązanie pomoże w organizacji i usprawni rozmowę rekrutacyjną online.
9. Licz się z tym, że rozmowę online z kandydatem przeprowadza się inaczej, niż w zacisznym biurze. W przypadku rozmowy twarzą w twarz, zbierasz na bieżąco informacje o mowie ciała kandydata (postawa, mimika) i możesz je natychmiast ocenić. Rozmowa telefoniczna uniemożliwia to skutecznie, a wideo-rozmowa może dawać fałszywy obraz tej osoby. W rekrutacji online zwracaj większą uwagę na sposób wysławiania się, ton głosu i emocje, które w głosie można usłyszeć. Z drugiej jednak strony – rozmowy zdalne można nagrywać! Oczywiście za uprzednią zgodą kandydata. Zapisz nagranie i wróć do niego, by dokonać głębszej analizy.
10. Po każdej rozmowie zbieraj feedback od kandydatów na temat odbytego spotkania. Wykorzystaj pytania otwarte i ocenę w skali oraz poproś o udzielenie wyczerpującej odpowiedzi. Przykładowo: „Czy Twoim zdaniem, w skali od 1-5, spotkanie przebiegło sprawnie? Czy jest coś, co możemy ulepszyć? Podziel się swoimi przemyśleniami”. Uzyskane w ten sposób informacje pomogą Ci udoskonalić całość procesu.

Rekrutacja zdalna – jakich błędów nie popełniać?

Rekrutacja online dla wielu osób jest czymś nowym, więc zdarza się, że w jej trakcie błędy popełniają obie strony – i rekruter, i kandydat. Błędy kandydata to temat na osobny artykuł, a jakie błędy mogą pojawić się po stronie rekrutera?

Najgorsze co może zrobić rekruter, to niedostatecznie przygotować się na spotkanie. Dotyczy to zarówno aspektów technicznych jak i organizacyjnych.

Błędy techniczne , które zdarzają się rekruterom to m. in.:

• niestabilne lub zbyt wolne łącze internetowe,

• niedziałająca kamera lub kamera o niskiej rozdzielczości obrazu,

• uszkodzony mikrofon lub głośnik,

• niski poziom baterii w laptopie, czy telefonie itp.

Błędy organizacyjne , które zdarzają się rekruterom to m. in.:

• nieprzekazanie jasnych wytycznych dotyczących przebiegu rozmowy,

• brak planu przebiegu spotkania,

• niedostateczne zapoznanie się z preferencjami kandydata (np. niedoczytanie odpowiedzi z ankiety, w której pracownik zaznaczył, że aktualnie ma pracę i będzie dostępny za 3 miesiące, a my prowadzimy rekrutację w trybie „zatrudnię od zaraz”) itp.

Słowem zakończenia

Rozwój kariery zawodowej to priorytet każdego pracownika. Firmy prześcigają się więc w pomysłach, w jaki sposób przyciągnąć do siebie kandydatów. Poza oferowaniem rozmaitych benefitów, atrakcyjnym rozwiązaniem może być zamiana rekrutacji tradycyjnych na rekrutacje zdalne – wygodne i oszczędne dla kandydata.

Mamy nadzieję, że nasze wskazówki pomogą Ci usprawnić zdalny proces pozyskiwania pracowników w Twojej firmie. Jeśli masz jakieś dodatkowe pytania, wyślij nam wiadomość.

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o pracy działu HR, zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy:

• Jak wybrać najlepszy system ATS? – 15 porad

• Czym jest system RCP i jak go wdrożyć?

Na naszej stronie znajdziesz też inne ciekawe materiały. Obserwuj nas!

P.S. Jeśli chcesz nas o coś jeszcze zapytać, wyślij nam wiadomość.