Как автоматизация рекрутинга помогает привлекать лучших кандидатов

Хотите, чтобы в вашей компании работали лучшие, мотивированные и эффективные сотрудники? Как бы утопично это не звучало, можно привлекать и удерживать таланты с большим потенциалом и производительностью, если заниматься рекрутингом и налаживать его этапы и воронку найма. Вот почему автоматизация рекрутинга так важна –  она дает возможность рекрутеру не отвлекаться от общения с будущим сотрудником, налаживания первого контакта и позитивного опыта. Пока рекрутер занимается отбором и привлечением действительно подходящих компании сотрудников, автоматизация регулирует назначение интервью, рассылку уведомлений, своевременный фидбек и т.д.

Мы писали в статье о стратегиях привлечения талантов, что рекрутинг невозможен без упрощения работы менеджера, который им занимается. А сегодня разберем детальнее, почему просто закрывать вакансии для галочки – неправильный подход, и в каких случаях срочно нужно заняться оптимизацией и автоматизацией поиска кандидатов.

Почему и когда рекрутинг в компании нуждается в автоматизации

Прежде, чем задаваться вопросом о покупке обеспечения, которое даст рекрутингу свежий старт, нужно понять нужды бизнеса. Если вы готовы ответить «да» на большую половину пунктов, описанных ниже, вам нужна автоматизация рекрутинга.

Этапы рекрутинга в вашей компании не настроены

Каждая вакансия в компании может иметь свою воронку этапов найма, которую нужно соблюдать и стараться не допускать ошибок в коммуникации с кандидатом, чтобы наладить связь. Ведь четкая воронка и этапы рекрутинга, как и общение с кандидатом – это элементы бренда работодателя. Рекрутер не всегда может вовремя выслать уведомление или проследить за ответом. Автоматизируйте процесс назначения интервью, уведомлений на почту, и в реальном времени смотрите, как человек движется по четко выстроенной структуре найма.

Вы хотите сделать поиск эффективнее

Кандидатов много, благодаря современным инструментам поиска – например, сорсингу – их можно отыскать еще больше, а рекрутер может быть всего один. И ему необходимо успевать не только искать и закрывать вакансии, но и планировать первый контакт, успешный диалог. Всё это – время. По оценке отчета компании Hubspot за 2019 год в сфере автоматизации рекрутинга, 80% рекрутеров, которые используют автоматизированные помощники, повысили свою эффективность. По данным LinkedIn сорсер экономит на закрытии вакансии до $2000 из бюджета. 

Вы хотите объективнее оценивать кандидатов

На что обращает внимание рекрутер, у которого много задач? На совпадение по опыту, бывшим местам работы, заявленным компетенциям. Но иногда до начала найма не понятно, насколько человек подходит компании, и хотелось бы объективно оценить на старте, потенциально важный ли перед нами кандидат. Автоматизированная система для рекрутинга помогает выставить объективные оценки в ходе предварительного скрининг-теста, тем самым понижая предвзятость к кандидату.

У вас нет базы пассивных кандидатов

Без создания базы кандидатов усилия вашего рекрутера или HR-дженералиста тратятся впустую. Это отличное решение для закрытия будущих вакансий. По данным того же LinkedIn, пассивных кандидатов как таковых не существует. 70% из них активно не ищут работу, но в 87% случаев могут рассмотреть интересное предложение. Поэтому автоматизировать сбор и сохранение информации нужно, если вы хотите экономить ресурсы.

Вы хотите быстрее привлекать таланты

Заметьте, не просто кандидатов, а таланты. По исследованиям, талант – высокопроизводительный, эффективный и вовлеченный сотрудник, который совпадает с вашей миссией и видением задач – в среднем задерживается на рынке поиска работы всего 10 дней. За такой короткий цикл нужно успеть установить контакт, пообщаться и понять, проходит ли кандидат первичный отбор и заинтересованы ли обе стороны в продолжении общения. Значит, важен каждый звонок, письмо и четкость построения воронки вакансии. У вас ведь выстроена воронка, правда?.. Если нет, и вы не понимаете, что это, рассмотрите профессиональные программы для автоматизации рекрутинга.

Вам также может быть интересна статья: Людям нужны изменения, они просто пока об этом не знают

Какие функции и современные инструменты рекрутинга нужны для автоматизации работы с кандидатами в 2021?

• База кандидатов. Как только у вас будет база, вы сможете добавлять кандидатов, информацию, скиллы, листы оценок, заметки и тэги к каждому из них.
• Парсинг резюме. В 2021 вручную данные кандидатов вводить можно, но необязательно при наличии инструмента парсинга с сайтов поиска работ или социальных сетей. Ищите программы для рекрутинга, которые дадут возможность заходить с одного аккаунта на разные сайты и автоматически подтягивать в базу информацию, контакт и резюме кандидата.
• Автоматическое добавление кандидата к выбранной вакансии. Вдобавок к парсингу, удобно еще иметь под рукой функцию, позволяющую не только добавить человека в базу, но и сразу же прикрепить его к одной из вакансий, на которую вы хотели бы его рассмотреть.
• Назначение интервью из системы. Для того чтобы избежать казусов с пропущенными встречами или переносами интервью, удобно назначать и отслеживать их в календаре. Подыщите инструмент, который привязан и к календарю, и к воронке найма, чтобы видеть и статус кандидата, и запланированные встречи с ним.

• Онлайн-статус кандидата. Кстати, о статусах. Выбирайте систему для рекрутинга, где вы можете видеть, на каком этапе находится кандидат, и что он решает насчет предложения о работе. 
• Возможность оценивать кандидата менеджерами. Выше мы писали о непредвзятой оценке. Благодаря инструменту оценки, после одного из интервью менеджеры могут оставлять свое мнение, основываясь на оценивании различных компетенций. В задачу HR-специалиста в таком случае входит составление пула компетенций и организация общего созвона.
• Возможность создавать разные воронки вакансий для разных должностей. Это важно, если компания большая, и процедуры приема на работу в различные департаменты отличаются. 
• Электронная подпись. В 2021 особенно актуально нанимать на работу сотрудников удаленно, без возможности подписать документы и джоб-оффер лично. Обращайте внимания, есть ли в вашей HRM-системе функция электронной подписи, которая облегчит жизнь обеим сторонам договора.
• Возможность отправлять тестовые задания прямо из системы. Это удобно, если воронок вакансий несколько - можно один раз создать и сохранить в системе все нужные тестовые задания, а по ходу найма просто выбирать и отправлять нужное.
• Интеграции с сайтами поиска работы удобны, когда необходимо быстро и без лишних временных затрат выложить вакансию в сеть, а затем собирать отклики прямо в системе. Рассматривайте HRM-системы, которые поддерживают интеграции с известными джоб-порталами, например, rabota.ua, Work.ua, HeadHunter, LinkedIn и т.д.

Возможности PeopleRecruit для автоматизации процесса рекрутинга

Приведем пример. Модуль PeopleRecruit в HRM системе PeopleForce – это комплекс уже собранных в едином аккаунте инструментов для рекрутера или сорсера, которые помогают быстро и четко продвигаться по этапам найма и облегчать работу по закрытию вакансий и привлечению талантов. Чтобы не быть голословными, вот подборка самых нужных HR-специалисту и рекрутеру инструментов PeopleRecruit.

Автоматически сохраняйте кандидатов в базе

Все кандидаты, чьи резюме когда-либо попадали к вам в руки, добавляются в единую базу. Там же отображаются контакты, вакансии, на которые они рассматривались, и есть возможность добавить тэги навыков и опыт. В любой момент при открытии новой вакансии, рекрутер в первую очередь сможет проверить базу пассивных кандидатов и выбрать лучшего по помеченным скиллам.

Парсите резюме кандидата на сайтах работы и в социальных сетях с помощью PeopleProspector

Расширение PeopleProspector доступно в Google Chrome. После его добавления, вы автоматически можете сохранять информацию о кандидатах с известных сайтов: LinkedIn, Djinni, DOU, Github, Work.ua, HeadHunter, Rabota.ua. Также удобно сразу при добавлении прикрепить кандидата к желаемой вакансии, чтобы потом оперативно с ним связаться.

Настраивайте воронки вакансий

Вакансий бывает много, и методов работы с кандидатами на каждую из них отличаются. Поэтому можно настраивать разные этапы для каждой вакансии отдельно. Если вы хотите провести предварительный скрининг-тест способностей или отправить тестовое задание заранее, инструмент позволяет настроить всё автоматически.

Назначайте кандидатам встречи из системы и сохраняйте их в календаре

Самое важное особенно в работе с удаленными кандидатами или при постоянных переносах и сдвигах графика встреч, чтобы ни одно интервью не потерялось, а кандидат не остался разочарованным – это влияет на бренд работодателя. Благодаря системе, все назначенные интервью фиксируются в календаре.

Следите за статусом кандидата в реальном времени

Если кандидату уже отправлено предложение о работе, в воронке вакансии отображается реальный статус принятия. 

Пользуйтесь электронной подписью

Для того, чтобы оперативно принять оффер и подписать его, в PeopleRecruit существует инструмент eSign. При получении предложения, кандидат знакомится с ним и тут же может подписать и отправить обратно. С учетом того, что во время пандемии приходится иметь дело с кандидатами, которые не могут приехать в офис, эта функция очень выручает. К тому же, по всем подписанным и неподписанным предложениям о работе виден статус. Рекрутер или HR-менеджер видит, просмотрен ли оффер, подписан ли он, либо кандидат еще ожидает.

Пользуйтесь оценочными листами и скрининг-тестами

Мы уже упомянули скрининг-тесты, но не рассказали подробнее. Это возможность оценить компетенции кандидата предварительно, до общения с ним. Придумайте тест или опрос, сохраните его в системе – и отправляйте требуемым людям. А вот оценочными листами удобно пользоваться, когда с кандидатом была общая встреча – и менеджменту необходимо оценить свое мнение о человеке. Система объединит баллы в общий рейтинг.

Выгружайте аналитику и отчеты

И самое ценное для бизнеса и принятия решений – аналитика и отчетность. PeopleRecruit автоматически формирует отчеты по показателям рекрутинга – источникам кандидатов, воронке вакансий, воронке цикла, статистике вакансий и работе с кандидатами. Если вам необходимо оперативно отчитаться о проделанной работе, настройте фильтры – и получите готовый отчет.

Чем нужно руководствоваться при выборе программного обеспечения для автоматизации рекрутинга? 

Обращайте внимание на то, чтобы встроенные инструменты:

• помогали не просто закрывать вакансии, но и строить работу с талантами в компании
• влияли на повышение прозрачности процесса найма 
• позволяли объективно оценивать кандидатов
• могли использоваться при сорсинге

Важным пунктом также является блок работы с удаленными кандидатами: убедитесь, что система для рекрутинга имеет инструменты для своевременных апдейтов и уведомлений на электронную почту, с ее помощью можно назначать и отслеживать созвоны и ничего не упустить.

Помните, что автоматизация рекрутинга не просто облегчает жизнь рекрутеру. С ее помощью вы делаете вложение в четкий процесс, дающий вам лучших из лучших талантов на рынке. Начните автоматизировать рекрутинг с бесплатной пробной версией PeopleForce уже сегодня, запрашивайте свой доступ по ссылке.

Cover image by Gosia Dymowska