Jak wybrać najlepszy system ATS? – 15 porad

Jaki proces musi powtarzać firma, jeśli chce się rozwijać? Proces rekrutacji. Dlaczego? Rekrutacja prowadzi do wzbogacenia ludzkich i informacyjnych zasobów firmy. Nowi pracownicy wnoszą do niej swoje umiejętności i wiedzę, a to przekłada się na rozwój firmy jako całości.

Znalezienie „tego” najlepszego kandydata to jednak nie lada wyzwanie. Rekruter musi najpierw:

• określić zakres potrzeb firmy,
• wykonać odpowiedni research na rynku pracy,
• umieścić ogłoszenia o naborze w odpowiednich miejscach (mogą to być np. strony www lub inne kanały komunikacji, przez które promowane będzie ogłoszenie),
• dokonać selekcji kandydatów,
• skompletować wszystkie dokumenty rekrutacyjne…

A to wszystko na samym początku procesu rekrutacji! Zanim zaczną się kolejne etapy, mija sporo czasu i dlatego prowadzenie procesów rekrutacyjnych to spory wydatek dla wielu firm.

A gdyby tak obniżyć koszty i zautomatyzować pewne czynności? Wykorzystać nowoczesne narzędzia do zarządzania procesami? Poznaj ATS – Applicant Tracking System – system do śledzenia zgłoszeń kandydatów, który wesprze Twoją firmę w działaniach rekrutacyjnych.

Zebraliśmy dla Ciebie informacje i porady, które ułatwią Ci wybór odpowiedniego systemu ATS dla swojej firmy. Zapraszamy do lektury!

1. Czym jest system ATS?
2. Jak działa Applicant Tracking System?
3. Jakie są najważniejsze korzyści z używania systemu ATS?
4. Jak wybrać najlepszy system ATS? – 15 porad

Czym jest system ATS?

ATS to rodzaj oprogramowania do śledzenia aplikacji, czyli zgłoszeń kandydatów do udziału w procesie rekrutacyjnym. Narzędzia tego typu w efektywny sposób wspomagają rekruterów, bo posiadają funkcje automatyzacji powtarzalnych zadań.

Jak działa Applicant Tracking System?

ATS pełni funkcję bazy kandydatów. Oznacza to, że rekruterzy mogą w niej gromadzić dane ze wszystkich dostępnych źródeł (CV z portali ogłoszeniowych, odpowiedzi przez LinkedIn itp.), a system pozwala na ich łatwe sortowanie, według poszczególnych kryteriów, wykorzystując m.in. keyword scoring i knockout questions.

Ten pierwszy sposób, to wyszukiwanie danych słów kluczowych w dokumentach kandydatów (np. konkretnych cech charakteru). Drugi, to weryfikacja kandydata na podstawie udzielonych przez niego odpowiedzi na pytania zamknięte, umieszczone w treści ogłoszenia.

Innym rozwiązaniem kwestii wyszukiwania słów kluczowych w dokumentach kandydatów, jest wykorzystanie filtrów systemowych, dostępnych w danym ATS. Dzięki tej funkcji można łatwo uzyskać dane rekrutacyjne takie jak imię i nazwisko, lokalizacja, umiejętności, linki, CV, numery telefonów czy adres e-mail.

Wszystko powyżej brzmi trochę jak właściwości zwykłego arkusza kalkulacyjnego? Jednak funkcje bazy danych to nie wszystko, co może zaoferować dobry system ATS. ATS pozwala zorganizować prowadzenie kandydata przez wszystkie etapy lejka rekrutacyjnego – od dodania CV do bazy danych do złożenia oferty kandydatowi. Wykorzystując ATS zamieścisz ofertę pracy oraz będziesz mieć wgląd w monitorowanie przepływu kandydatów (podejście kanban).

ATS ułatwi Ci analizę skuteczności procesu rekrutacji dzięki w oparciu o raportowanie. Przykładowo, z ATS od PeopleForce wygenerujesz m. in. raport o lejku wakatów, raport o działaniach rekruterów i inne.

Dobry system ATS posiada opcje personalizacji z uwzględnieniem potrzeb rekrutacyjnych danej firmy. Oprócz funkcjonalności bazy danych, oprogramowanie ATS powinien mieć wbudowane narzędzia do wysyłania automatycznych powiadomień, kontroli dostępu do informacji wrażliwych (m.in RODO) czy chociażby opcję podpisu elektronicznego.

Jakie są najważniejsze korzyści z używania systemu ATS?

ATS pozwala na oszczędność czasu

Im więcej wakatów do obsadzenia w firmie, tym więcej czasu i wysiłku rekruterzy wkładają w proces rekrutacji. Same etapy tworzenia treści ofert pracy i wyboru odpowiednich portali, na których warto umieścić ogłoszenia, potrafią zająć kilka godzin. Zwłaszcza, jeśli w szuka się osoby o rzadkiej specjalizacji.

Dzięki ATS możesz stworzyć szablony treści (w tym oferty pracy, wiadomości e-mail, zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną, które roześlesz do kandydatów dzięki systemowi oraz lejki kandydatów) oraz na przyszłość zapisać sobie linki do portali. System wspiera też możliwość multipostowania na różnych platformach, co oznacza zwiększenie wydajności procesu umieszczania ofert pracy.

ATS pomaga oszczędzać miejsce

Wszystkie dokumenty rekrutacyjne w jednym systemie? Oczywiście! Żadnych segregatorów, teczek, kartonów pełnych papierów, które należy przechowywać latami. Dzięki ATS możesz pożegnać tego typu metody magazynowania danych.