Jak wybrać najlepszy system ATS? – 15 porad

Jaki proces musi powtarzać firma, jeśli chce się rozwijać? Proces rekrutacji. Dlaczego? Rekrutacja prowadzi do wzbogacenia ludzkich i informacyjnych zasobów firmy. Nowi pracownicy wnoszą do niej swoje umiejętności i wiedzę, a to przekłada się na rozwój firmy jako całości.

Znalezienie „tego” najlepszego kandydata to jednak nie lada wyzwanie. Rekruter musi najpierw:

• określić zakres potrzeb firmy,
• wykonać odpowiedni research na rynku pracy,
• umieścić ogłoszenia o naborze w odpowiednich miejscach (mogą to być np. strony www lub inne kanały komunikacji, przez które promowane będzie ogłoszenie),
• dokonać selekcji kandydatów,
• skompletować wszystkie dokumenty rekrutacyjne…

A to wszystko na samym początku procesu rekrutacji! Zanim zaczną się kolejne etapy, mija sporo czasu i dlatego prowadzenie procesów rekrutacyjnych to spory wydatek dla wielu firm.

A gdyby tak obniżyć koszty i zautomatyzować pewne czynności? Wykorzystać nowoczesne narzędzia do zarządzania procesami? Poznaj ATS – Applicant Tracking System – system do śledzenia zgłoszeń kandydatów, który wesprze Twoją firmę w działaniach rekrutacyjnych.

Zebraliśmy dla Ciebie informacje i porady, które ułatwią Ci wybór odpowiedniego systemu ATS dla swojej firmy. Zapraszamy do lektury!

1. Czym jest system ATS?
2. Jak działa Applicant Tracking System?
3. Jakie są najważniejsze korzyści z używania systemu ATS?
4. Jak wybrać najlepszy system ATS? – 15 porad

Czym jest system ATS?

ATS to rodzaj oprogramowania do śledzenia aplikacji, czyli zgłoszeń kandydatów do udziału w procesie rekrutacyjnym. Narzędzia tego typu w efektywny sposób wspomagają rekruterów, bo posiadają funkcje automatyzacji powtarzalnych zadań.

Jak działa Applicant Tracking System?

ATS pełni funkcję bazy kandydatów. Oznacza to, że rekruterzy mogą w niej gromadzić dane ze wszystkich dostępnych źródeł (CV z portali ogłoszeniowych, odpowiedzi przez LinkedIn itp.), a system pozwala na ich łatwe sortowanie, według poszczególnych kryteriów, wykorzystując m.in. keyword scoring i knockout questions.

Ten pierwszy sposób, to wyszukiwanie danych słów kluczowych w dokumentach kandydatów (np. konkretnych cech charakteru). Drugi, to weryfikacja kandydata na podstawie udzielonych przez niego odpowiedzi na pytania zamknięte, umieszczone w treści ogłoszenia.

Innym rozwiązaniem kwestii wyszukiwania słów kluczowych w dokumentach kandydatów, jest wykorzystanie filtrów systemowych, dostępnych w danym ATS. Dzięki tej funkcji można łatwo uzyskać dane rekrutacyjne takie jak imię i nazwisko, lokalizacja, umiejętności, linki, CV, numery telefonów czy adres e-mail.

Wszystko powyżej brzmi trochę jak właściwości zwykłego arkusza kalkulacyjnego? Jednak funkcje bazy danych to nie wszystko, co może zaoferować dobry system ATS. ATS pozwala zorganizować prowadzenie kandydata przez wszystkie etapy lejka rekrutacyjnego – od dodania CV do bazy danych do złożenia oferty kandydatowi. Wykorzystując ATS zamieścisz ofertę pracy oraz będziesz mieć wgląd w monitorowanie przepływu kandydatów (podejście kanban).

ATS ułatwi Ci analizę skuteczności procesu rekrutacji dzięki w oparciu o raportowanie. Przykładowo, z ATS od PeopleForce wygenerujesz m. in. raport o lejku wakatów, raport o działaniach rekruterów i inne.

Dobry system ATS posiada opcje personalizacji z uwzględnieniem potrzeb rekrutacyjnych danej firmy. Oprócz funkcjonalności bazy danych, oprogramowanie ATS powinien mieć wbudowane narzędzia do wysyłania automatycznych powiadomień, kontroli dostępu do informacji wrażliwych (m.in RODO) czy chociażby opcję podpisu elektronicznego.

Jakie są najważniejsze korzyści z używania systemu ATS?

ATS pozwala na oszczędność czasu

Im więcej wakatów do obsadzenia w firmie, tym więcej czasu i wysiłku rekruterzy wkładają w proces rekrutacji. Same etapy tworzenia treści ofert pracy i wyboru odpowiednich portali, na których warto umieścić ogłoszenia, potrafią zająć kilka godzin. Zwłaszcza, jeśli w szuka się osoby o rzadkiej specjalizacji.

Dzięki ATS możesz stworzyć szablony treści (w tym oferty pracy, wiadomości e-mail, zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną, które roześlesz do kandydatów dzięki systemowi oraz lejki kandydatów) oraz na przyszłość zapisać sobie linki do portali. System wspiera też możliwość multipostowania na różnych platformach, co oznacza zwiększenie wydajności procesu umieszczania ofert pracy.

ATS pomaga oszczędzać miejsce

Wszystkie dokumenty rekrutacyjne w jednym systemie? Oczywiście! Żadnych segregatorów, teczek, kartonów pełnych papierów, które należy przechowywać latami. Dzięki ATS możesz pożegnać tego typu metody magazynowania danych.

ATS pomaga oszczędzać zasoby finansowe firm

Ten punkt to wypadkowa dwóch poprzednich. Szybki proces rekrutacji = niższe koszty. Oszczędność miejsca = oszczędność kosztów. Ale to nie koniec dobrych wiadomości, bo to nie wszystkie dobre strony zarządzania rekrutacją poprzez system ATS.

Wykorzystanie ATS w trakcie procesu rekrutacji to wyższe prawdopodobieństwo znalezienia właściwego kandydata, a więc automatyczne odsunięcie w czasie kolejnych poszukiwań.

Skoro proces rekrutacji idzie sprawniej, bo automatyczne działania zastępują wysiłki rekruterów, ci ostatni wypracują mniej roboczogodzin i kolejne pieniądze pozostają w kasie firmy.

System ATS pozwala uzyskać wyższy poziom candidate experience

Candidate experience to nic innego, jak stopień zadowolenia kandydata z udziału w rekrutacji, niezależnie od tego czy proces zakończy się zatrudnieniem danej osoby. Wysoki stopień zadowolenia kandydatów zaowocuje dobrą opinią o firmie na rynku pracy. A to z kolei może w przyszłości skrócić czas szukania kolejnych pracowników.

Jak wybrać najlepszy system ATS?

Zanim uskutecznisz wdrożenie ATS w swojej firmie, musisz ten system najpierw… kupić. A ponieważ sam opis korzyści to niewystarczająca ilość informacji przydatnych przed zakupem, skorzystaj z naszych 15 porad.

1. Określ zakres potrzeb firmy.
2. Zastanów się, jakie problemy chcesz rozwiązać i z jakich funkcji chcesz korzystać.
3. Jeśli dążysz do skrócenia procesów rekrutacyjnych, upewnij się, że w dany ATS ma dostępne funkcjonalności takie jak np. przetwarzanie aplikacji kandydatów. Nie chcesz przecież, żeby był tylko zwykłą bazą dokumentów rekrutacyjnych.
4. Sprawdź, czy ATS pozwala „odsiać” pewne osoby z użyciem funkcji keyword scoring i knockout questions. Wtedy dowiesz się, czy Twój problem to brak kandydatów lub brak odpowiednich kandydatów.
5. Nie zapomnij, że tego typu narzędzia muszą dobrze zabezpieczać dane wrażliwe kandydatów. Upewnij się, że dany ATS spełni wymogi RODO i innych przepisów.
6. Szukaj systemu, który pozwala pozyskiwać kandydatów z wielu źródeł jednocześnie (np. z portali pracy, grup na portalach społecznościowych takich jak Facebook czy LinkedIn).
7. Nie zapomnij o potędze sprawnej komunikacji – wybierz system, który ułatwi Ci kontakt z kandydatami i pozwoli na automatyczne wysyłanie ustandaryzowanych wiadomości.
8. Wybierz taki ATS, którego wdrożenie nie sprawi Ci dodatkowych problemów. Niech wspiera Twoją pracę, a nie dodatkowo ją utrudnia.
9. Wystrzegaj się systemów, które nie potrafią zarządzać prywatnością kandydatów (dotyczy to m.in. wyżej wspomnianego RODO). Szukaj systemu, który posiada takie funkcje w pełni automatyczne, żebyś nie musiał zajmować się tym manualnie.
10. Szukaj ATS-u, który umożliwia podział systemu rekrutacyjnego na etapy.
11. Będziesz potrzebował systemu, który pozwala szybko znaleźć kandydatów w Twojej własnej bazie kandydatów poprzez wyszukiwanie po treści CV i treści notatek.
12. Do zarządzania przyda Ci się możliwość tworzenia i zmiany pytań aplikacyjnych, nawet w trakcie prowadzenia procesu rekrutacyjnego. Sprawdź czy wybrany ATS będzie miał takie funkcjonalności.
13. Zobacz, czy w wybranym systemie ATS sprawnie działa raportowanie. Same procesy mogą być szybkie, ale ich skuteczność potwierdzą tylko twarde dane. Niektóre systemy nie oferują zaawansowanych funkcjonalności w tym zakresie – nie marnuj na nie czasu swojej firmy.
14. Jeśli pracujesz w zespole wielojęzycznym, sprawdź czy ATS pozwala na zmianę języka oprogramowania.
15. Zobacz, czy wybrane przez Ciebie oprogramowanie posiada funkcję tworzenia testów, zawierających pytania z jedną lub kilkoma poprawnymi odpowiedziami, określanie czasu trwania testu oraz przyznawanie punktów za poprawne odpowiedzi. Dzięki testom możesz już po pierwszym kontakcie wyselekcjonować poszczególnych kandydatów pod względem kwalifikacji, zrozumienia zadań oraz zbieżności z wizją i misją Twojej firmy.

Podsumowując…

System ATS to prawdziwy „kombajn”, który pomaga przetwarzać ogromne ilości danych rekrutacyjnych. Wszystko po to, by usprawnić całość przebiegu rekrutacji.

Wybierając tego typu oprogramowanie musisz zwrócić uwagę na wiele czynników. Jeśli chcesz w przyszłości korzystać z przydatnych funkcjonalności, wybierz ATS, który odpowie na większość potrzeb Twojej firmy.

Jeśli interesują Cię informacje o systemach zarządzania w HR, zobacz nasz artykuł:

• Czym jest system HRM i do czego się go używa?
• 10 minut o analityce HR

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o pracy działu HR, albo poznać inne procesy, na naszej stronie znajdziesz też szereg ciekawych materiałów. Obserwuj nas!