¿Cómo elegir el mejor sistema ATS? - 15 Consejos

¿Qué proceso debe repetir una empresa si quiere crecer? El proceso de reclutamiento. ¿Por qué? El reclutamiento conduce al enriquecimiento de los recursos humanos e informativos de una empresa. Los nuevos empleados aportan sus habilidades y conocimientos al equipo, y esto se traduce en el desarrollo de la empresa en su conjunto.

Sin embargo, encontrar al mejor candidato es un verdadero reto. Un reclutador debe:

• determinar el alcance de las necesidades de la empresa,
• realizar una investigación adecuada sobre el mercado laboral,
• colocar los anuncios de empleo en los lugares apropiados (estos pueden incluir sitios web u otros canales de comunicación a través de los cuales se promoverá el anuncio),
• realizar la selección de candidatos,
• completar todos los documentos para la contratación...

Y todo esto debe hacerse al principio del proceso de reclutamiento. Pasa mucho tiempo antes de que comiencen las siguientes etapas, por lo que la ejecución de los procesos que requiere el reclutamiento es un gran gasto para muchas empresas.

¿Y si pudieras reducir los costes y automatizar ciertas actividades? ¿Aprovechar las herramientas modernas de gestión de procesos? Debes conocer los ATS - Applicant Tracking System (Sistema de Seguimiento de Candidatos) que apoyarán a la empresa en las actividades de reclutamiento.

Hemos reunido información y consejos para ayudarte a elegir el sistema ATS adecuado para tu empresa. ¡Te invitamos a seguir leyendo!

1. ¿Qué es un sistema ATS?
2. ¿Cómo funciona el Sistema de Seguimiento de Candidatos?
3. ¿Cuáles son las principales ventajas de utilizar un sistema ATS?
4. ¿Cómo elegir el mejor sistema ATS? - 15 consejos

¿Qué es un ATS - Applicant Tracking System (Sistema de Seguimiento de Candidatos)?

Un ATS es un tipo de software que permite hacer seguimiento de las solicitudes de los candidatos para participar en el proceso de reclutamiento. Este tipo de herramientas ayudan a los reclutadores de manera eficaz, porque integran funciones para automatizar las tareas repetitivas.

¿Cómo funciona un Applicant Tracking System?

Un ATS realiza la función de una base de datos de candidatos. Esto significa que los reclutadores pueden recopilar datos procedentes de todas las fuentes disponibles (currículos de portales de empleo, respuestas a través de LinkedIn, etc.), y el sistema permite clasificarlos fácilmente, según criterios específicos, utilizando puntuación de palabras clave y preguntas de eliminación, entre otras.

La primera, es una búsqueda de palabras clave determinadas en los documentos de los candidatos (por ejemplo, características específicas). La segunda consiste en verificar al candidato en función de sus respuestas a preguntas cerradas que aparecen en el cuerpo del anuncio.

Otra solución para la búsqueda de palabras clave en los documentos de los candidatos, es utilizar los filtros del sistema, disponibles en ciertos ATS . Con esta función, se pueden obtener fácilmente datos para el reclutamiento como el nombre, la ubicación, las habilidades, los enlaces, el currículum, los números de teléfono o la dirección de correo electrónico.

Todo lo anterior puede sonar como las características de una hoja de cálculo ordinaria; pero las características de la base de datos no son lo único que puede ofrecer un buen ATS. Este te permite organizar el seguimiento de un candidato a través de todas las etapas del embudo de reclutamiento, desde agregar un currículum a la base de datos hasta hacer una oferta a un candidato. Publicarás una oferta de trabajo y tendrás una visión del seguimiento del flujo de candidatos (enfoque Kanban).

El ATS te facilitará el análisis de la eficacia del proceso de reclutamiento mediante informes. Por ejemplo, con el ATS de PeopleForce podrás generar, entre otras cosas, informes sobre el embudo de vacantes, sobre las actividades de los reclutadores, entre otros.

Un buen sistema ATS tiene opciones de personalización teniendo en cuenta las necesidades de reclutamiento de cada empresa. Además de la funcionalidad de la base de datos, el software ATS debería tener herramientas integradas para el envío de notificaciones automáticas, el control del acceso a la información sensible (incluyendo RODO) o al menos una opción de firma electrónica.

¿Cuáles son los beneficios más importantes de utilizar un ATS?

El ATS permite ahorrar tiempo

Cuantas más vacantes tiene que cubrir una empresa, más tiempo y esfuerzo dedican los reclutadores al proceso de reclutamiento. Los pasos para crear el contenido de las ofertas de empleo y elegir los portales adecuados para publicar los anuncios pueden llevar varias horas por sí solos. Sobre todo si se busca una persona con una especialidad poco común.

Con un ATS, puedes crear plantillas de contenido (incluyendo anuncios de empleo, correos electrónicos, invitaciones a entrevistas que enviarás a los candidatos gracias al sistema, y embudos de candidatos) y guardar los enlaces a los portales para futuras referencias. El sistema también admite la posibilidad de hacer múltiples post en diferentes plataformas, lo que supone una mayor eficiencia en el proceso de publicación de ofertas de empleo.

El ATS ayudará a ahorrar espacio

¿Todos los documentos de reclutamiento en un solo sistema? Por supuesto. Nada de archivadores, carpetas, cajas de cartón llenas de papeles que deben almacenarse durante años. Con un ATS, puedes decirle adiós a este tipo de métodos de almacenamiento de información.

Un ATS ayuda a ahorrar recursos financieros a las empresas

Este punto es producto de los dos anteriores. Rapidez en el proceso de reclutamiento = reducción de costes. Ahorro de espacio = ahorro de costes. Pero ahí no acaban las buenas noticias, porque no todo es bueno en la gestión de la selección de personal a través de un ATS.

El uso de un ATS durante la contratación supone una mayor probabilidad de encontrar al candidato adecuado, con lo que se pospone automáticamente un tiempo de búsqueda más amplio.

Dado que la contratación se desarrolla con mayor fluidez, gracias a que las acciones automáticas sustituyen los esfuerzos de los reclutadores, estos últimos generarán menos horas de trabajo y más dinero permanecerá en la empresa.

El sistema ATS proporciona un mayor nivel de experiencia del candidato

La experiencia del candidato no es más que el grado de satisfacción del candidato con su participación en el proceso de reclutamiento, independientemente de que el proceso termine con la contratación de la persona. Un alto grado de satisfacción del candidato se traducirá en una buena reputación de la empresa en el mercado laboral. Y esto, a su vez, puede reducir el tiempo de búsqueda de más empleados en el futuro.

¿Cómo elegir el mejor sistema ATS?

Antes de poder implementar eficazmente un ATS en tu empresa, primero debes... adquirir el sistema. Y como una descripción de los beneficios por sí sola no es suficiente información a tener antes de decidirse a comprar, usa nuestros 15 consejos.

1. Determina el alcance de las necesidades de la empresa.
2. Piensa en los problemas que necesitas resolver y en las funciones que estás dispuesto a utilizar.
3. Si el objetivo es acortar los procesos de reclutamiento, asegúrate de que el ATS en cuestión disponga de funcionalidades, como el procesamiento de las solicitudes de los candidatos. Al fin y al cabo, no quieres que sea una simple base de datos de documentos para la contratación.
4. Comprueba si el ATS te permite excluir a determinadas personas con preguntas de puntuación y de eliminación de palabras clave. Así sabrás si tu problema es la falta de candidatos o la falta de candidatos adecuados.
5. No olvides que este tipo de herramientas deben proteger bien los datos sensibles de los candidatos. Asegúrate de que el ATS en cuestión cumpla con los requisitos de RODO y otras normativas.
6. Busca un sistema que te permita obtener candidatos de múltiples fuentes de forma simultánea (por ejemplo, portales de empleo, grupos en redes sociales como Facebook o LinkedIn).
7. No olvides el poder de la comunicación eficiente: elige un sistema que te facilite el contacto con los candidatos y que permita enviar mensajes estandarizados de forma automática.
8. Selecciona un ATS cuya implementación no cause problemas adicionales. Deja que apoye tus actividades, no que las entorpezca aún más.
9. Ten cuidado con los sistemas que no pueden gestionar la privacidad de los candidatos (esto incluye el ya mencionado RODO). Busca un sistema que tenga esas funciones de forma totalmente automática para que no tengas que ocuparte de ello manualmente.
10. Busca un ATS que ofrezca la posibilidad de dividir el sistema de reclutamiento en etapas.
11. Necesitarás un sistema que te permita encontrar rápidamente a los candidatos en tu propia base de datos de candidatos buscando por el contenido del currículum y el contenido de las notas.
12. Para la gestión, resultará útil poder crear y modificar las preguntas de la solicitud, incluso mientras el proceso de contratación está en marcha. Comprueba si el ATS que has elegido tiene esa funcionalidad.
13. Verifica si el sistema proporciona informes sin inconvenientes. Los procesos en sí pueden ser rápidos, pero su eficacia sólo se confirmará con datos concretos. Algunos sistemas no ofrecen una funcionalidad avanzada en este ámbito: no pierdas el tiempo de tu empresa con ellos.
14. Si colaboras con un equipo multilingüe, comprueba si el ATS te permite cambiar el idioma del software.
15. Asegúrate de que el software que elijas tenga una función para crear tests, incluyendo preguntas con una o más respuestas correctas, determinando la duración del test y otorgando puntos por las respuestas correctas. A través de las pruebas, es posible seleccionar mejor a los candidatos individuales tras el primer contacto en términos de cualificación, comprensión de las tareas y alineación con la visión y la misión de la empresa.

En resumen...

El sistema ATS es una verdadera "cosechadora" que ayuda a manejar enormes cantidades de datos para el reclutamiento. Todo esto para agilizar el proceso completo.

A la hora de elegir este tipo de software, es necesario prestar atención a muchos factores. No tomes esta decisión bajo la influencia de la publicidad. Si quieres utilizar funcionalidades útiles en el futuro, elige un ATS que responda a la mayoría de las necesidades de tu empresa.

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