Що таке ATS, і як оптимізувати рекрутинг процеси?

Понад 90% компаній зі списку Fortune 500 зараз використовують системи відстеження кандидатів. І хоча зазвичай вони допомагають зчитувати та зберігати інформацію про кандидатів, найкращі системи можуть також відслідковувати та зберігати всю комунікацію з претендентами. Це полегшує пошук та фільтрацію інформації про кандидатів, скорочує час закриття вакансій та гарантує, що компанії отримають найкращих кандидатів на посаду.

Тому пробувати автоматизацію рекрутингу за допомогою ATS – вигідний крок для компаній, які хочуть скоротити час до найму та заощадити час своїх рекрутерів. Давайте ближче познайомимося з такими системами як одним із інструментів HRM.

Що таке Applicant Tracking System?

Система відстеження кандидатів (ATS) допомагає компаніям підбирати кандидатів відповідно до цілей рекрутингу та найму персоналу. Ці системи дозволяють компаніям збирати інформацію, підбирати кандидатів на основі досвіду та набору навичок, а також фільтрувати кандидатів.

Як це працює? Система відстеження кандидатів спрощує процес підбору персоналу за рахунок використання автоматизованої системи, націленої на пошук найбільш кваліфікованих та відповідних фахівців. Оскільки багато відкритих вакансій можуть залучити сотні або навіть тисячі кандидатів, які не володіють необхідною кваліфікацією, це економить час компаній і рекрутерів, який інакше довелося б витрачати на ручний відбір та вичитування резюме.

Багато систем відстеження кандидатів також інтегруються із сайтами пошуку роботи та соціальними мережами, що спрощує процес розміщення вакансій.

Чому вибирають ATS Software?

Існує кілька основних причин, чому рекрутерам у 2022 році бажано використати систему відстеження кандидатів у роботі. Ось деякі з них:

• Ведення бази даних кандидатів. Інформація про претендентів та кандидатів, які можуть бути перспективними для майбутніх вакансій, зберігається в системі.
• Розміщення та управління оголошеннями про вакансії на внутрішніх та зовнішніх кар'єрних сайтах організації з однієї панелі управління, на різних сайтах з працевлаштування та у професійних соціальних мережах.
• Аналітика та звітність. Звіти допомагають рекрутерам ефективно підбирати персонал та аналізувати проведений найм.

Скринінг-тести кандидатів. Допомога у сортуванні та ранжируванні кандидатів, наприклад, проведення первинного сканування кандидатів, щоб відібрати тих, хто найкраще відповідає вимогам компанії.

Автоматизація відповідей, розсилки нагадувань про співбесіду та оповіщення людей у базі даних про нові вакансії. З цієї точки зору, ATS діє як форма управління взаємини з клієнтами.

• Економія часу. Процес підбору персоналу прискорюється завдяки функції сканування резюме.
• Об'єктивність. Знижується ймовірність упередженості та дискримінації у процесі найму.

Варто розуміти, що головне у використанні ATS – це економія часу не тільки рекрутерів, а й команд найму, які мають зіткнутися з можливою оцінкою десятків кандидатів. Уявіть, що кожен другий – некомпетентний чи збігається з цінностями компанії? Це може обернутися не тільки марнуванням часу, а й конфліктом з рекрутером, якому, по суті, просто не вистачило ресурсу приділити увагу кожному з претендентів належним чином. Саме тому ATS – чудовий приклад, як автоматизація процесів рекрутингу допомагає змістити фокус на людей, а не на рутину.

Що слід враховувати під час вибору ATS?

Все це звучить дуже добре – але як вибрати ATS і зрозуміти, чи потрібна вона вам взагалі? Спочатку дайте відповідь собі на кілька питань.

1. Як ви плануєте найм співробітників і чи складаєте бюджет видатків?
2. Як і ким складаються ваші оголошення про відкриті вакансії?
3. Як і де ви розміщуєте свої вакансії?
4. Як ви збираєте відгуки кандидатів?
5. Як ви просуваєте кандидатів по воронці найму від заявки до прийому на роботу?
6. Ви використовуєте питання для попереднього скринінгу або тести, пов'язані з кваліфікацією?
7. Чи працюєте ви із зовнішніми рекрутерами?
8. Хто входить до вашої команди з підбору персоналу та команди найму (розрізняються залежно від вакансії)?
9. Скільки етапів проходить кандидат до фінальної співбесіди?
10. Які дані та звітність ви використовуєте?

Ці питання можуть здатися вам занадто фундаментальними, але все ж таки ми радимо вам спершу ознайомитися з поняттями воронки найму, команд найму, скринінг-тестів та ін., якщо на деякі питання, наведені вище, ви не можете відповісти, або взагалі не знаєте, чи є у вас подібна практика у компанії. Пам'ятайте, що ATS може частково полегшити процеси, але не збудує їх за вас.

Більше того, питання підбирати ATS до компанії, чи ні, залежить також і від розміру штату цієї компанії, а також від кількості рекрутерів та HR-фахівців, які в ній зайняті. Якщо ваша компанія оперує більш ніж 2000 співробітників, а рекрутерів при цьому менше 5, допоміжні інструменти просто необхідні. Але якщо у вас всього 20 осіб у штаті, і при цьому процеси рекрутингу та найму побудовані та розвиваються органічно, можливо, інвестувати у серйозну ATS поки що зарано.

Топ-7 питань, на які потрібно відповісти перед придбанням ATS

Нижче наводимо список конкретних питань, які потрібно поставити собі та компані-представнику програмного забезпечення вашої майбутньої ATS. Орієнтуйтеся на те, що чим більше кейсів може покрити система, тим більш гнучкою можна налаштувати її під ваші запити.

1. Чи відповідає ваша обрана ATS профілю вашої компанії? Три основні категорії це: малі та середні компанії, великі компанії та рекрутингові агенції. Для кожної з цих категорій є добрі рішення, але розглядати їх потрібно окремо.
2. Чи ATS забезпечує простоту використання? Немає сенсу вкладати гроші в програмне забезпечення, яке ніхто не зможе або не захоче використовувати, або яке напхане функціями, які вам не потрібні. Шукайте інтуїтивно зрозумілий дизайн, який сподобається вашій команді з підбору персоналу.
3. Звертайте увагу на підтримку цієї системи та перевірте, чи можна до неї звернутися з усіх нагальних питань. Уточніть час відповіді та доступність у часовому поясі. Перевірте, наскільки добре організований та детальний розділ підтримки на сайті ATS.
4. Чи дозволяє ATS залучати співробітників за реферальною системою чи пропонувати свої кандидатури?
5. Який досвід роботи з кандидатами пропонує ATS? Ваша команда – не єдиний користувач системи відстеження кандидатів, потрібно враховувати і сторону кандидата. Ви втратите цінні кадри, якщо процес подання заявки буде незручним та нецікавим.
6. Перевірте рекомендації щодо системи відстеження кандидатів. В Інтернеті є багато відгуків про системи відстеження кандидатів, прийміть їх до уваги. Від Trustpilot до Capterra – перевірте, чи говорять інші користувачі на незалежних сайтах відгуків.
7. Найкращі варіанти ATS мають корисні інтеграції. Перевірте наявність інтеграції з провідними та нішевими сайтами з працевлаштування, а також із інструментами пошуку, які допоможуть вам знайти та залучити пасивних кандидатів. Налаштуйте інтеграцію, щоб простіше зв'язуватися з кандидатами.

Чому PeopleRecruit від PeopleForce – зручна ATS?

Система ATS у PeopleForce інтегрована в модулі PeopleRecruit. Давайте розберемося, чому це зручне рішення для більшості типів компаній від малого до великого бізнесу.

Простота використання. Система зрозуміла і проста у використанні, має лаконічний дизайн - вам не потрібно буде довго розбиратися, де і що знаходиться. Також зверніть увагу, що PeopleForce локалізовано 5 мовами – англійською, українською, російською, польською та іспанською. Навіть якщо ваша команда є мультимовною, кожен зможе знайти зручну мовну версію.

Сильна підтримка. Наш відділ Customer Success працює на постійне вдосконалення надання підтримки клієнтам у різних часових поясах та з різними запитами. В системі реалізований зручний гайд з анімацією та зрозумілими скріншами для зручності використання.

Наявність розширення для парсингу. Система має Google розширення PeopleProspector, яке може зісканувати потрібну інформацію з профілю та резюме кандидата за ключовими словами та полями. Отримані дані можна зберегти у базі даних кандидатів.

База кандидатів. База допомагає зберігати всю інформацію щодо раніше доданих та нових кандидатів, яка зберігається в індивідуальних картках. Ви можете сортувати кандидатів за фільтрами та шукати інформацію про теги у профілях. Це зручно під час повторного пошуку або повторного найму, щоб не витрачати час на пошук нових претендентів – спробуйте спершу перевірити всіх незайнятих фахівців, які вже є в базі та підходять за кваліфікацією.

Розміщення вакансій одразу на кількох сайтах. Тут слова зайві – система дбає про те, щоб у вас була можливість швидко розіслати вакансію та чекати на відгуки.

Можливість створення різних воронок вакансій. Якщо у вас відкрито кілька вакансій із різними етапами проходження рекрутингу, ви можете запланувати цю різницю спочатку, створивши індивідуальні воронки.

Додання кар'єрного сайту компанії для додаткового розміщеня вакансій. Можливість використання особистого кар'єрного сайту, де розміщені всі вакансії та інформація про компанію та команду з контактами - це чудовий проект, який не лише дозволить кандидату відправити резюме, але одразу познайомить його з частною корпоративної культури.

Аналітика та звітність. У вас під рукою завжди будуть звіти в режимі реального часу, щоб у будь-яку хвилину можна було переглянути важливі цифри - від звітів по вирві вакансій до часу, витраченого на найм.

Якщо вас зацікавить продукт PeopleRecruit, запитуйте демо для своєї компанії у наших фахівців. Ми в цілому бажаємо вам підібрати таку ATS, яка впорається зі щоденними завданнями вашої організації, буде зручною для команди та допоможе досягати нових цілей у рекрутингу та наймі.