System śledzenia kandydatów (ATS)

System śledzenia kandydatów (ATS) służy do zaspokojenia potrzeb rekrutacyjnych w sposób elektroniczny i bardziej zoptymalizowany. Zaletą ATS jest to, że dane można przechowywać i mieć do nich dostęp online. Istnieją różne ATS przeznaczone dla małych i średnich firm lub przedsiębiorstw.  W zależności od potrzeb biznesowych i wdrożonej funkcjonalności, ATS może być darmowy, open source, sprzedawany jako samodzielne oprogramowanie lub na zasadzie oprogramowania jako usługi (SaaS) w ramach abonamentu.

Początkowo systemy śledzenia kandydatów były wykorzystywane tylko przez duże korporacje, które musiały radzić sobie z tysiącami podań o pracę tygodniowo. Jednak narzędzie to okazało się skuteczne dla firm każdego typu i wielkości, dlatego obecnie prawie 95% firm z listy Fortune 500 z powodzeniem wykorzystuje ATS do zarządzania i usprawniania rekrutacji.

Systemy ATS są podobne do systemów zarządzania relacjami z klientami (CRM), mają jednak swoją specyfikę, związaną ze śledzeniem procesu rekrutacji. Kompleksowe Systemy Śledzenia Kandydatów, takie jak PeopleForce, prowadzą szczegółową bazę danych kandydatów, w tym CV i dane osobowe, umożliwiają zarządzanie procesem rekrutacji z opcją przypisywania osób odpowiedzialnych, pozwalają na śledzenie procesu rekrutacji, wysyłanie automatycznych powiadomień, akceptację podpisów elektronicznych oraz szczegółową kontrolę dostępu do informacji wrażliwych.

Dlaczego warto korzystać z systemu śledzenia kandydatów?

Zdobywanie informacji o możliwościach zatrudnienia i ubieganie się o pracę stało się o wiele łatwiejsze na całym świecie. Jak podaje Inc. menedżerowie ds. rekrutacji otrzymują i przeglądają średnio 250 aplikacji na jedno wolne stanowisko. Spośród nich tylko 4-6 kandydatów zostanie zaproszonych na rozmowę kwalifikacyjną. Czy możesz sobie wyobrazić, ile czasu i wysiłku rekruterzy wkładają w przeszukiwanie wszystkich aplikacji, przeglądanie i wybieranie tych najbardziej odpowiednich, a następnie wysyłanie zarówno negatywnych, jak i pozytywnych informacji zwrotnych do kandydatów. W tym miejscu pojawia się ATS jako zaawansowane technologicznie rozwiązanie dla menedżerów HR i rekruterów.

Solidny system ATS umożliwia porządkowanie i zapisywanie CV oraz wszystkich danych osobowych kandydatów na później. Ułatwia to rekruterom odnoszenie się do poprzednich kandydatów w przypadku otwarcia nowej oferty pracy lub zmiany stanowiska. Jeśli rekruter skontaktował się z Tobą kilka miesięcy później, to prawdopodobnie dobrze wykorzystuje ATS. System ATS zachowuje dane o aplikacjach i kandydatach nawet po zamknięciu wakatu.

Wskazówki dla kandydatów aplikujących przez ATS

Jeśli widzisz formularz online do składania podań o pracę, to najprawdopodobniej system śledzenia kandydatów będzie obsługiwał Twoje informacje. Oto kilka wskazówek dla kandydatów, jak skutecznie ubiegać się o pracę.

• Używaj właściwych słów kluczowych. Systemy śledzenia kandydatów często filtrują aplikacje według słów kluczowych, dlatego upewnij się, że Twoje CV zawiera słowa kluczowe związane z wymaganiami stanowiska. Zwróć uwagę na to, na jakie stanowisko aplikujesz i wpisz dokładnie te słowa, które zostały użyte w opisie stanowiska. Na przykład, jeśli stanowisko wymaga znajomości programu Microsoft Word, nie wpisuj w CV Microsoft Office. Człowiek na pewno zrozumie kontekst, ale system automatyczny – niekoniecznie.

• Jeśli wymagane jest przesłanie CV w formacie .doc, nie przesyłaj go w formacie .pdf. Dołącz wszystkie wymagane pliki, na przykład nie tylko CV, ale także list motywacyjny, referencje, testy itp. To nie jest trudne zadanie, wystarczy uważnie przeczytać wszystkie instrukcje przed wysłaniem swojej aplikacji.

• Unikaj umieszczania ważnych informacji w nagłówku lub stopce.Wiele systemów śledzenia kandydatów może nie być w stanie poprawnie przetworzyć szczegółów w nagłówku lub stopce dokumentu. Możesz zabezpieczyć swoje CV przed takim przypadkiem, umieszczając wszystkie ważne informacje, zwłaszcza dane kontaktowe, w głównej części CV.

• Unikaj wymyślnych obrazów i grafik.Obrazy, wykresy i grafiki w CV mogą wyglądać ładnie i kreatywnie, ale ASO może je zepsuć lub pominąć. W takim przypadku ryzykujesz, że przepadniesz w systemie śledzenia kandydatów tylko dlatego, że masz piękne CV. Określ swoje priorytety i zachowaj zaprojektowane CV na stanowiska, na które aplikujesz ręcznie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

System śledzenia kandydatów od PeopleForce poprawnie przetwarza wszystkie dane z CV i pozostawia miejsce na ręczne wprowadzanie informacji o kandydacie. Powyższe wskazówki mają więc zastosowanie dla systemów ATS od naszej konkurencji, bo z naszym produktem nie musisz się martwić ograniczeniami w przetwarzaniu danych.