10 minut o analityce HR

Powiedzmy, że wiesz, jakie metryki HR chcesz zastosować w swojej pracy. Bez zrozumienia analityki HR nie osiągniesz nic więcej niż obliczenie procentowego wskaźnika rotacji. Metryki są ważne, ale są tylko narzędziem w rękach Twojej firmy. A co jeśli najpierw potrzebujesz planu? Będziesz działać na chybił trafił czy trzymać się faktów? Sprawdź, od czego zacząć przygodę z analityką HR.

Czym jest analityka HR?

Analityka HR jest częścią struktury analityki biznesowej, która wykorzystuje dane, aby zapewnić płynne połączenie między procesami ludzkimi a strategicznymi celami organizacji.

W prostych słowach: spójrz na metryki – popraw wydajność pracowników – uzyskaj lepszy zwrot z inwestycji biznesowych.

Zasadniczo analityka HR pomaga osobom odpowiedzialnym w firmie dotrzeć do sedna tego, dlaczego sprawy w zespole wyglądają tak, jak wyglądają. W ten sposób kadra zarządzająca:

• lepiej rozumie zasoby pracownicze,
• zakłada, jakie decyzje może podejmować zespół,
• przewiduje, jak te decyzje wpłyną na biznes.

W sieci i pomiędzy specjalistami HR często dochodzi do sporów z powodu zamiany pojęć, ponieważ oprócz ogólnego pojęcia analityki HR (HR-analytics) używa się również pojęć People-analytics i Workforce-analytics. Nie mają one swoich dosłownych odpowiedników w języku polskim. Mówimy raczej o rozpatrywaniu analityki w kontekście pracowników etatowych oraz w kontekście pozostałej siły roboczej firmy. Czy istnieje między nimi różnica?

Różnica między HR-analytics, People-analytics i Workforce-analytics

W praktyce terminy te są przedstawiane jako zamienne, ale nie są tym samym.

HR-analitics, analityka HR – to globalna koncepcja, która bada dane z metryk HR i ich wpływ na biznes przez pryzmat pracowników. Za metryki HR odpowiada w dużej mierze dział HR i to on głównie korzysta z tego rodzaju analityki.

People-analytics, analityka HR w kontekście pracowników etatowych, również wykorzystuje wyniki mierników HR, ale bada je pod kątem podejmowania decyzji przez pracowników. Na przykład patrzy, jak inwestycje w konkurencyjne talenty uzasadniają się i pomaga podjąć decyzję, czy i w jaki sposób dalej inwestować w personel.

Kiedy mówimy o powyższych dwóch rodzajach analityki, mamy na myśli głównie pracowników etatowych, którzy przychodzą, odchodzą, podejmują decyzje, wpływają na rozwój biznesu itp. Workforce-analytics, analiza w kontekście siły roboczej firmy, obejmuje również pracowników niepełnoetatowych, freelancerów, zespoły projektowe, wolontariuszy, stażystów, konsultantów zewnętrznych i wszystkich innych, którzy kiedykolwiek wchodzą w interakcję z firmą. Ten typ analityki skupia się tylko na sile roboczej i jest ukierunkowany na podejmowanie bardziej przemyślanych decyzji dotyczących kierunków rozwoju samego zespołu. Wpływ na procesy biznesowe jest tu uwzględniony powierzchownie – korzystające z tego rodzaju analityki możemy np. zrozumieć, czy firma powinna przejść na hybrydowy tryb pracy, czy należy zatrudnić więcej freelancerów, które stanowisko wymaga bacznej uwagi itp.

Wszystkie trzy rodzaje analityki są tak naprawdę ze sobą powiązane i służą do stworzenia pełnowartościowej strategii HR, która z kolei wpływa na strategię biznesową.

Istnieje również czwarty rodzaj analityki – Talent analytics, analityka talentów. Odpowiada ona za podejmowanie decyzji dotyczących konkretnych grup pracowników, które należy rozwijać w firmie. Ten typ jest bardzo podobny do Workforce-analytics, w zasadzie jest jego częścią. Tu warto uściślić, co oznacza „talent”, bo o ile używa się tego określenia w odniesieniu do każdego pracownika, w tym przypadku mówimy o pracowniku wybitnym, „gwieździe”. Takim, który ma duże aspiracje rozwojowe i któremu warto przyjrzeć się bliżej.

Korzyści z analityki HR dla działu HR i firmy

Pomoc w rekrutacji

Rekrutacja może okazać się żmudnym i kosztownym procesem, zwłaszcza gdy brak danych potwierdzających zapotrzebowanie na konkretne talenty lub określone umiejętności twarde i miękkie, które zwiększają szanse na wysoką produktywność.

Rozwiązanie: Analityka HR pomaga zrozumieć, jakie cechy powinni posiadać kandydaci, jakich kandydatów szukać, na czym się skupić i jak odsiać kandydatów na starcie.

Pomoc w podejmowaniu decyzji i wspieranie rozwoju firmy

Aby podjąć decyzje dotyczące klientów, rozwoju i ekspansji biznesu, czy pracy z nowymi perspektywami i rynkami, konieczne jest oparcie się na konkretnych danych o bieżącym stanie firmy. To konieczne, aby wiedzieć:

• czy mamy wystarczająco dużo pracowników do realizacji wszystkich nowych celów strategicznych firmy;
• jak kształtuje się poziom wiedzy i umiejętności kadry;
• jaki jest aktualny nastrój w zespole;
• czy potrzebny jest jakiś dodatkowy element motywujący, uwzględniający nowe kierunki pracy.

Rozwiązanie: Analityka HR dostarcza wszystkich niezbędnych danych, aby móc śledzić zmiany i szybko wprowadzać korekty w celu uniknięcia wypalenia i przepracowywania się pracowników. Pomoże też uniknąć sytuacji, w której pracownik, ze względu na obciążenie obowiązkami wynikającymi z planów i ambicji kierownictwa, myśli o zmianie projektu lub branży.

Pomoc w zarządzaniu kryzysowym

Zdarzają się sytuacje, w których firma nie nadąża z realizacją zadań i monitorowaniem zespołów, co skutkuje zwiększoną rotacją pracowników i nowymi zwolnieniami. Reakcja na takie wyzwania musi być szybka.

Rozwiązanie: Analityka HR pomaga ponownie rozważyć, czy w warunkach kryzysu i niepewności zespół poradzi sobie sam, bez szukania nowych pracowników, bo zastąpienie tych, którzy odeszli, może być trudne. Czasem rekrutacja wewnętrzna i śledzenie „gwiazd” i talentów w firmie pomaga nie tylko zaoszczędzić na rekrutacji, ale też dać ludziom szansę na podjęcie wyzwań, których potrzebują, by pokonać wypalenie. Nowe horyzonty i awanse, przeniesienie na atrakcyjniejsze stanowisko lub do innego projektu – wszystko to pomaga przezwyciężyć zmęczenie i chęci odejścia. A nowi liderzy na swoich stanowiskach to przypływ "świeżej krwi" i nowych rozwiązań oraz +1 do skarbonki pracodawcy.

Pomoc w zarządzaniu zespołem w perspektywie czasu

To komfortowa sytuacja, kiedy nie masz więcej niż 20-30 pracowników i nie męczysz się z pilnowaniem, aby każdemu dogodzić i aby praca postępowała. Wyobraź sobie, co mają zrobić firmy, które mają w swoich szeregach tysiące talentów? Od odpowiednio zebranych danych z metryk HR i późniejszych decyzji zależy cały biznes, bo to ludzie są główną siłą napędową.

Czy analityka HR ma wady?

Jest ich trochę i wynikają z zalet. Weźmy ostatni punkt i wyobraźmy sobie, że rzeczywiście masz >2000 pracowników. Metryki, które mają Ci pomóc, nie mogą być tu liczone ręcznie – albo będziesz potrzebował mniej więcej takiego samego sztabu HR-owców.

Problem: Duża ilość informacji

Rozwiązanie: Automatyzacja HR. Zautomatyzowane zliczanie metryk w czasie rzeczywistym pomaga specjalistom trzymać rękę na pulsie zespołu dosłownie w każdej sekundzie – zwłaszcza jeśli trzeba szybko opracować raport i zrozumieć, jakie decyzje nie mogą czekać.

Ale nawet z wprowadzoną automatyzacją pozostają pytania: jak określić, na których metrykach skupić się w pierwszej kolejności, jak rozwijać system, utrzymywać i ulepszać badania nad zespołem i ich wpływ na podejmowanie decyzji?

Problem: Zapewnienie rozwoju analityki danych w firmie, konieczność zatrudnienia specjalisty

Rozwiązanie: System HRM z niezależnym wsparciem specjalistów pomaga rozwiązać problemy „co zrobić”, „jak liczyć” i „co zrobić, jeśli chcę liczyć trochę inaczej”. Zazwyczaj zespół wsparcia systemu HRM rozwija i ulepsza swój produkt, więc masz dużą szansę na regularne aktualizacje analityki HR lub nawet wykonywanie wysoce specjalistycznych zapytań dla Twojej firmy. Dzięki temu będziesz mógł skupić się tylko na poznawaniu swojej firmy i zespołu – rutynowe obliczenia system wykona za Ciebie automatycznie.

Jak rozpocząć pracę z analityką HR

• Określ problemy biznesowe, na których musisz się skupić, włączając szczegółowy podział funkcji HR i potrzebę danych do rozwiązania problemów biznesowych.
• Zidentyfikuj metryki (mierniki), które będą napędzać wyniki i poprawiać funkcje HR, aby osiągnąć długoterminowe cele.
• Sprowadź analityka. Specjaliści od danych mogą śledzić jakość i dokładność danych, pomagać specjalistom HR w zastosowaniu wyników do ich działu i problemów biznesowych oraz szkolić pracowników w zakresie zawiłości procesu analityki HR.
• Kup moduł analityki HR lub system HRM z tą funkcją, jeśli Ty i Twoi współpracownicy czujecie potrzebę oceny jakości i chcecie zaoszczędzić czas.
• Wykorzystuj raporty do prowadzenia konstruktywnego dialogu z kierownictwem firmy, wpływania na zmiany w polityce personalnej, zatwierdzania budżetu itp. Organizuj regularne spotkania, na których przedstawiasz wyniki pracy działu personalnego, odnosząc się do uzyskanych danych. W ten sposób pracownicy mogą stopniowo przystosowywać się do wzrostu znaczenia analityki w kulturze pracy.

Jakie są kluczowe metryki HR?

O metrykach HR mówimy bardziej szczegółowo w artykule, ale poniżej przedstawiamy krótki wybór kluczowych metryk, których wskaźniki są często wykorzystywane w HR-analityce. Często są też wykorzystywane w automatycznym raportowaniu w systemach HRM.

Czas do zatrudnienia. Metryka ta określana jest również jako „time to hire” i obejmuje czas od pierwszego kontaktu z kandydatem do momentu jego zatrudnienia. Metryka ta pokazuje między innymi kompetencje zespołu zatrudniającego, ponieważ unaocznia, ile czasu zajmuje przeprowadzenie wszystkich etapów zatrudniania.

Lejek zatrudniania. Metryka pokazująca status kandydatów na konkretne stanowisko lub stanowiska w firmie.

Rotacja pracowników. Metryka ta liczona jest poprzez liczbę osób, które odeszły z firmy w określonym czasie, podzieloną przez średnią liczbę pracowników w tym samym okresie i pomnożoną przez 100%. Jest to jedna z głównych metryk HR, która pozwala szybko określić klimat w firmie i dostrzec krytyczne zjawiska w zespole.

Efektywność i potencjał. Ta metryka jest dość trudna do obliczenia, ponieważ specjaliści HR często debatują, jak właściwie obliczyć potencjał i produktywność pracownika w miejscu pracy w danym okresie. Istnieje proste narzędzie, które pomaga w takim przypadku: matryca n-boxów. Można ją oprzeć na dowolnych wskaźnikach, w tym potencjale i wydajności, i pokazać korelację wyników pracowników na nich. Wskaźniki te można uzyskać podczas ocen personalnych.

Wnioskowane dnie wolne. Wskaźniki, których wyliczenie pochłania wiele czasu specjalistom HR. Metryka pokazuje, ile dni wolnych od pracy wykorzystali pracownicy w danym okresie, jaki był ich rodzaj itp.

OKR. Liczba aktywnych i zamkniętych celów pracowników, czas ich zamknięcia, postęp w realizacji celów. Ważna metryka do śledzenia produktywności.

Zalety korzystania z oprogramowania do analityki HR

Podobnie jak w przypadku pobierania próbek metryk, których specjaliści HR potrzebują do odpowiedniej pracy z zespołem i zarządzania jego wydajnością, utrzymanie analityki wymaga czasu i poświęcenia. Jeśli Twoja firma posiada zasoby pozwalające na zatrudnienie analityka HR, wykorzystaj go. Ale nawet jeśli taki pracownik już pracuje w firmie, Twoim zadaniem jest zapewnienie mu wygodnego środowiska do pracy, np. modułu do zarządzania zasobami ludzkimi, który automatycznie wykonuje obliczenia i wyświetla statystyki.

Zazwyczaj w nowoczesnych systemach HRM obejmuje on raporty. Na podstawie tych raportów, aktualizowanych w czasie rzeczywistym, można łatwo operować danymi w celu podejmowania decyzji biznesowych, które zależą od statusu pracownika. Jakie są inne atuty oprogramowania HR:

1. Masz do dyspozycji kilkadziesiąt (zwykle 30 lub więcej) raportów, automatycznie aktualizujących dane.
2. Wyniki raportów możesz wykorzystać na spotkaniach czy dyskusjach – są one pobierane w wygodnych formatach, które łatwo wydrukować i pokazać.
3. Korzystając z oprogramowania, możesz nie tylko śledzić zmiany w zespole, ale także przewidywać jego kondycję i stosować działania prewencyjne w przypadku dużej rotacji, wypalenia zawodowego itp.
4. Tak skomplikowane metryki jak efektywność i potencjał są dość kosztowne do ręcznego wyliczenia, dlatego lepiej skorzystać z cykli oceny, które są dostępne również w systemach HRM.

Pamiętaj, że oszczędność czasu, nerwów Twoich pracowników oraz zwiększenie ich zaangażowania i wydajności – odpowiedzialność za to wszystko można przenieść na zautomatyzowaną funkcjonalność, która będzie Cię kosztować około +/- 30 dolarów miesięcznie. Zainwestowanie stosunkowo niedużej sumy pieniędzy może czasem zrobić ogromną różnicę. Dlatego zastanawiając się nad nowoczesnym kierunkiem analityki HR w firmie, zaplanuj odpowiedni budżet i ciesz się zautomatyzowanymi wyliczeniami, bieżącą analityką i wygodnym raportowaniem, o którego przetwarzanie i wyświetlanie nie musisz się martwić.

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o pracy działu HR, zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy:

• Ocena pracownicza – ocena 180°, czy 360°? Jak należy przeprowadzić ocenę pracowniczą?
• Jak wdrożyć OKR? 10 kroków do wdrożenia OKR w firmie

Na naszej stronie znajdziesz też inne ciekawe materiały. Obserwuj nas!

P.S. Jeśli chcesz nas o coś jeszcze zapytać, wyślij nam wiadomość.