10 minutos sobre el análisis de RR. HH.

Supongamos que sabes qué métricas de RRHH deseas aplicar al trabajo. Sin conocimientos sobre el análisis de RRHH, no podrás ir más allá de calcular los porcentajes de las tasas de rotación. Las métricas son importantes, pero no dejan de ser más que una herramienta al servicio de tu empresa. ¿Y si necesitas primero un plan? ¿Actuarás al azar o te apegarás a los hechos? Veamos cómo hacerlo bien.

¿Qué es el análisis de RR. HH.?

El análisis de RR. HH. forma parte de un marco de análisis empresarial que utiliza los datos para garantizar una conexión perfecta entre los procesos humanos y los objetivos estratégicos de una empresa.

En otras palabras: observa las métricas, mejora el rendimiento de los empleados y obtén un mejor retorno de la inversión empresarial.

En esencia, el análisis de RRHH permite ayudar a los gerentes de la empresa a comprender por qué las cosas son como son dentro del equipo.

Así es como los gerentes:

• Entienden mejor los recursos de personal
• Asumen qué decisiones puede tomar el equipo
• Predicen cómo afectarán esas decisiones a la empresa.

En la red y entre los especialistas en RR. HH., suele haber controversias debido a la sustitución de conceptos, ya que además del análisis de RR. HH., también se utiliza el de análisis de personas y el análisis de personal. ¿Hay alguna diferencia?

Diferencia entre el análisis de RR. HH., el análisis de personas y el análisis de personal

En la práctica, estos términos suelen utilizarse indistintamente, pero no son lo mismo.

El análisis de RR. HH. es un concepto global que examina los datos de las métricas de RR. HH. y su impacto en la empresa a través de la visión de los empleados. Las métricas de RR. HH. son, en gran medida, responsabilidad del departamento de RR. HH., por lo que este tipo de análisis es relevante para nuestros compañeros profesionales de RR. HH..

El análisis de personas también utiliza los resultados de las métricas de RR. HH., pero los estudia en términos de la toma de decisiones de los empleados. Por ejemplo, analiza cómo se justifican las inversiones en talento competitivo y ayuda a decidir si se debe continuar invirtiendo en personal y cómo hacerlo.

Cuando hablamos de los dos tipos de análisis anteriores, nos referimos principalmente a los empleados a tiempo completo que llegan, se van, toman decisiones, influyen en el desarrollo empresarial, etc.

El análisis del personal también abarca a los empleados a tiempo parcial, autónomos, equipos de proyectos, voluntarios, becarios, consultores externos y cualquier otra persona que interactúe en algún momento con la empresa. Este tipo de análisis se encarga únicamente de los asuntos internos de la propia plantilla de la empresa y está dirigida a tomar decisiones más meditadas sobre los vectores de desarrollo del propio equipo.

Aquí, el impacto en los procesos empresariales se tiene en cuenta de forma superficial: haciendo un análisis del personal, por ejemplo, podemos entender si la empresa debe cambiar a un modo de trabajo híbrido, si debe contratar más autónomos, qué puesto requiere más atención, etc.

Los tres tipos de análisis están interrelacionados y se utilizan para crear una estrategia de RR. HH. completa, que a su vez afecta a la estrategia empresarial.

También hay un cuarto tipo de análisis: el análisis del talento. En este caso, le compete tomar decisiones sobre grupos específicos de empleados que necesitan desarrollarse dentro de la empresa. Es muy similar al análisis de personal; de hecho, es parte del mismo. Aquí todo depende del concepto de "talento": en Occidente, en el ámbito de los RR. HH. involucra a cualquier empleado, pero en este caso, se puede usar como un empleado "estrella", uno que aspira a más y al que merece la pena prestar más atención.

Beneficios del análisis de RR. HH. para los RR. HH. y para la empresa

Asistencia para el reclutamiento

El reclutamiento puede convertirse en un proceso tedioso y costoso, sobre todo si no hay evidencias de que se necesitan talentos específicos o ciertas habilidades técnicas y sociales que aumenten las posibilidades de una alta productividad.

Solución: El análisis de RR. HH. ayuda a comprender qué cualidades necesitan los candidatos, qué candidatos buscar, en qué centrarse y cómo descartar candidatos desde el principio.

Ayuda a tomar decisiones y contribuye al desarrollo de la empresa

Para tomar decisiones sobre clientes, desarrollo y expansión de la empresa, trabajar con nuevas perspectivas y mercados, es necesario partir de cifras concretas sobre la situación de la empresa en cada momento. Es imprescindible para saber si hay suficientes empleados para los nuevos objetivos estratégicos de la empresa, cuál es el estado del personal, cuál es el clima actual del equipo y si se requiere motivación adicional, teniendo en cuenta los nuevos vectores de trabajo.

Solución: El análisis de RR. HH. proporciona los datos necesarios para tener la oportunidad de realizar un seguimiento de los cambios y realizar ajustes de forma rápida, con el fin de evitar el agotamiento, el exceso de trabajo o el deseo de los empleados de cambiar de proyecto/ámbito (que puede estar asociado a una carga de trabajo adicional debido a los planes y objetivos de la gerencia).

Asistencia para la gestión de crisis

Hay ocasiones en las que una empresa no se mantiene al día con las tareas y el seguimiento del equipo, lo que provoca una mayor rotación de empleados y nuevos despidos. La respuesta a tales desafíos debe ser rápida.

Solución: El análisis de RR. HH. ayuda a reconsiderar si, en condiciones de crisis e incertidumbre, el equipo puede hacer frente a la situación por sí solo, sin necesidad de incorporar nuevos empleados, ya que puede ser difícil reemplazar a los que se fueron. A veces, el reclutamiento interno y el seguimiento de "estrellas" y talentos dentro de una empresa ayuda, no solo a ahorrar en el reclutamiento, sino también a ofrecer a las personas los retos que necesitan para superar el agotamiento. Nuevos horizontes, promociones y traslados a un puesto o proyecto más adecuado ayudan a superar el aburrimiento y las ganas de marcharse. Y los líderes en sus nuevos puestos son una inyección de "sangre fresca" y soluciones novedosas y un punto a favor para la capacidad de ahorro del empresario.

Ayuda a gestionar al equipo de manera eficiente

Está muy bien no tener más de 20-30 empleados y no tener que cansarse de asegurarse de que todos estén cómodos y que el trabajo avance. ¿Te imaginas lo que tienen que hacer las empresas con miles de talentos en su plantilla? Toda la empresa depende de los datos recopilados correctamente por las métricas de RR. HH. y de las decisiones que se toman posteriormente, porque las personas son su principal fuerza motriz.

¿El análisis de RR. HH. tiene alguna desventaja?

Hay algunas, y son consecuencia de las ventajas. Tomemos el ejemplo anterior e imaginemos que realmente tiene >2000 empleados. En este caso, las métricas que se supone que deben ayudarte no se pueden contar manualmente o necesitarás la misma plantilla de especialistas en RRHH.

Problema: Alto volumen de información.

Solución: Automatización de los RR. HH.. El recuento automatizado de métricas en tiempo real ayuda a los profesionales a controlar el pulso del equipo en todo momento, sobre todo si hay que elaborar un informe rápidamente y saber cuáles son las decisiones que no pueden esperar.

Pero incluso con la automatización implementada, sigue habiendo preguntas: ¿cómo se puede determinar en cuáles métricas centrarse primero?, ¿cómo desarrollar el sistema, mantener y mejorar la investigación en el equipo y su impacto en la toma de decisiones?

Problema: Garantizar el desarrollo del análisis de datos dentro de la empresa, la necesidad de contratar a un especialista.

Solución: El sistema de gestión de RR. HH. con el apoyo de especialistas independientes, ayuda a saber "qué hacer", "cómo contar" y "qué hacer si se quiere contar de una forma diferente". Por lo general, el equipo de soporte del sistema de gestión de RRHH desarrolla y mejora este producto, por lo que tendrás una buena oportunidad de obtener actualizaciones periódicas de análisis de RRHH e incluso, realizar consultas muy especializadas para tu empresa. Los cálculos rutinarios que el sistema hará automáticamente te ayudarán a centrarte solo en conocer a la empresa y al equipo.

Cómo comenzar con el análisis de RR. HH.

Determina los problemas empresariales en los que debes centrarte incluyendo un desglose detallado de las funciones de RR. HH. y la necesidad de datos para resolverlos.

• Identifica las métricas que impulsarán los resultados y mejorarán las funciones de RR. HH. para cumplir con los objetivos a largo plazo.
• Contrata un analista. Los científicos de datos pueden realizar un seguimiento de la calidad y la precisión de los datos, ayudar a los profesionales de RR. HH. a aplicar los resultados a sus departamentos y los problemas de la empresa y formar a los empleados en las complejidades del proceso de análisis de RR. HH.
• Adquiere un módulo de análisis de RR. HH. o un sistema de Gestión de RR. HH. con esta funcionalidad si tuy tus compañeros de trabajo sienten la necesidad de evaluaciones de calidad y desean ahorrar tiempo.
• Utiliza los informes para mantener un diálogo constructivo con la gerencia de la empresa, influir en los cambios de políticas del personal, aprobar el presupuesto, etc. Realiza reuniones periódicas para presentar los resultados del trabajo del departamento de RR. HH., haciendo referencia a los datos obtenidos. De esta forma, los empleados pueden adaptarse gradualmente al auge de los análisis en la cultura del trabajo.

¿Cuáles son las métricas clave de RR. HH.?

Hablamos de las métricas de RR. HH. con más detalle en el artículo, pero aquí se expone una breve selección de métricas clave, cuyos indicadores se utilizan a menudo en el análisis de RR. HH. También se suelen emplear en los informes automatizados de los sistemas de gestión de RR. HH.

Tiempo hasta la contratación. Esta métrica también se conoce como "tiempo de contratación" y abarca el tiempo transcurrido desde el primer contacto con el candidato hasta que es contratado. La métrica muestra, entre otras cosas, la competencia del equipo de contratación, porque muestra cuánto tiempo lleva realizar todos los pasos de la contratación.

Embudo de contratación. Una métrica que muestra el estado de los candidatos a uno o varios puestos de trabajo dentro de una empresa.

Rotación de personal. Esta métrica se calcula dividiendo el número de personas que abandonan la empresa durante un período de tiempo determinado por el número medio de empleados durante el mismo período,  multiplicado por 100%. Es una de las principales métricas de RR. HH. que permite determinar rápidamente el clima de la empresa y detectar situaciones críticas en el equipo.

Eficiencia y potencial. Esta métrica es bastante difícil de calcular, ya que los profesionales de RR. HH. suelen debatir sobre cómo valorar correctamente el potencial y la productividad de un empleado en el lugar de trabajo durante un período de tiempo determinado. Hay una herramienta sencilla que es de utilidad en estos casos: la matriz 9-Box. Puede basarse en cualquier indicador, incluido el potencial y la eficiencia, así como mostrar la correlación de los resultados de los empleados en ellos. Puede obtener estos indicadores durante las evaluaciones de personal.

Solicitudes de permisos. La métrica muestra cuántos días de permiso se han tomado los empleados durante el período, qué tipo de permisos se han utilizado, etc.

Objetivos y resultados clave. El número de objetivos activos y cerrados de los empleados, el momento de su cierre, el progreso de los objetivos. Métrica importante para el seguimiento de la productividad.

Ventajas de usar un software de análisis de RR. HH.

Al igual que ocurre con el muestreo de las métricas que los profesionales de recursos humanos necesitan para trabajar adecuadamente con el equipo y gestionar su desempeño, mantener el análisis requiere tiempo y dedicación. Si tu empresa tiene los recursos para contratar a un analista de RRHH, aprovéchalos. Pero incluso si dicho empleado ya trabaja en la empresa, debes proporcionarle un entorno cómodo para trabajar, como un módulo para la gestión de RRHH que realice automáticamente los cálculos y muestre las estadísticas.

1. Por lo general, en los sistemas de gestión de RR. HH. modernos, se incluyen informes. A partir de estos informes, actualizados en tiempo real, es posible utilizar fácilmente los datos para tomar decisiones empresariales que dependen del estado de los empleados. ¿Qué otras ventajas ofrece el software de RR. HH.?
2. Tiene decenas (30 o más) de informes disponibles que actualizan automáticamente los datos.
3. Es posible usar los resultados de los informes para reuniones o debates: se descargan en formatos cómodos que son fáciles de imprimir y mostrar
4. Con el uso del software, no solo se puede hacerseguimiento de los cambios en el equipo, sino también predecir su estado, lo que sirve como medida preventiva en caso de alta rotación, agotamiento, etc.
5. Métricas tan complicadas como la eficiencia y el potencial son bastante costosas de calcular manualmente, por lo que es mejor utilizar ciclos de evaluación, que también están disponibles en los sistemas de gestión de RR. HH.

Recuerda que ahorrar tiempo y nervios a tus empleados y aumentar su compromiso y rendimiento (toda esta responsabilidad se puede transferir a una funcionalidad automatizada) te costará unos $30 al mes. Invertir una cantidad de dinero bastante modesta a veces puede marcar una gran diferencia. Por lo tanto, a la hora de considerar una dirección de análisis de RR. HH. moderna para el trabajo, presupuesta en consecuencia y disfruta de recuentos automatizados, análisis e informes convenientes en tiempo real de los que no tengas que preocuparte de procesar y mostrar.