¿Qué es un HRMS? Funciones y objetivos

Un HRMS , un Sistema de Gestión de Recursos Humanos o de Gestión del Capital Humano (por sus siglas en inglés), es un sistema CRM centrado en la gente de una empresa y no en sus clientes, con herramientas y tecnologías de apoyo que permiten atraer, comprometer y retener a las personas adecuadas para el éxito del negocio.

Los procesos de reclutamiento, selección, atracción de talento, orientación, entrenamiento y desarrollo del personal, evaluación del desempeño, establecimiento de remuneración y beneficios, motivación, relacionarse de forma apropiada con cada miembro del equipo y garantizar la seguridad en el empleo, se automatizan de forma integrada mediante la implementación de un Software de Gestión de Recursos Humanos y analíticas de RRHH.

Los sistemas HRMS están orientados a la acogida, retención y seguimiento de los activos más importantes de la empresa: sus empleados. Las tareas mecánicas del departamento de RRHH se sustituyen por programas y bases de datos que permiten extraer la información almacenada y realizar análisis de diferente complejidad para realizar la toma de decisiones.

Permite el seguimiento de la productividad a varios niveles, según las necesidades de cada segmento en la organización, así como la autogestión de los empleados para resolver por sí mismos sus dudas y requerimientos.

Historia del HRMS

1970. Al principio, la gestión de recursos humanos era una función realizada por medio de documentos en papel. Las empresas comenzaron a interesarse por la automatización de las nóminas de sus empleados como primera necesidad. En aquella época, la tecnología disponible eran grandes ordenadores llamados "mainframe", los cuales entraron en escena para el procesamiento de información masiva. La introducción y recuperación de datos se hacía a través de terminales de pantalla verde conectados a estos ordenadores centrales y los informes básicos se imprimían en papel, como por ejemplo, las listas de empleados con sus datos asociados.

A finales de la década, SAP lanzó el producto ERP SAP R/2, que integraba y combinaba la gestión de los recursos humanos con la planificación de la producción, la gestión de materiales y las funciones de gestión financiera en una única base de datos.

1980. PeopleSoft crea un ERP basado en tecnología cliente-servidor que se desarrolló a partir de funciones específicas de RRHH, a diferencia de SAP R/2 y R/3, donde la función financiera era el núcleo del sistema y los programas de software de RRHH eran un complemento.

1990. A principios de esta década, aparecieron en el mercado nuevos proveedores de software de gestión de RRHH. Oracle y JD Edwards introdujeron sistemas con funcionalidades ampliadas en el ámbito de la gestión de recursos humanos: gestión de nóminas, beneficios para los empleados, contratación de personal, compensación, desempeño, necesidades de formación y generar diversos informes con la posibilidad de crearlos ad-hoc.

En esta década se produjo el salto a la tecnología WEB, lo que hizo innecesaria la instalación local del HRMS. También se inició la automatización de nuevos procesos y la atención a las necesidades de información en los distintos niveles de la empresa, tanto para los gerentes como para los propios empleados, a través de la autogestión. Se crearon bolsas de trabajo, que permitían la comunicación entre reclutadores y candidatos.

2000 - 2010. Los sistemas tecnológicos en la nube se consolidan como un modelo de solución en el que el proveedor mantiene el software y realiza las actualizaciones pertinentes. El cliente paga por el servicio prestado, no necesita infraestructura para el procesamiento y almacenamiento de la información, ni personal dedicado al mantenimiento del software.

Desde 2020. Se siguen innovando soluciones que se adaptan a empresas de cualquier tamaño y tipo de modelo de gestión de recursos humanos. Las tecnologías de aprendizaje automático y análisis predictivo se están integrando en muchos sistemas de gestión de recursos humanos (SGRH), como por ejemplo, la inteligencia artificial para apoyar aún más la gestión de la contratación y el onboarding, entre otros. La tendencia es cuidar y retener al empleado para que este cuide y retenga a los clientes.

Funciones y objetivos de un HRMS

Un HRMS permite dinamizar, acelerar, automatizar y optimizar los procesos del departamento de recursos humanos. Si se quiere tener un sistema de gestión del capital humano (HRMS, por sus siglas en inglés) completo e integrado, todo el ciclo de vida del empleado en la empresa debe estar digitalizado, desde la entrada hasta la salida por cualquier motivo.

Otra función importante es que los propios empleados puedan utilizar la herramienta para buscar recursos, modificar sus perfiles, gestionar sus ausencias, introducir facturas, pagos y remuneraciones. El objetivo es evitar que el departamento de recursos humanos actúe como intermediario entre el empleado y la información que ha creado o que le pertenece.

Los módulos más comunes de un software de gestión de recursos humanos son:

• Almacenamiento de información (base de datos)
• Autoservicio del empleado
• Onboarding (Incorporación) y adaptación
• Reclutamiento
• Compromiso de los empleados (encuestas)
• Gestión del desempeño
• Administración de beneficios
• Gestión de la nómina
• Gestión de ausencias y permisos
• Aprendizaje y desarrollo
• Gestión del talento
• Gestión de casos
• Gestión del tiempo
• Análisis de RRHH

Por qué es importante un HRMS

Las empresas están interesadas en desarrollar una visión corporativa y una cultura de trabajo que refleje la fuerza de la empresa ante la vista de sus clientes. Un sistema de gestión de recursos humanos proporciona gran cantidad de información sobre el empleado desde el momento de su contratación hasta el final de la relación laboral.

En esta plataforma, es posible comunicar las normas y medidas de seguridad que garantizan un comportamiento ético y correcto por parte de todos quienes participan en la empresa. Por supuesto, es muy importante invertir esfuerzos y recursos financieros en la solución adecuada, así como en un proveedor de HRMS confiable.

• Proporcionar un canal de comunicación

Un software de gestión de recursos humanos garantiza el rápido intercambio de información entre todos los niveles en un circuito cerrado en el que se pueden compartir libremente opiniones, decisiones y puntos de vista. La adaptación de los nuevos empleados al entorno de trabajo puede llevarse a cabo con la máxima eficacia. El sistema permite personalizar y controlar la incorporación (onboarding) en un único sistema.

• Promover la transparencia

La transparencia en el flujo de trabajo permite a los empleados tener una visión general de los procesos, saber lo que ocurre a su alrededor y cooperar con sus compañeros. El acceso e intercambio de información entre los distintos departamentos se ve facilitado por los canales de comunicación que ofrece el sistema.

• Gestión del desempeño

Con un Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS) es posible establecer y evaluar los objetivos de cada empleado, equipo o empresa, controlar el progreso de la consecución de los objetivos y la eficiencia de la empresa.

• Mejora la eficacia de la organización

Un HRMS mejora sustancialmente la eficacia de una empresa. Como sistema integrado, permite la consistencia y coherencia de los resultados en la gestión de las diferentes actividades de RRHH. Los resultados, así como todo lo que ocurre en la empresa, pueden ser comunicados a todos los niveles.

Los objetivos de la empresa pueden establecerse y desglosarse hasta los objetivos individuales, lo que permite visualizar el progreso, las desviaciones y las acciones correctivas adecuadas. Promueve el trabajo en equipo y facilita la comunicación entre empleados. Todo esto refuerza el compromiso y se traduce en una mayor productividad y en el crecimiento de la organización.

Características de un HRMS

Cada HRMS puede ofrecer diferentes funcionalidades, existen HRMS en el mercado que pueden ajustarse mejor al tamaño y necesidades de cada empresa. Encontrar el HRMS que se adapte a las necesidades de tu empresa es rápido y sencillo con PeopleForce.

PeopleForce es una plataforma de automatización de RRHH que facilita y optimiza las funciones de RRHH y el proceso de contratación. Además, PeopleForce ayuda a ahorrar el tiempo de los profesionales de RRHH y a centrarse en lo que es importante: las personas.

En general, el sistema define 6 procesos centrales de RRHH:

• PeopleHR - esta es la parte principal de la plataforma, donde se almacena toda la información sobre cada empleado, los permisos y los documentos se regulan y se reportan, se puede personalizar el onboarding y offboarding de los empleados, mantener la comunicación interna, ver el calendario de todos los eventos: días festivos, vacaciones, cumpleaños. El sistema cuenta con un módulo de analíticas de RRHH que genera los informes y análisis de RRHH de forma automática y oportuna, teniendo en cuenta los últimos datos de la base de datos.
• PeopleRecruit - para reclutadores y especialistas en RRHH, que trabajan con currículos y candidatos, generan ofertas de empleo y coordinan el proceso de contratación. Permite recopilar información sobre los candidatos y analizar los currículos a través de PeopleForce Prospector. Esta extensión vinculará automáticamente a los candidatos con las posiciones abiertas en el equipo.
• PeoplePulse - este módulo ofrece a las empresas la posibilidad de enviar encuestas a los empleados para conocer su grado de satisfacción y evaluar la situación global del negocio. Puedes crear tus propias preguntas o utilizar plantillas ya preparadas por el sistema, establecer la dinámica de envío y ver un tablero con todas las métricas basadas en los resultados.
• PeoplePerform - este módulo ayuda a evaluar el desempeño de la empresa con OKRs, monitorizar KPI's, reuniones 1 a 1, feedback de 360 grados. Permite realizar fácilmente revisiones de desempeño, establecer y evaluar objetivos para cada empleado, equipo o empresa, y supervisar el estado de los objetivos y los cambios en los resultados para que el equipo sea más eficiente y exitoso.
• PeopleTime - este módulo permite realizar un seguimiento del tiempo de cada empleado o proyecto y llevar un control de la eficiencia.
• PeopleDesk - ayuda a gestionar todos los asuntos relacionados con la organización o el trabajo con Recursos Humanos, la gerencia u otros problemas, notas, apelaciones o quejas del equipo.

Beneficios de un HRMS

La gestión del capital humano es una prioridad para las empresas que deben atraer el mejor talento para posicionarse en el mercado, por lo que la implantación de un HRMS favorece ampliamente la consecución de este objetivo en términos de:

• Redirección de esfuerzos. La impementación de un HRMS permite la automatización de tareas mecánicas y repetitivas que restan tiempo a las tareas estratégicas de los gestores, que son las más importantes para la empresa y las más desafiantes para ellos.
• Seguimiento de los KPI's. El HRMS facilita la evaluación del crecimiento de la empresa en términos de productividad, desempeño y satisfacción del cliente. Algunos ejemplos de KPI's podrían ser la rotación de empleados, el nivel de absentismo y la consecución de objetivos.
• Optimización de tareas. Un HRMS permite recoger datos relevantes y centralizarlos en una base de datos segmentada, automatizar los flujos de trabajo y proporcionar visibilidad online de lo que ocurre en la empresa mediante la generación de tablas, informes y gráficos.
• Permite la autogestión. Cualquier duda que tengan los empleados sobre aspectos de su contratación y desempeño puede ser resuelta consultando el sistema. Esto da autonomía al empleado y alivia la carga de trabajo del departamento de RRHH. Algunas funcionalidades son la solicitud de vacaciones, el envío de documentos, la realización de evaluaciones o la presentación de reclamaciones.
• Protege los datos sensibles. Los HRMS proporcionan seguridad y protección contra la piratería de los datos de la empresa y de los empleados. También evitan el acceso de usuarios no autorizados. Cada empleado puede ver sus datos con contraseñas seguras y no puede acceder a la información de otros empleados si no está autorizado según las normas de la empresa. El sistema también permite configurar los perfiles de los usuarios, por lo que los responsables de RRHH pueden establecer qué tipo y cantidad de información puede ver y actualizar cada perfil.
• Rentabilidad. Un HRMS ayuda a reducir los costes al reducir el tiempo dedicado a tareas que antes se hacían manualmente. Además, el almacenamiento de la información en el software del SGRH supone un ahorro sustancial de espacio físico. Las horas de trabajo se reducen en los procesos de control y seguimiento, gracias a la automatización de estos procesos. La integración que proporciona el sistema evita la generación de errores y la inversión de esfuerzos en su corrección.
• Sistema de gestión de la contratación. Puede crear puestos de trabajo y publicarlos en sitios de búsqueda de empleo, ahorrando tiempo para tareas más importantes.
• Gestión del desempeño . Establece y evalúa los objetivos de cada empleado, equipo o empresa, monitorea el progreso de la consecución de objetivos y la eficiencia de la empresa.
• Informes de RRHH y datos de personas. Sus reportes y analíticas de RRHH serán siempre relevantes y oportunos, porque el sistema los generará automáticamente en cualquier momento, tomando los datos más recientes de la base de datos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la abreviatura de HRMS?

HRMS: Human Resources Management System (Sistema de Gestión de Recursos Humanos, SGRH)

¿Cuál es la diferencia entre HRIS y HRMS?

HRIS: Human Resources Information System (Sistema de Información de Recursos Humanos); HRMS: Human Resources Management System (Sistema de Gestión de Recursos Humanos).

La diferencia entre ambos se establece por las funcionalidades que implican y los procesos de RRHH que soportan. El alcance de ambos es notablemente diferente, el HRMS incluye las funcionalidades del HRIS y otras adicionales.

¿Qué hace un HRMS?

Soporta todos los procesos de RRHH relacionados con un empleado, desde la contratación hasta la jubilación. Permite a los usuarios realizar tareas, analizar tendencias de datos críticos, crear y gestionar informes. Gestiona información dinámica o que cambia con frecuencia, como asistencia, vacaciones, nóminas, desempeño, evaluación, reuniones, etc.

¿Qué problemas resuelve el HRMS?

• Incorporación (onboarding) y adaptación eficientes
• Desarrollar una oferta de entrenamiento y desarrollo para los empleados alineada con los objetivos empresariales.
• Disminuir la rotación de empleados.
• Aumentar la eficiencia operativa de las organizaciones y sustituir las tareas manuales de administración de RRHH.
• Gestión de los datos de los empleados