Un HRMS , un Sistema de Gestión de Recursos Humanos o de Gestión del Capital Humano (por sus siglas en inglés), es un sistema CRM centrado en la gente de una empresa y no en sus clientes, con herramientas y tecnologías de apoyo que permiten atraer, comprometer y retener a las personas adecuadas para el éxito del negocio.
Los procesos de reclutamiento, selección, atracción de talento, orientación, entrenamiento y desarrollo del personal, evaluación del desempeño, establecimiento de remuneración y beneficios, motivación, relacionarse de forma apropiada con cada miembro del equipo y garantizar la seguridad en el empleo, se automatizan de forma integrada mediante la implementación de un Software de Gestión de Recursos Humanos y analíticas de RRHH.
Los sistemas HRMS están orientados a la acogida, retención y seguimiento de los activos más importantes de la empresa: sus empleados. Las tareas mecánicas del departamento de RRHH se sustituyen por programas y bases de datos que permiten extraer la información almacenada y realizar análisis de diferente complejidad para realizar la toma de decisiones.
Permite el seguimiento de la productividad a varios niveles, según las necesidades de cada segmento en la organización, así como la autogestión de los empleados para resolver por sí mismos sus dudas y requerimientos.
1970. Al principio, la gestión de recursos humanos era una función realizada por medio de documentos en papel. Las empresas comenzaron a interesarse por la automatización de las nóminas de sus empleados como primera necesidad. En aquella época, la tecnología disponible eran grandes ordenadores llamados "mainframe", los cuales entraron en escena para el procesamiento de información masiva. La introducción y recuperación de datos se hacía a través de terminales de pantalla verde conectados a estos ordenadores centrales y los informes básicos se imprimían en papel, como por ejemplo, las listas de empleados con sus datos asociados.
A finales de la década, SAP lanzó el producto ERP SAP R/2, que integraba y combinaba la gestión de los recursos humanos con la planificación de la producción, la gestión de materiales y las funciones de gestión financiera en una única base de datos.
1980. PeopleSoft crea un ERP basado en tecnología cliente-servidor que se desarrolló a partir de funciones específicas de RRHH, a diferencia de SAP R/2 y R/3, donde la función financiera era el núcleo del sistema y los programas de software de RRHH eran un complemento.
1990. A principios de esta década, aparecieron en el mercado nuevos proveedores de software de gestión de RRHH. Oracle y JD Edwards introdujeron sistemas con funcionalidades ampliadas en el ámbito de la gestión de recursos humanos: gestión de nóminas, beneficios para los empleados, contratación de personal, compensación, desempeño, necesidades de formación y generar diversos informes con la posibilidad de crearlos ad-hoc.
En esta década se produjo el salto a la tecnología WEB, lo que hizo innecesaria la instalación local del HRMS. También se inició la automatización de nuevos procesos y la atención a las necesidades de información en los distintos niveles de la empresa, tanto para los gerentes como para los propios empleados, a través de la autogestión. Se crearon bolsas de trabajo, que permitían la comunicación entre reclutadores y candidatos.
2000 - 2010. Los sistemas tecnológicos en la nube se consolidan como un modelo de solución en el que el proveedor mantiene el software y realiza las actualizaciones pertinentes. El cliente paga por el servicio prestado, no necesita infraestructura para el procesamiento y almacenamiento de la información, ni personal dedicado al mantenimiento del software.
Desde 2020. Se siguen innovando soluciones que se adaptan a empresas de cualquier tamaño y tipo de modelo de gestión de recursos humanos. Las tecnologías de aprendizaje automático y análisis predictivo se están integrando en muchos sistemas de gestión de recursos humanos (SGRH), como por ejemplo, la inteligencia artificial para apoyar aún más la gestión de la contratación y el onboarding, entre otros. La tendencia es cuidar y retener al empleado para que este cuide y retenga a los clientes.
Un HRMS permite dinamizar, acelerar, automatizar y optimizar los procesos del departamento de recursos humanos. Si se quiere tener un sistema de gestión del capital humano (HRMS, por sus siglas en inglés) completo e integrado, todo el ciclo de vida del empleado en la empresa debe estar digitalizado, desde la entrada hasta la salida por cualquier motivo.
Otra función importante es que los propios empleados puedan utilizar la herramienta para buscar recursos, modificar sus perfiles, gestionar sus ausencias, introducir facturas, pagos y remuneraciones. El objetivo es evitar que el departamento de recursos humanos actúe como intermediario entre el empleado y la información que ha creado o que le pertenece.
Los módulos más comunes de un software de gestión de recursos humanos son:
Las empresas están interesadas en desarrollar una visión corporativa y una cultura de trabajo que refleje la fuerza de la empresa ante la vista de sus clientes. Un sistema de gestión de recursos humanos proporciona gran cantidad de información sobre el empleado desde el momento de su contratación hasta el final de la relación laboral.
En esta plataforma, es posible comunicar las normas y medidas de seguridad que garantizan un comportamiento ético y correcto por parte de todos quienes participan en la empresa. Por supuesto, es muy importante invertir esfuerzos y recursos financieros en la solución adecuada, así como en un proveedor de HRMS confiable.
Un software de gestión de recursos humanos garantiza el rápido intercambio de información entre todos los niveles en un circuito cerrado en el que se pueden compartir libremente opiniones, decisiones y puntos de vista. La adaptación de los nuevos empleados al entorno de trabajo puede llevarse a cabo con la máxima eficacia. El sistema permite personalizar y controlar la incorporación (onboarding) en un único sistema.
La transparencia en el flujo de trabajo permite a los empleados tener una visión general de los procesos, saber lo que ocurre a su alrededor y cooperar con sus compañeros. El acceso e intercambio de información entre los distintos departamentos se ve facilitado por los canales de comunicación que ofrece el sistema.
Con un Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS) es posible establecer y evaluar los objetivos de cada empleado, equipo o empresa, controlar el progreso de la consecución de los objetivos y la eficiencia de la empresa.
Un HRMS mejora sustancialmente la eficacia de una empresa. Como sistema integrado, permite la consistencia y coherencia de los resultados en la gestión de las diferentes actividades de RRHH. Los resultados, así como todo lo que ocurre en la empresa, pueden ser comunicados a todos los niveles.
Los objetivos de la empresa pueden establecerse y desglosarse hasta los objetivos individuales, lo que permite visualizar el progreso, las desviaciones y las acciones correctivas adecuadas. Promueve el trabajo en equipo y facilita la comunicación entre empleados. Todo esto refuerza el compromiso y se traduce en una mayor productividad y en el crecimiento de la organización.
Cada HRMS puede ofrecer diferentes funcionalidades, existen HRMS en el mercado que pueden ajustarse mejor al tamaño y necesidades de cada empresa. Encontrar el HRMS que se adapte a las necesidades de tu empresa es rápido y sencillo con PeopleForce.
PeopleForce es una plataforma de automatización de RRHH que facilita y optimiza las funciones de RRHH y el proceso de contratación. Además, PeopleForce ayuda a ahorrar el tiempo de los profesionales de RRHH y a centrarse en lo que es importante: las personas.
En general, el sistema define 6 procesos centrales de RRHH:
La gestión del capital humano es una prioridad para las empresas que deben atraer el mejor talento para posicionarse en el mercado, por lo que la implantación de un HRMS favorece ampliamente la consecución de este objetivo en términos de:
HRMS: Human Resources Management System (Sistema de Gestión de Recursos Humanos, SGRH)
HRIS: Human Resources Information System (Sistema de Información de Recursos Humanos); HRMS: Human Resources Management System (Sistema de Gestión de Recursos Humanos).
La diferencia entre ambos se establece por las funcionalidades que implican y los procesos de RRHH que soportan. El alcance de ambos es notablemente diferente, el HRMS incluye las funcionalidades del HRIS y otras adicionales.
Soporta todos los procesos de RRHH relacionados con un empleado, desde la contratación hasta la jubilación. Permite a los usuarios realizar tareas, analizar tendencias de datos críticos, crear y gestionar informes. Gestiona información dinámica o que cambia con frecuencia, como asistencia, vacaciones, nóminas, desempeño, evaluación, reuniones, etc.
La retención de empleados se ha convertido en un gran dolor de cabeza para las empresas. Muchas empresas, incluso las más exitosas, pueden estar lidiando con empleados descontentos detrás de bastidores.
En un claro ejemplo de innovación, Hubbing LATAM se asoció con PeopleForce para revolucionar su departamento de RRHH.
¡Advertencia! No leas esto si no quieres saber cómo utilizar las herramientas de gestión de RRHH para convertirte en un manager empoderado.