Функции и задачи HRM системы управления персоналом

Не секрет, что HR менеджеры проявляют творческий подход в подборе и сохранении лучших талантов. Amazon недавно объявила, что тестирует 30-часовую рабочую неделю. Airbnb ежегодно дает сотрудникам стипендию в размере 2000 долларов на отдых. А автоматизация HR бизнес-процессов уже не новый тренд в мировой HR практике, однако, она только начала затрагивать локальные процессы HR-отдела.

По нашим внутренним исследованиям, большинство компаний планируют автоматизировать HR менеджмент в ближайшее время, в отличии от статистики за прошлый год, поэтому правильный выбор системы для управления персоналом (HRM) является важным процессом для оптимизации многих бизнес процессов, а не только HR отдела.

Так что же важнее всего, когда речь идет о привлечении новых талантов и сохранении лучших профессионалов при помощи HRM-системы? Давайте разбираться вместе.

Что такое HRM?

Human Resource Management (HRM) или Human Resources Information System ( HRIS ) – это система, которая помогает привлекать и удерживать не покупателей, а собственный персонал. Это комплексная система автоматизации найма, отбора, привлечения персонала, обеспечения ориентации, обучения и развития, оценки их работы, определения вознаграждения и предоставления льгот, мотивации, поддержания надлежащих отношений с каждым членом команды и обеспечения безопасности работы за счет применения программ для HR и HR-аналитики.

Выбор программы для HR-менеджеров и правильной системы для управления персоналом – важный процесс для компании. В любой отрасли существует немного успешных компаний, у которых нет какой-либо программы для автоматизации HR на данном этапе. Уже недостаточно иметь списки сотрудников и их зарплат, а также Exсel таблицы с отпусками и больничными, требуется более сложная система, в которой можно видеть информацию по каждому кандидату, сотруднику, отделу или подразделению, оценивать вовлеченность, собирать обратную связь от сотрудников для анализа удовлетворенности, вести учет по рабочим часам, отпускам и больничных в рамках одной системы. Современные технологии изменили ситуацию в управлении рутинными HR процессами, предоставляя удобное программное обеспечение для HR менеджеров и сотрудников компаний. HRM/HRIS система помогла эффективно разрушить бюрократию и «сгладить» многие организационные моменты, чтобы улучшать HR бренд.

Вам также может быть интересна статья: Сравниваем топ-5 HRM-систем и выбираем лучшую

Преимущества автоматизации HR при помощи HRM

Понятно, что строгий рабочий график с девяти до пяти устарел и это не помогает работодателям привлечь или сохранить лучшие таланты сегодняшнего дня. Исследование Global Talent Trends 2019 года показало, что 51 % сотрудников хотели бы, чтобы их компания предложила более гибкие часы работы. Независимо от отрасли, гибкость очень важна, более того она снижает стресс на рабочем месте, повышает психическое благополучие и производительность труда.

В функции отдела кадров входит отслеживание истории, навыков, способностей, зарплат и достижений сотрудников. Замена определенных процессов различными уровнями систем HRM для HR может распределить обязанности по управлению информацией с помощью автоматизации HR, которая помогает с:

• управлением заработной платой;
• подбором и адаптацией новичков;
• сбором, хранением и доступом к информации о сотрудниках;
• ведением записей посещаемости и отслеживанием прогулов;
• оценкой эффективности;
• задачами администрации;
• управлением обучением;
• самообслуживанием сотрудников;
• планированием работы сотрудников;
• HR аналитикой и принятием обоснованных решений.
• HRM безопасность.

Безопасность имеет большое значение при выборе HRM системы. Информация, хранящаяся в ней, является очень конфиденциальной, включая собственные данные компании и объемы личной информации о сотрудниках.

Внутренняя безопасность также имеет решающее значение. Информация должна быть защищена паролями, которые имеют различные уровни доступа в зависимости от того, что необходимо для работы. В то время как большинство компаний в настоящее время разрешают сотрудникам получать доступ к частям решений HRM, сотрудники должны понимать важность поддержания целостности системы и защиты безопасности, содержащейся в ней информации (т.е. отсутствие обмена паролями). Также должны быть предусмотрены меры предосторожности для быстрого запрета доступа уволенных сотрудников к системам.

Ключевые соображения при рассмотрении вариантов HRM

Факторы, которые следует учитывать при выборе HRM:

• Помните, что даже если в вашей компании сегодня всего несколько человек, в будущем ее число может увеличиться вдвое или даже в 10 раз. Поэтому выберите систему, которая может расти вместе с вашим бизнесом.
• Другой ключевой фактор, который вы должны учитывать, многие HRM способны выполнить только часть того, что вам нужно для автоматизации. Не стоит менять бесчисленные таблицы и документацию, на бесконечное множество систем для узких задач. Необходимо убедиться, что все, что вам нужно есть в одной HRM платформе, все компоненты надстроек реализованы и работают безупречно.
• Не смотрите только на дизайн, старайтесь оценить функционал HRM комплексно. Продумайте кейсы использования системы; задумайтесь, где вам нужна дополнительная кастомизация; узнайте есть ли в платформе то, что вам необходимо, например, база знаний или добавление собственных полей по сотрудникам. Получив ответы на все свои вопросы, вы можете смело делать свой выбор, но не забывайте обязательно протестировать систему перед покупкой.
• Проверьте также, какие виды обучения и постоянная поддержка доступны для вашего персонала. Вы также должны убедиться, что обещания консультанта по продажам относительно обучения и последующих действий после покупки прописаны прямо в вашем контракте. И свяжитесь с другими организациями, чтобы убедиться, что выбранная вами компания имеет постоянную поддержку.

В поисках подходящей HRM

Найти HRM, которая соответствует вашим потребностям, можно быстро и легко с PeopleForce. PeopleForce – это платформа для HR автоматизации, которая облегчает и оптимизируем работу HR и рекрутинг отдела.

В целом, система определяет 6 основных HR процессов:

• PeopleHR — это основная часть платформы, в которой хранится вся информация о каждом сотруднике, регулируется и ведется отчет отпусков, документов, можно кастомизировать онбординг и офбординг сотрудников, вести внутреннюю коммуникацию, видеть календарь всех событий: праздников, отпусков, дней рождений.
• PeopleRecruit — модуль, сохраняющий всю информацию о кандидатах на различных вакансиях, для рекрутеров и HR специалистов, которые работают с резюме и кандидатами, формируют вакансии и координируют процесс найма.
• PeoplePulse — этот модуль дополняет PeopleHR и дает возможность отправлять опросы сотрудникам, чтобы узнать их удовлетворенность и оценить ситуацию в компании. Вопросы можно создавать свои или использовать готовые шаблоны из системы, задавать динамику отправки и видеть по результатам дашборд со всеми метриками.
• PeoplePerform — этот модуль помогает оценить эффективность работы компании при помощи OKRs, KPI, встреч 1-на-1, 360-градусной оценки. Вы можете легко задавать и оценивать цели по каждому сотруднику, команде или компании, следить за статусом выполнения целей и за изменением результатов, для того, чтобы команда была более эффективной и успешной.

• PeopleTime — этот модуль дополняет тоже PeopleHR и помогает отслеживать время работы каждого сотрудника или проекта и вести учет продуктивности.
• PeopleDesk — самый новый модуль, который помогает с кейс-менеджментом.

Среди других преимуществ:

• адаптация платформы под любые бизнес-процессы и задачи;
• единственная система, которая позволяет управлять всем спектром HR процессов (CRM для HR), а не отдельными блоками — мониторинг и статистика от отклика на резюме до всего жизненного цикла сотрудника;
• локализация интерфейса на русский, украинский и английский языки, что важно для локального рынка;
• индивидуальный подход к каждому клиенту;
• доступность (в разы цена ниже любых западных конкурентов за больший функционал) и гибкость (доступ†на покупка модулей отдельно).

Мы избавим вас от лишних хлопот, выполнив всю тяжелую работу за вас и предоставим вам краткий список совместимых решений оптимального и эффективного управления персоналом. Бронируйте индивидуальное демо уже сегодня!