Audyt potwierdził: PeopleForce zapewnia pełną zgodność z RODO

Bezpieczeństwo i ochrona Twoich danych to nasz priorytet. Aby to udowodnić, poprosiliśmy zaufanych konsultantów ds. ochrony danych o przeprowadzenie niezależnego audytu naszych usług pod kątem ich zgodności z przepisami. Jego wynik jest jednoznaczny – zarówno nasz produkt, jak i procesy w pełni zasługują na certyfikację zgodności z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO).

Pod poniższymi linkami znajdziesz dokumenty potwierdzające uznanie zgodności z RODO:

• Audit Certificate (certyfikat audytu),
• Product Certificate (certyfikat produktu),
• Internal Processes Certificate (certyfikat procesów wewnętrznych).

Audytorzy z firmy KWKR Sp. z o.o. dokładnie zweryfikowali nasze procesy i pracę naszych działów. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby spełnić wysokie standardy RODO – od aktualizacji polityk po rewizję procedur i otrzymaliśmy bezterminowy certyfikat zgodności. Będziemy kontynuować doskonalenie naszych produktów oraz usług zgodnie z jego wymaganiami.

Zawsze mocno podkreślamy, że bezpieczeństwo danych osobowych jest dla nas najważniejsze, dlatego stale ulepszamy i aktualizujemy nasze środki ochrony. W 2022 roku uzyskaliśmy również certyfikat ISO 27001:2013.

Najnowsze potwierdzenie zgodności z RODO to nasz kolejny kamień milowy w kontekście skalowania i rozwijania usług, zwłaszcza na rynku europejskim. Teraz wszyscy nasi Klienci i partnerzy mają 100% pewności, że: po pierwsze – dostarczamy rozwiązania najwyższej jakości, a po drugie – wszelkie dane osobowe przechowywane w PeopleForce są bezpieczne.

Dlaczego zgodność z RODO jest tak ważna?

Dzisiejszy świat kręci się wokół danych i ich bezpieczeństwa. Firma, która chce być wiarygodnym partnerem dla swoich Klientów, musi dbać o nie na wielu poziomach – od prostych protokołów bezpieczeństwa, aż po dostosowanie do regulacji prawnych, takich jak RODO.

RODO, czyli Ogólne rozporządzenie o ochronie danych wprowadzone przez Unię Europejską, to zestaw przepisów dotyczących ochrony danych. Ma na celu ujednolicenie regulacji we wszystkich państwach członkowskich UE i wzmocnienie praw osób fizycznych dotyczących ich danych osobowych.

Kluczowe aspekty zgodności z RODO dla firm dotyczą:

• przestrzegania zasad ochrony danych,
• demonstrowania odpowiedzialności,
• zapewnienia solidnych środków bezpieczeństwa danych,
• wdrożenia ochrony danych w fazie projektowania i domyślnie,
• uzyskiwania zgód na przetwarzanie danych,
• wyznaczenia Inspektorów Ochrony Danych,
• ochrony praw prywatności każdej osoby.

PeopleForce, jako dostawca technologii HR, spełnia wszystkie powyższe standardy.

Co zgodność z RODO oznacza dla naszych Klientów?

Potwierdzenie zgodności z RODO, które otrzymało PeopleForce, stanowi dowód dla naszych Klientów, że:

• bezpieczeństwo ich cennych danych i prywatność użytkowników są naszym priorytetem,
• nieustannie rozwijamy oraz dostosowujemy nasze produkty i usługi do wymogów prawnych,
• przestrzegamy branżowych i globalnie uznanych standardów ochrony prywatności,
• zapewniamy solidne zabezpieczenia, skutecznie chroniące dane osobowe.

Funkcje PeopleForce zapewniające zgodność z RODO

Nasza platforma HR jest wyposażona w szereg narzędzi, dzięki którym wygodnie zadbasz o przestrzeganie zasad ochrony danych kandydatów i pracowników. Oto one:

Ustawienia RODO w procesie rekrutacji

Ustawienia RODO w procesie rekrutacji pomogą Ci realizować politykę żądania zgody na użytkowanie danych osobowych kandydatów. Możesz pobierać od nich zgodę w momencie dodawania danych osobowych do bazy danych firmy, na etapie tworzenia profilu kandydata.

Wniosek o samoobsługę

Pracownicy mogą samodzielnie wprowadzać zmiany w swoich profilach za pomocą specjalnego formularza, szczególnie gdy pewne pola z danymi osobistymi wymagają aktualizacji. Umożliwia on pracownikom śledzenie postępów ich wniosków w systemie, zwiększając przejrzystość i upraszczając procesy w firmie.

Tryb prywatności dla wyświetlania polityk

Jeśli nie chcesz wyświetlać wszystkich polityk w kalendarzu współdzielonym przez zespół, ta funkcja pozwoli Ci ukryć pewne informacje, np. daty rocznic czy czas trwania okresu próbnego pracownika. W ten sposób łatwo ochronisz dane przed publicznym ujawnieniem.

Zanonimizowany schemat organizacyjny

Aby dodatkowo chronić dane swoich pracowników, na schemacie organizacyjnym firmy możesz wyświetlać tylko ich imiona. Dzięki temu wrażliwe informacje nie będą widoczne podczas przeglądania i eksportowania. Możesz również wyłączyć awatary pracowników, zanim udostępnisz eksportowany plik osobom trzecim.

Funkcja Safe Speak

Możliwość anonimowego zgłaszania spraw pozwala chronić prawa osób zgłaszających nieprawidłowości i jest kolejnym aspektem zgodnym z RODO, ponieważ oba te zagadnienia są objęte przepisami UE. Funkcja ta gwarantuje zespołowi bezpieczeństwo, wspiera kulturę przejrzystości i zwiększa wydajność.

Zarządzanie polami pracowników

Nasz system umożliwia elastyczną konfigurację przechowywania informacji w polach katalogu pracowników. Podczas gdy niektóre pola są obowiązkowe, inne można wyłączyć w razie potrzeby, unikając w ten sposób przechowywania niepotrzebnych danych. To samo dotyczy pól niestandardowych.

Specjalne podziękowania dla naszych Klientów!

Jako zespół PeopleForce, serdecznie dziękujemy wszystkim naszym Klientom, którzy korzystają z naszego systemu i pomagają nam go ulepszać. Wierzymy, że potwierdzenie zgodności z RODO, które otrzymaliśmy, umocni naszą wspólną relację. Będziemy dalej usprawniać naszą platformę i dostosowywać ją do Waszych potrzeb, aby pracowało Wam się wygodniej i wydajniej.

A jeśli czytasz ten artykuł, ale jeszcze nie jesteś naszym Klientem – już wiesz, że jesteśmy idealnym wyborem! Dowiedz się więcej o ochronie danych, którą zapewniamy i poznaj pozostałe funkcje –  umów się na prezentację demo. Z przyjemnością odpowiemy na wszystkie Twoje pytania!