Временная «удаленка»: что делать и как перевести сотрудников на удаленную работу

Для некоторых работодателей перевод на удаленную работу — это возможность нанимать и удерживать лучших людей, не ограничивая себя географически. Для других удаленная работа — решение  временной ситуации, вроде пандемии коронавируса, и возможность избежать риска заболевания сотрудников. Но в сегодняшней ситуации это единственное верное решение для тех, кто хочет сохранить свой бизнес и дальше развивать его.

Для нашей команды PeopleForce подобный опыт в новинку, с понедельника мы также, как и большинство украинцев, работаем из дома, чтобы не подвергать себя рискам. Давайте вместе разбираться, как перейти на удаленную работу грамотно и сохранить эффективность, корпоративную культуру и в сжатые сроки наладить все бизнес-процессы.

№1. Сформируйте список приложений и инструментов, которые помогут управлять командой

Для того, чтобы удаленная работа была без потеры эффективности, создайте свой список инструментов, которые позволят поддерживать коммуникацию, следить за выполнением работы, передавать файлы и т.д.

Приложения лучше сразу же условно разделить на категории:

1. Для коммуникации.

Подойдут Slack, Flock, Telegram, Viber. Лучше выбрать какой-то один и внутри его сделать несколько разных чатов — для общения по общим рабочим вопросам, по отдельным проектам, по отделам, для отчетности по выполнению задач. Цель — штучно воспроизвести те коммуникационные процессы, которые уже были, но в онлайн формате.

2. Для постановки задач и контроля их выполнения.

Подойдут Trello, Asana, Notion, Worksection. Важно, чтобы в приложении можно было установить дедлайн, прописать задачу в формате чек-листа (провести декомпозицию), давать комментарии и ставить ответственного за выполнение.

3. Для проведения онлайн собраний.

Конечно, можно воспользоваться Skype, но сегодня есть и более удобные приложения для работы удаленно — Messenger (если нужно провести созвон отдела или проектной группы до 15 человек), Zoom (подойдет для большого количества сотрудников), Google Hangouts Meet (если помимо звонка важно продемонстрировать презентацию или другую графику).

4. Для болтовни по нерабочим вопросам.

Подойдет тот канал коммуникации, который вы выбрали основным (из пункта 1). Это убережет от ненужных, не срочных сообщений в рабочих чатах и поможет сохранить вовлеченность персонала, привычную корпоративную культуру.

5. Для синхронизации действий и ведения документооборота.

Чтобы работа над одним заданием или проектом была удобной и структурированной, воспользуйте Dropbox или Google Drive, где можно открыть доступ для большого количества людей и совместно редактировать файлы в онлайн режиме. Но HR-менеджерам лучше вести документооборот в HRM-системе, чтобы вся информация о текущих кандидатах и сотрудниках, бывших работниках, все копии-оригиналы трудовых договоров были в одном месте.

6. Для контроля использования рабочего времени и организационных процессов.

Подойдет HRM-система PeopleForce, где HR-специалист или руководитель может вести учет эффективности использования рабочих часов, писать и рассылать важные объявления (например, о том, как перейти на удаленную работу так, чтобы всем было комфортно), быстро давать обратную связь и отслеживать, кто будет в отпуске ближайшую неделю, кто заболел, а у кого день рождения.

№2. Регулярно проводите встречи и давайте обратную связь

Для этого лучше создать отдельный чат в выбранном приложении для коммуникации. Форматы могут быть такими:

1. Ежедневный стендап. Это когда сотрудник до начала рабочего дня в общем чате сообщает, чем планирует заняться сегодня, а по его окончанию — какие задачи удалось закрыть, а какие нет и почему.
2. Мастермайнд. Желательно проводить не реже раза в неделю. Суть формата — сотрудник в течение 3-5 минут делиться достижениями и поражениями за неделю, после рассказывает о трудностях, с которыми столкнулся. Дальше у команды есть 3-5 минут, чтобы предложить идеи по устранению проблемы.
3. Привычные вам совещания, но в онлайн режиме .

Если вы руководитель, не забудьте сообщить, куда к вам можно обращаться, по каким вопросам и в какое время. Например, по срочным вопросам писать в Telegram, но важным, но не срочным — на почту.

№3. Сохраните привычный рабочий график или сформируйте новый

Если согласно вашей корпоративной культуре не принято тревожить сотрудников после завершения рабочего дня, желательно не нарушать этот принцип и при удаленной работе. Попросите сотрудников быть на связи согласно графику (например, с 10 до 19) и сообщать, если им нужно на какое-то время отлучиться. Так удастся сохранить work-life balance.

Не забывайте, что в каждой команде есть хотя бы 1 сотрудник, который может работать продуктивно только с помощью асинхронной связи, то есть отключив уведомления в мессенджерах и прочих каналах коммуникации. Этот момент лучше обсудить с коллегами сразу же — если им удобно так работать и их рабочие обязанности разрешают временно выпадать из коммуникации. Пусть сообщают, с какого по какое время они будут не доступны. Вы, как руководитель, обозначьте, в когда сотрудники обязаны быть на связи и по каким причинам.

Если же при переводе сотрудников на удаленную работу вы заметили, что асинхронная связь удобна многим, сразу определите один канал коммуникации, через который можно обращаться по срочным вопросам, а в котором — оставлять не срочные сообщения.

Вам также может быть интересно: Спасаем корпоративную культуру по советам книги «Заряженные на результат. Культура высокой эффективности на практике»

№4. Всю важную информацию фиксируйте письменно

Проводите краткие совещания раз в пару день, записывайте важные идеи, мысли, задачи членов команды или тревожащие их вопросы.

Если это ежемесячное, отчетное собрание, лучше заранее прописать регламент, структуру и темы для обсуждения.

А если планируете обсудить новый проект, лучше заранее (2-3 часа до созвона) прислать информацию о нем: кто и за какие зоны работы отвечает, какие в целом будут задачи и этапы, какие цели, в чем суть проекта и т.д. Это позволит сэкономить время на общении и обсудить только то, что непонятно.

Еще немного важных правил при переводе сотрудников на удаленную работу:

• все правила работы, сотрудничества с клиентами, внешняя документация должны быть в одном месте (например, отдельным проектом в таск-менеджере), а если в вашем HR-отделе большая загрузка, множество хаотичных табличек и файлов, лучше автоматизировать часть HR процессов и хранить рабочую документацию и инструкции в HRM-системе - это позволит упростить работу с сотрудниками, кандидатами и руководством;
• мероприятия, даже 10-минутные созвоны, которые планируются, должны быть внесены в календарь. Это можно фиксировать HRM-системе, которая также должна интегрироваться с Google Календарем);

Фиксируйте количество встреч, их результаты в HRM-системе, чтобы позже быстро найти информацию и из итогов сформулировать новые важные рабочие инструкции.  Также это позволит понять, от каких созвонов можно отказаться, в каких нужно изменить структуру или формат проведения, а какие устраивать чаще.

№5. Обязательно проводите встречи 1:1

Работая удаленно, часть сотрудников (особенно экстраверты) будут нуждаться в регулярном общении и важно им его давать. Достаточно будет даже 10-15-минутного тет-а-тет звонка, чтобы убедиться, что у коллеги все хорошо, работа выполняется отлично, проблем нет.

Если заметили, что при переводе на удаленную работу у кого-то уменьшилась продуктивность, уделите больше времени этим сотрудникам. Вам важно помочь им выявить причины снижения эффективности и устранить их.

Не стоит бояться перехода на удаленную работу. Воспринимайте это как повод пересмотреть ваши принципы и методы менеджмента, возможность выйти на новый уровень построения корпоративной культуры и управления персоналом. Для подчиненных это также шанс понять, подходит им удаленная работа или нет. Тем более, согласно результатам опроса сервиса Buffer, 99% наемных сотрудников хотели бы работать удаленно на постоянной основе. Поэтому подобная практика будет полезна для обеих сторон и ее нужно протестировать.