Система управления эффективностью

Любая компания ставит перед собой амбициозные цели. Система управления эффективностью позволяет эффективно контролировать их достижение.

Что такое система управления эффективностью?

Система управления эффективностью работы сотрудников — это набор различных организационных мероприятий (другими словами — методов и инструментов), помогающих компании достичь высоких показателей. Эта деятельность включает в себя постановку целей, контроль их выполнения, мотивацию сотрудников и оценку индивидуальных и корпоративных результатов. Мы также можем определить систему управления эффективностью как процесс, с помощью которого компания определяет приоритеты своей деятельности — устанавливает цели и сопоставляет задачи с имеющимися ресурсами (включая человеческие ресурсы).

Ключевые элементы системы управления эффективностью

Система управления эффективностью поддерживает реализацию бизнес-стратегии компании посредством нескольких ключевых элементов.

Цели. Чтобы система работала эффективно, все члены команды должны совместно создавать высокоэффективную организационную культуру, то есть знать и понимать цели компании и стремиться к их достижению. Индивидуальные цели сотрудников должны быть тесно связаны с их компетенциями и навыками, так как это повысит эффективность работы.

Гибкость. Эффективная система управления эффективностью должна быть гибкой — иметь динамичный характер, чтобы соответствовать бизнес-модели компании и этапу ее развития.

Оценка. Мы можем говорить об эффективной работе, если мы достигаем поставленных целей, а полученные результаты превышают стоимость вложенных инвестиций. Оценка достигнутых результатов в сравнении с потребностями и планирование изменений в работе помогают улучшить процессы реализации, например, повысить эффективность.

Регулярность. Для повышения эффективности деятельности определенные фазы процесса управления должны повторяться в регулярных циклах, например:

• Фаза планирования и постановки целей — постановка целей, выбор KPI, определение сроков достижения целей;

• Фаза реализации целей — представление целей и методологии измерения команде;

• Фаза мониторинга текущего состояния реализации — периодическое измерение KPI;

• Фаза оценки и отчетности — отчетность по установленной схеме и периодические встречи для оценки статуса реализации;

• Фаза обратной связи — мотивация сотрудников на достижение все более высоких результатов, поощрение достижений;

• Фаза внедрения корректирующих действий — исправление действий, которые оказались неэффективными.

После внедрения корректирующих действий снова наступают фазы планирования и постановки целей. Новые планы должны учитывать уроки, извлеченные из предыдущего цикла.

Преимущества внедрения системы управления эффективностью 

Внедрение системы управления эффективностью в компании включает в себя:

• Лучшее понимание процессов, а значит, более быстрые ответные меры, более эффективный поиск новых возможностей развития, например, повышение эффективности и результативности операций, что приводит к лучшему финансовому результату;

• Улучшение качества операций благодаря использованию KPIs и регулярному отслеживанию хода работ;

• Повышение мотивации сотрудников, поскольку они убеждаются в важности своей работы и ее влиянии на развитие компании;

• Улучшение внутренней коммуникации за счет проведения периодических оценочных встреч и предоставления сотрудникам возможности высказывать свои идеи и мнения;

• Лучшая систематизация данных, подкрепленная отчетностью, облегчающая понимание сильных и слабых сторон компании и позволяющая принимать стратегические решения,

• Более эффективное управление рисками за счет установления правильных показателей и их постоянного отслеживания.

Каковы общие особенности систем для управления эффективностью?

Программное обеспечение для управления эффективностью может быть отдельным инструментом или частью системы HRM. Оба решения имеют некоторые общие черты.

• Автоматизация рабочего процесса. Используя программное обеспечение, можно эффективно планировать циклы оценки сотрудников и схемы коммуникации, используя шаблоны и планирование корреспонденции (уведомления, запросы на обратную связь, опросы и т.д.).
• Регулярная обратная связь. Программное обеспечение позволяет создавать шаблоны для встреч 1:1, различных опросов и планировать циклы оценки. Все это позволяет управлять обратной связью на постоянной основе — давать ее и получать.
• Оценка 360 градусов. Многие инструменты имеют эту функцию, чтобы предоставить полный обзор эффективности работы сотрудника.
• Цели и OKR. Управление по целям, используя каскадирование целей, карты/деревья целей и измерение индивидуальных KPI, позволяет эффективно контролировать деятельность каждого сотрудника относительно стратегических целей компании.
• Инструменты ранжирования. Управление эффективностью работы становится более эффективным, если вы используете различные инструменты оценки, включая матрицы n-box, рамки отслеживания навыков, сетки компетенций или схемы рейтингов на основе ролей.
• Планирование карьеры. Важной особенностью программного обеспечения для управления эффективностью является возможность планирования карьерного роста. Информированность о путях развития компании повышает вовлеченность и мотивирует сотрудников работать более эффективно.

Вопросы о системе управления эффективностью, которые необходимо задать при приобретении решения

Выбирая систему управления эффективностью, убедитесь, что:

• Она соответствует потребностям вашей компании в отношении типа бизнеса, количества сотрудников и структуры занятости.

• Она удобна в использовании и не вызовет проблем ни у руководства, ни у сотрудников начального уровня.

• Она обеспечивает эффективную связь и обратную связь.

• Она обеспечивает удаленный доступ с различных устройств.

• Обеспечивает необходимый уровень безопасности данных, например, градацию прав пользователей, двухфакторную аутентификацию и т.д.

• Она предлагает функции, которые позволят вам управлять по целям, оценивать сотрудников, составлять отчеты и т.д.

• Она собирает и представляет данные в удобном для чтения виде, визуализируя и обобщая их с помощью диаграмм или графиков.

• Она может быть гибко интегрирован с другими приложениями, например, с приложением для управления проектами, и может быть адаптирован к изменяющимся потребностям компании.

• Ее приобретение быстро окупится или даже принесет значительную экономию.

• Поставщик системы обеспечивает техническую поддержку и периодические обновления.

Итог

Если компания хочет улучшить свои показатели, она должна повышать производительность циклов и поддерживать мотивацию своей команды на высоком уровне. Отрасли быстро развиваются, и бизнес-среда продолжает меняться. Оценка производительности раз в год — это рецепт катастрофы. Именно поэтому многие компании предпочитают внедрять системы непрерывного управления производительностью. Эти системы гарантируют, что обратная связь о возникающих проблемах быстро дойдет до нужных людей, и они смогут найти решения. Правильная система позволяет ставить цели и контролировать их выполнение на постоянной основе, а также обеспечивать вовлеченность каждого сотрудника.