Система управління ефективністю

Будь-яка компанія ставить перед собою амбітні цілі. Система управління ефективністю дає змогу ефективно контролювати їх досягнення.

Що таке система управління ефективністю?

Система управління ефективністю роботи співробітників — це набір різних організаційних заходів (іншими словами — методів та інструментів), що допомагають компанії досягти високих показників. Ця діяльність охоплює постановку цілей, контроль їхнього виконання, мотивацію співробітників і оцінку індивідуальних і корпоративних результатів. Ми також можемо визначити систему управління ефективністю як процес, за допомогою якого компанія визначає пріоритети своєї діяльності — встановлює цілі та зіставляє завдання з наявними ресурсами (включно з людськими ресурсами).

Ключові елементи системи управління ефективністю

Система управління ефективністю підтримує реалізацію бізнес-стратегії компанії за допомогою декількох ключових елементів.

Цілі. Щоб система працювала ефективно, всі члени команди повинні спільно створювати високоефективну організаційну культуру, тобто знати і розуміти цілі компанії і прагнути до їх досягнення. Індивідуальні цілі співробітників мають бути тісно пов'язані з їхніми компетенціями та навичками, оскільки це підвищить ефективність роботи.

Гнучкість. Ефективна система управління ефективністю має бути гнучкою — мати динамічний характер, щоб відповідати бізнес-моделі компанії та етапу її розвитку.

Оцінка. Ми можемо говорити про ефективну роботу, якщо ми досягаємо поставлених цілей, а отримані результати перевищують вартість вкладених інвестицій. Оцінка досягнутих результатів порівняно з потребами та планування змін у роботі допомагають поліпшити процеси реалізації, наприклад, підвищити ефективність.

Регулярність. Для підвищення ефективності діяльності певні фази процесу управління мають повторюватися в регулярних циклах, наприклад:

• Фаза планування і постановки цілей — постановка цілей, вибір KPI, визначення термінів досягнення цілей;

• Фаза реалізації цілей — представлення цілей і методології вимірювання команді;

• Фаза моніторингу поточного стану реалізації — періодичне вимірювання KPI;

• Фаза оцінки та звітності — звітність за встановленою схемою і періодичні зустрічі для оцінки статусу реалізації;

• Фаза зворотного зв'язку — мотивація співробітників на досягнення все більш високих результатів, заохочення досягнень;

• Фаза впровадження коригувальних дій — виправлення дій, які виявилися неефективними.

Після впровадження коригувальних дій знову настають фази планування і постановки цілей. Нові плани мають враховувати уроки, витягнуті з попереднього циклу.

Переваги впровадження системи управління ефективністю 

Впровадження системи управління ефективністю в компанії включає в себе:

• Краще розуміння процесів, а отже, більш швидке вживання заходів, більш ефективний пошук нових можливостей розвитку, наприклад, підвищення ефективності та результативності операцій, що призводить до кращого фінансового результату;

• Поліпшення якості операцій завдяки використанню KPIs і регулярному відстеженню ходу робіт;

• Підвищення мотивації співробітників, оскільки вони переконуються у важливості своєї роботи та її впливі на розвиток компанії;

• Поліпшення внутрішньої комунікації завдяки проведенню періодичних оціночних зустрічей і наданню співробітникам можливості висловлювати свої ідеї та думки;

• Краща систематизація даних, підкріплена звітністю, що полегшує розуміння сильних і слабких сторін компанії і дає змогу ухвалювати стратегічні рішення,

• Ефективніше управління ризиками завдяки встановленню правильних показників та їх постійному відстеженню.

Які загальні особливості систем для управління ефективністю?

Програмне забезпечення для управління ефективністю може бути окремим інструментом або частиною системи HRM. Обидва рішення мають деякі спільні риси.

• Автоматизація робочого процесу. Використовуючи програмне забезпечення, можна ефективно планувати цикли оцінювання співробітників і схеми комунікації, використовуючи шаблони та планування кореспонденції (повідомлення, запити на зворотний зв'язок, опитування тощо).
• Регулярний зворотний зв'язок. Програмне забезпечення дає змогу створювати шаблони для зустрічей 1:1, різноманітних опитувань і планувати цикли оцінювання. Усе це дає змогу керувати зворотним зв'язком на постійній основі — давати його та отримувати.
• Оцінка 360 градусів. Багато інструментів мають цю функцію, щоб надати повний огляд ефективності роботи співробітника.
• Цілі та OKR. Управління за цілями, використовуючи каскадування цілей, карти/дерева цілей і вимірювання індивідуальних KPI, дає змогу ефективно контролювати діяльність кожного співробітника щодо стратегічних цілей компанії.
• Інструменти ранжування. Управління ефективністю роботи стає ефективнішим, якщо ви використовуєте різні інструменти оцінювання, включно з матрицями n-box, рамками відстеження навичок, сітками компетенцій або схемами рейтингів на основі ролей.
• Планування кар'єри . Важливою особливістю програмного забезпечення для управління ефективністю є можливість планування кар'єрного зростання. Інформованість про шляхи розвитку компанії підвищує залученість і мотивує співробітників працювати ефективніше.

Питання про систему управління ефективністю, які необхідно поставити під час придбання рішення

Обираючи систему управління ефективністю, переконайтеся, що:

• Вона відповідає потребам вашої компанії щодо типу бізнесу, кількості співробітників і структури зайнятості.

• Вона зручна у використанні і не викличе проблем ні у керівництва, ні у співробітників початкового рівня.

• Вона забезпечує ефективний зв'язок і зворотний зв'язок.

• Вона забезпечує віддалений доступ з різних пристроїв.

• Забезпечує необхідний рівень безпеки даних, наприклад, градацію прав користувачів, двофакторну аутентифікацію тощо.

• Вона пропонує функції, які дадуть вам змогу керувати за цілями, оцінювати співробітників, складати звіти тощо.

• Вона збирає і представляє дані в зручному для читання вигляді, візуалізуючи і узагальнюючи їх за допомогою діаграм або графіків.

• Може бути гнучко інтегрований з іншими додатками, наприклад, з додатком для управління проектами, і може бути адаптований до мінливих потреб компанії.

• Її придбання швидко окупиться або навіть принесе значну економію.

• Постачальник системи забезпечує технічну підтримку та періодичні оновлення.

Підсумок

Якщо компанія хоче поліпшити свої показники, вона повинна підвищувати продуктивність циклів і підтримувати мотивацію своєї команди на високому рівні. Галузі швидко розвиваються, і бізнес-середовище продовжує змінюватися. Оцінка продуктивності раз на рік — це рецепт катастрофи. Саме тому багато компаній вважають за краще впроваджувати системи безперервного управління продуктивністю. Ці системи гарантують, що зворотний зв'язок про проблеми, які виникають, швидко дійде до потрібних людей, і вони зможуть знайти рішення. Правильна система дає змогу ставити цілі та контролювати їх виконання на постійній основі, а також забезпечувати залученість кожного співробітника.