5 главных инсайтов автоматизации HR процессов: мифы vs реальность

В конце января мы совместно с DigitalHR провели вебинар «Возможности HR автоматизации: мифы vs реальность» (видео вебинара можете посмотреть здесь) . Такой опыт для нашей команды PeopleForce новый, но мы действительно тщательно готовились и, согласно отзывам тех, кто был онлайн, всё прошло хорошо. Основные инсайты со встречи решили зафиксировать здесь, чтобы вы также перестали думать, что автоматизация HR процессов это нечто недоступное и непонятное.

Напомним, что одним из спикеров была Виктория Сиротенко — HR-практик с опытом 12+ лет в сфере HR, которая за всю карьеру реализовала более 50 проектов по внедрению HRM-систем в работу компаний разных размеров.

Инсайт №1. Автоматизировать HR-процессы нужно НЕ всем компаниям

Автоматизация HR процессов подойдет тем, у кого в компании более 100 сотрудников, есть отдельный департамент по управлению персоналом, состоящий минимум из 3 работников, и у этого отдела всегда большая загрузка по задачам.

Если компания маленькая (до 50 человек), в ней всего 1 HR-специалист и нет активного набор персонала или работы с уже текущим, то внедрение HRM-системы будет нелогичным и невыгодным.

Инсайт №2. Автоматизировать можно и нужно НЕ все процессы

Переходить к автоматизации нужно постепенно — процесс за процессом, задача за задачей. Иначе она не упростит рабочие будни сотрудников, а лишь усложнит и усугубит ситуацию.

Для автоматизации можно рассматривать такие процессы:

• весь рекрутинг;
• адаптацию персонала;
• мотивацию, расчет KPI, учёт удержаний и вознаграждений;
• оценку/аттестацию, управление навыками и компетенциями;
• обучение персонала;
• коммуникации между сотрудниками, ответы на вопросы;
• опросы мнений, удовлетворенности;
• учёт рабочего времени;
• согласование отпусков и отгулов;
• учёт поездок сотрудников (контроль логистики);
• управление карьерой;
• увольнение персонала (обходной лист);
• цели, задачи персонала;
• составление и ведение базы данных о сотрудниках;
• оценку вовлеченности.

Инсайт №3. Автоматизация экономит не только финансы, но и другие ресурсы

Многие начальники  думают что автоматизация HR процессов, увы, пустая трата денег, хотя это не так. При правильном подборе и настройке, HRM-система позволит сэкономить до 5 000 долларов в год. Кроме этого, она имеет другие выгоды:

1. Повышает скорость решения повседневных задач. Например, если раньше на коммуникацию с соискатели менеджер тратил 3 часа, то с внедрением системы у него на это будет уходить 15-20 минут.

2. Экономит время на выполнение текущих, срочных задач, как следствие, повышает эффективность HRа. Это даёт возможность участвовать в стратегических проектах, не отвлекаясь на рутинные вопросы. Особенно важно для HR-директоров, HR Business Partner.

3. Повышает привлекательность компании на рынке труда. В итоге это позволяет сократить количество затрат на привлечение и удержание новых сотрудников, ускорить процесс подбора кандидатов.

4. Помогает собирать аналитику для объективных решений в управлении персоналом. Из-за отсутствия статистических, аналитических данных или наличия сложностей по их сбору, менеджерам приходится либо действовать интуитивно (в 50% это срабатывает не в пользу компании), либо тратить много времени (иногда целый день) на сбор и анализ данных. HRM-система это делает самостоятельно и презентует в виде понятных схем, графиков, диаграмм.

5. Повышает лояльность и вовлеченность сотрудников. Потому что им быстрее отвечают, а для получения информации о доступном количестве отпускных дней не нужно долго коммуницировать с HR-менеджером, ведь всё есть в системе.

6. Снижает текучесть кадров. Это как следствие предыдущего пункта. Когда сотрудник имеет регулярную и качественную обратную связь, доступ к важным для него данным, видит, что о нем заботятся, ему не хочется уходить из такой компании. 

7. Ускоряет подготовку новых сотрудников к самостоятельной работе (быстрая адаптация). Для этого в HRIS-системе создается чек-лист с напоминаниями, чтобы все сделать во время и на высшем уровне, не вызвав у новичка испуга, стресса и ощущения, что сейчас компании не до его адаптации.

8. Позволяет быстро повышать квалификацию и развивать новые знания/навыки у сотрудников, организовать процесс обучения персонала в онлайн режиме. Это особенно актуально для удалённых команд, филиалов, представительств в разных городах, странах.

9. Улучшает коммуникацию между сотрудниками компании. Важно, когда отделов много и есть возможность посмотреть, у кого какая зона ответственности. За счет уведомлений можно быть уверенным, что нужный коллега не пропустит сообщение.

Также одновременно можно автоматизировать сразу несколько бизнес-процессов. Но это лучше делать после того, как уже протестируете систему и хотя бы базово разберетесь с ее функционалом.

Инсайт №4. Выбирать HRM-систему нужно не по количеству отзывов о ней, а согласно целому алгоритму действий

К выбору HRM-системы нужно подходить серьезно, ведь вам с ней еще работать минимум несколько лет.

На вебинаре Виктория рассказала подробно, как это сделать:

1. Выписать все процессы, которые сейчас есть в вашем HR-отделе.
2. Сгруппировать процессы по категориям, вроде «Рекрутинг», «Опросы», «Обучение» и т.д.
3. Составить список тех процессов в управлении персоналом, которые хотели бы автоматизировать.
4. Расставить приоритеты, чтобы не превращать оптимизацию в хаос.

Для этого попробуйте приоритезацию по такому принципу:

• очень важно и срочно;
• важно, но не срочно;
• срочно, но не важно;
• не срочно, но желательно.

1. Оценить то, как сейчас работают эти процессы в компании. Есть ли выстроенные бизнес-процессы? Нет ли пробелов между отдельными составляющими? Реально ли это оптимизировать и сделать так, чтобы система работала без вашего или практически без вашего вмешательства? Если да, то переходите к следующему пункту. Если нет, то возвращайтесь к пункту 1, так как без прописанных, понятных бизнес-процессов внедрять автоматизированную HRM-систему бесполезно.
2. Прописать список требований к системе, в которых вы уже чувствуете потребность. Например, удобная структура и навигация, в которой можно разобраться сразу, интуитивно, без длительных инструкций.
3. Изучить актуальные предложения на рынке. Проанализируйте их на соответствие вашему списку потребностей, если нужно — пообщайтесь с представителем компании разработчиков, чтобы уточнить детали.
4. Посмотреть полную демо-версию, если такая есть. Обычно тестовый режим действует 14 дней. В целом, чтобы понять — подходит вам HRIS-система или нет, этого хватает.
5. Подготовьте презентацию. Это уже когда определитесь с выбором. Она должна быть в формате коммерческого предложения ЛПР (лицу, принимающему решения — начальнику, директору, владельцу). Обязательно рассчитайте окупаемость системы или экономию от ее использования. Наведите реальные аргументы. Перед демонстрацией презентации, представьте ее коллегам — маркетологу, фин.директору, чтобы они в случае чего помогли подправить и сделать документ более продающим, убеждающим.
6. Презентовать свое предложение, получить одобрение и приступать к внедрению HRM-системы.

Инсайт №5. Автоматизация не всегда проходит гладко и это нормально

Да, бывает, что автоматизация HR процессов проходит легко и именно так, как вы себе представляли, планировали. Но в 90% случаев возникают проблемы, и лучше быть к ним готовым сразу. Вот список типичных трудностей, которые могут появиться на пути к автоматизации:

• недостаток ресурсов (обычно материальных и физических);
• сомнения в том, реально ли вы сделали правильный выбор, нужна ли вообще эта HR-автоматизация (смотрите инсайт №1);
• компания не готова менять структуру бизнес-процессов, тем более в режиме реального времени (тут нужны аргументы и коммуникацию);
• процесс адаптации к HRIS-системе может занять до полугода (особенно если в HR-отделе более 10 сотрудников) и этот период кажется очень долгим (на самом деле, это нормальный срок);
• какие-то функции системы не очень нравятся или не удобны именно вам, хочется создать свою систему с нуля, под личные запросы (уже писали об этом заблуждении в другой статье);
• прочие форс-мажоры.

Вам также может быть интересна статья: Кейсы по офбордингу: как не стоит увольнять сотрудников?

Выводы

Сопротивление новому — естественный процесс. Главное — не поддаваться этому чувству и не забывать ради чего вы решились на автоматизация HR процессов и что получите в итоге чуть позже. 

Надеемся, теперь процесс перехода к автоматизации стал более понятным и реальным к реализации. Готовьтесь и вступайте в ряды тех 45% рекрутеров, которые считают, что автоматизация сделает их работу намного лучше в будущем согласно одному из исследований.