5 основних інсайтів автоматизації HR процесів: міфи vs реальність

11 Лютого 2020

Наприкінці січня ми спільно з DigitalHR провели вебінар  "Можливості HR автоматизації: міфи vs реальність" (відео вебінара можете подивитися тут). Такий досвід для нашої команди PeopleForce новий, але ми дійсно ретельно готувалися і, згідно з відгуками тих, хто був онлайн, все пройшло добре. Основні інсайти з  зустрічі вирішили зафіксувати тут, щоб ви перестали думати, що автоматизація HR процесів це щось недоступне і незрозуміле. 


Нагадаємо, що одним із спікерів була Вікторія Сиротенко — HR-практик із досвідом 12+ років у сфері HR, яка за всю кар'єру реалізувала понад 50 проектів із запровадження HRM-систем у роботу компаній різних розмірів. 


Інсайт №1. Автоматизувати HR-процеси потрібно не всім компаніям


Автоматизація HR процесів підійде тим, у кого в компанії більше 100 співробітників, є окремий департамент з управління персоналом, що складається щонайменше з 3 працівників, і цей відділ завжди має велике завантаження по завданням.  Якщо компанія невелика (до 50 осіб), в ній всього 1 HR-спеціаліст і немає активного набору персоналу або роботи з уже поточним, то впровадження HRM-системи буде нелогічним та невигідним. 


Інсайт №2. Автоматизувати можна та потрібно НЕ всі процеси


Переходити до автоматизації потрібно поступово – процес за процесом, завдання за завданням. Інакше вона не спростить робочі будні співробітників, а лише ускладнить та посилить ситуацію. 


Для автоматизації можна розглядати такі процеси:

  • весь рекрутинг;

  • адаптацію персоналу; 

  • мотивацію, розрахунок

  • KPI, облік бонусів та винагород; 

  • оцінку/атестацію,

  • управління навичками та компетенціями; 

  • навчання персоналу; 

  • комунікації між співробітниками; відповіді на запитання;

  • опитування рівня задоволеності;

  • облік робочого часу;

  • погодження відпусток та відгулів;

  • облік поїздок працівників (контроль логістики); 

  • керування кар'єрою; 

  • звільнення персоналу (обхідний лист); 

  • цілі, завдання персоналу; 

  • ведення бази даних про співробітників; 

  • оцінку залученості.


Інсайт №3. Автоматизація економить не лише фінанси, а й інші ресурси


Багато керівників думають що автоматизація HR процесів, на жаль, марнування грошей, хоча це не так. При правильному підборі та налаштуванні HRM-система дозволить заощадити до 5 000 доларів на рік. Крім цього, вона має інші вигоди:

1. Підвищує швидкість вирішення повсякденних завдань. Наприклад, якщо раніше на комунікацію з претендентом менеджер витрачав 3 години, то з впровадженням системи у нього на це йтиме 15-20 хвилин. 


2. Економить час виконання поточних, термінових завдань, як наслідок, підвищує ефективність HRа. Це дозволяє брати участь у стратегічних проектах, не відволікаючись на рутинні питання. Особливо важливо для HR-директорів, HR Business Partner.


3. Підвищує привабливість підприємства ринку праці. У результаті це дозволяє скоротити кількість витрат на залучення та утримання нових працівників, прискорити процес підбору кандидатів. 


4. Допомагає збирати аналітику для об'єктивних рішень щодо управління персоналом. Через відсутність статистичних, аналітичних даних чи наявності складнощів щодо їх збору, менеджерам доводиться або діяти інтуїтивно (50% це спрацьовує не на користь компанії), або витрачати багато часу (іноді цілий день) на збір та аналіз даних. HRM-система це робить самостійно та презентує у вигляді зрозумілих схем, графіків, діаграм. 


5. Підвищує лояльність та залученість співробітників. Тому що їм швидше відповідають, а для отримання інформації про доступну кількість відпускних днів не потрібно довго спілкуватися з HR-менеджером, адже все є в системі.


6. Знижує плинність кадрів. Це як наслідок попереднього пункту. Коли співробітник має

регулярний та якісний зворотний зв'язок, доступ до важливих для нього даних, бачить, що про нього піклуються, йому не хочеться йти з такої компанії. 


7. Прискорює підготовку нових працівників до самостійної роботи (швидка адаптація). Для цього в HRIS-системі створюється чек-лист із нагадуваннями, щоб усе зробити під час і на найвищому рівні, не викликавши у новачка переляку, стресу та відчуття, що зараз компанії не до його адаптації. 


8. Дозволяє швидко підвищувати кваліфікацію та розвивати нові знання/навички у співробітників, організувати процес навчання персоналу в онлайн режимі. Це особливо актуально для віддалених команд, філій, представництв у різних містах, країнах. 


9. Покращує спілкування між співробітниками компанії. Важливо, коли відділів багато і є можливість подивитися, хто має яку зону відповідальності. За рахунок нагадувань можна бути впевненим, що колега не пропустить повідомлення. 

Також одночасно можна автоматизувати одразу кілька бізнес-процесів. Але це краще робити після того, як уже протестуєте систему і хоча б базово розберетеся з її функціоналом. 


Інсайт №4. Вибирати HRM-систему потрібно не за кількістю відгуків про неї


До вибору HRM-системи потрібно підходити серйозно, адже вам із нею ще працюватиме мінімум кілька років. 

На вебінарі Вікторія докладно розповіла, як це зробити:

  1. Виписати всі процеси, які є у вашому HR-відділі. 

  2. Згрупувати процеси за категоріями, на кшталт "Рекрутинг", "Опитування", "Навчання" і т.д.

  3. Скласти список тих процесів під управлінням персоналом, які хотіли б автоматизувати.

  4. Розставити пріоритети, щоб не перетворювати оптимізацію на хаос. 


Для цього спробуйте пріоритизацію за таким принципом:

  • дуже важливо та терміново; 

  • важливо, але не терміново; 

  • терміново, але не важливо; 

  • не терміново, але бажано.


1.   Оцінити те, як зараз працюють ці процеси у компанії. Чи є побудовані бізнес-процеси? Чи немає прогалин між окремими складовими? Чи реально це оптимізувати та зробити так, щоб система працювала без вашого чи практично без вашого втручання? Якщо так, переходьте до наступного пункту. Якщо ні, то повертайтеся до пункту 1, тому що без прописаних, зрозумілих бізнес-процесів впроваджувати автоматизовану HRM-систему марно. 

2.   Прописати список вимог до системи, в яких ви відчуваєте потребу. Наприклад, зручна структура та навігація, в якій можна розібратися одразу, інтуїтивно, без тривалих інструкцій. 

3.   Вивчити актуальні пропозиції над ринком. Проаналізуйте їх на відповідність вашому списку потреб, якщо потрібно — поспілкуйтеся з представником розробників, щоб уточнити деталі. 

4.   Подивитись повну демо-версію, якщо така є. Зазвичай тестовий режим діє 14 днів. Загалом, щоб зрозуміти — чи підходить вам HRIS-система чи ні, цього вистачає. 

5.    Підготуйте презентацію. Це вже коли визначитеся з вибором. Вона має бути у форматі комерційної пропозиції ЛПР (особі, яка приймає рішення - начальнику, директору, власнику). Обов'язково розрахуйте окупність системи або економію її використання. Наведіть реальні аргументи. Перед демонстрацією презентації, уявіть її колегам — маркетологу, фін.директору, щоб вони в разі чого допомогли підправити та зробити документ більш проданим, переконливим. 

6.    Презентувати свою пропозицію, отримати схвалення та розпочинати впровадження HRM-системи.


Інсайт №5. Автоматизація не завжди відбувається гладко і це нормально


Так, буває, що автоматизація HR процесів проходить легко і саме так, як ви собі уявляли, планували. Але в 90% випадків виникають проблеми, і краще бути готовим до них відразу. Ось список типових труднощів, які можуть виникнути на шляху до автоматизації:

  • нестача ресурсів (зазвичай матеріальних та фізичних);

  • сумніви в тому, чи реально ви зробили правильний вибір, чи потрібна ця HR-автоматизація взагалі (дивіться інсайт №1);

  • компанія не готова змінювати структуру бізнес-процесів, тим паче у режимі реального часу (тут потрібні аргументи та комунікацію);

  • процес адаптації до HRIS-системі може зайняти до півроку (особливо якщо у HR-відділі понад 10 співробітників) і цей період здається дуже тривалим (насправді це нормальний термін);

  • якісь функції системи не дуже подобаються або не зручні саме вам, хочеться створити свою систему з нуля, під особисті запити (вже писали про цю помилку в іншій статті);

  • інші форс-мажори. 


Висновки


Опір новому – природний процес. Головне - не піддаватися цьому почуттю і не забувати заради чого ви зважилися на автоматизацію HR процесів і що отримаєте трохи пізніше. 

Сподіваємося, тепер процес переходу до автоматизації став більш зрозумілим та реальним до реалізації. Готуйтеся і вступайте до лав тих 45% рекрутерів, які вважають, що автоматизація зробить їхню роботу набагато кращою в майбутньому згідно з одним із досліджень.

 

Cover image by sadiaillusts

Замовляйте демо безкоштовно

Подивіться, як PeopleForce зможе допомогти вашій компанії.

Запросити демо

Підписатися на розсилку новин