5 основних інсайтів автоматизації HR процесів: міфи vs реальність

PeopleForce спільно з DigitalHR проводив вебінар "Можливості HR автоматизації: міфи vs реальність" (запис вебінара можете подивитися тут). Основні інсайти зустрічі вирішили зафіксувати тут, щоб ви перестали думати, що автоматизація HR процесів це щось недоступне і незрозуміле.

Нагадаємо, що одним із спікерів була Вікторія Сиротенко — HR-практик із досвідом 12+ років у сфері HR, яка за всю кар'єру реалізувала понад 50 проектів із запровадження HRM-систем у роботу компаній різних розмірів. Вікторія радо допомогла нам сформулювати основні думки, тому занотовуйте собі на майбутнє.

Інсайт №1. Автоматизувати HR-процеси потрібно не всім компаніям

Автоматизація HR процесів підійде тим, у кого в компанії понад 100 співробітників, є окремий департамент з управління персоналом, і цей відділ завжди має велике завантаження по завданням.  Якщо компанія невелика (до 50 осіб), в ній відсутній, або всього 1 HR-спеціаліст, немає активного набору персоналу або роботи з уже поточним, а також відсутнє навантаження по процесах, то впровадження HRM-системи буде зайвим кроком. В останньому випадку ви можете, однак, розглядати можливість придбання системи на майбутнє, якщо плануєте розвиватися.

Інсайт №2. Автоматизувати можна та потрібно НЕ всі процеси

Переходити до автоматизації потрібно поступово – процес за процесом, завдання за завданням. Інакше вона не спростить робочі будні співробітників, а лише ускладнить ситуацію.

Для автоматизації можна розглядати такі процеси:

• рекрутинг та найм персоналу

• онбординг та адаптацію персоналу

• мотивацію, залученість, зацікавленість

• KPI та постановку OKR

• оцінку за період

• управління навичками та компетенціями

• навчання персоналу, бонуси та винагороди

• комунікації між співробітниками та фідбек від компанії

• опитування рівня задоволеності

• облік робочого часу

• погодження відсутностей та впровадження політик відсутностей

• облік відряджень

• керування кар'єрою та планом розвитку

• офбординг та вихідне інтервʼю з персоналом

• ведення бази даних про співробітників та кандидатів

• управління кейсами в команді.

Інсайт №3. Автоматизація економить не лише фінанси, а й інші ресурси

Багато керівників думають що автоматизація HR процесів є марнуванням грошей, хоча існує абсоолютно зворотня статистика. При правильному підборі та налаштуванні HRM-система дозволить заощадити до $5000 на рік. Крім цього, вона має інші вигоди:

1. Підвищує швидкість вирішення повсякденних завдань. Наприклад, якщо раніше на комунікацію з кандидатом рекрутер витрачав 3 години, то з впровадженням системи у нього на це йтиме 15-20 хвилин, а система забере основні комунікаційні моменти на себе та прослідкує, щоб той нічого не забув.

2. Економить час виконання поточних, термінових завдань, як наслідок, підвищує ефективність. Це дозволяє брати участь у стратегічних проектах, не відволікаючись на рутинні питання. Особливо важливо для HR-директорів, HR Business Partner.

3. Підвищує привабливість компанії на ринку праці, тобто, покращує бренд роботодавця. У результаті це дозволяє скоротити кількість витрат на залучення та утримання нових працівників, прискорити процес підбору кандидатів та адаптації, адже про компанію та її чіткість ведення процесів вже будуть знати з першого контакту з кандидатом.

4. Допомагає збирати аналітику для об'єктивних рішень щодо управління персоналом. Через відсутність статистичних, аналітичних даних чи наявності складнощів щодо їх збору, менеджерам доводиться або діяти інтуїтивно (50% це спрацьовує не на користь компанії), або витрачати багато часу (іноді цілий день) на збір та аналіз даних. HRM-система це робить самостійно та презентує у вигляді зрозумілих схем, графіків, діаграм.

5. Підвищує лояльність та залученість співробітників. Наприклад, вони можуть швидко отримати зворотний звʼязок щодо своїх питань чи проблем, автоматично подивитися кількість днів для відпусток, яка нараховується системою та відображається на головному дашборді, та не потрібно довго спілкуватися з HR-менеджером, адже все є в системі.

6. Знижує плинність кадрів. Це як наслідок попереднього пункту. Коли співробітник має регулярний та якісний зворотний зв'язок, доступ до важливих для нього даних, бачить, що про нього піклуються, йому не хочеться йти з такої компанії.

7. Прискорює підготовку нових працівників до самостійної роботи (швидка адаптація). Для цього в HRIS-системі створюється автоматичний процес онбордінгу із нагадуваннями, щоб усі завдання виконувалися вчасно та на найвищому рівні, не викликавши у новачка стресу та відчуття, що ним не займаються.

8. Дозволяє збирати команди та розвивати нові знання/навички у співробітників, організовувати процес навчання персоналу в онлайн режимі. Це особливо актуально для віддалених команд, представництв у різних містах, країнах.

9. Покращує спілкування між співробітниками компанії. Важливо, коли відділів багато і є можливість подивитися, хто має яку зону відповідальності. За рахунок нагадувань можна бути впевненим, що колега не пропустить повідомлення.

Також одночасно можна автоматизувати одразу кілька бізнес-процесів, за допомогою воркфлоу, щоб система самостійно попереджала вас про наближення дати Х, та залучала усіх причетних до виконання спільних завдань і досягнення поставленої мети.

Інсайт №4. При виборі HRM-системи потрібно зважати на баланс відгуків та функціоналу

До вибору HRM-системи потрібно підходити серйозно, адже вам із нею ще працювати мінімум кілька років.

На вебінарі Вікторія докладно розповіла, як це зробити:

1. Виписати всі процеси, які є у вашому HR-відділі.

2. Згрупувати процеси за категоріями, на кшталт "Рекрутинг", "Опитування", "Навчання" і т.д.

3. Скласти список тих процесів під управлінням персоналом, які хотіли б автоматизувати.

4. Розставити пріоритети, щоб не перетворювати оптимізацію на хаос.

Для цього спробуйте пріоритизацію за таким принципом:

• дуже важливо та терміново;

• важливо, але не терміново;

• терміново, але не важливо;

• не терміново, але бажано.

1. Оцінити те, як зараз працюють ці процеси у компанії. Чи є побудовані бізнес-процеси? Чи немає прогалин між окремими складовими? Чи реально це оптимізувати та зробити так, щоб система працювала без вашого чи практично без вашого втручання? Якщо так, переходьте до наступного пункту. Якщо ні, то повертайтеся до пункту 1, тому що без прописаних, зрозумілих бізнес-процесів впроваджувати автоматизовану HRM-систему марно.

2. Прописати список вимог до системи, в яких ви відчуваєте потребу. Наприклад, зручна структура та навігація, в якій можна розібратися одразу, інтуїтивно, без тривалих інструкцій.

3. Вивчити актуальні пропозиції систем на ринку. Проаналізуйте їх на відповідність вашому списку потреб, якщо потрібно — поспілкуйтеся з представниками продуктів, щоб уточнити деталі.

4. Запросити демо-версію, якщо така є. Також поцікавитися тестовим режимом. Зазвичай тестовий режим діє 14 днів. Загалом, щоб зрозуміти — чи підходить вам HRIS-система чи ні, цього вистачає.

5. Підготувати презентацію після визначення з вибором. Вона має бути у форматі комерційної пропозиції (особі, яка приймає рішення - менеджеру, директору, власнику). Обов'язково розрахуйте окупність системи або економію її використання. Наведіть реальні аргументи. Перед демонстрацією презентації, презентуйте її колегам, щоб вони в разі чого допомогли та підказали інші актуальні думки щодо системи, зробили ваші доводи переконливими.

6. Презентувати свою пропозицію, отримати схвалення та розпочинати впровадження HRM-системи.

Інсайт №5. Автоматизація не завжди відбувається безпроблемно, і це нормально

Так, буває, що автоматизація HR процесів проходить легко і саме так, як ви собі уявляли. Але в 90% випадків виникають проблеми, і краще бути готовим до них відразу. Ось список типових труднощів, які можуть виникнути на шляху до автоматизації:

• нестача ресурсів (зазвичай матеріальних та фізичних);
• сумніви в тому, чи реально ви зробили правильний вибір, чи потрібна ця HR-автоматизація взагалі (дивіться інсайт №1);
• компанія не готова змінювати структуру бізнес-процесів, тим паче у режимі реального часу (тут потрібні аргументи, чому так не має бути);
• процес адаптації до HRMS-системи може зайняти до півроку (особливо якщо у вас велика кількість співробітників), і цей період здається дуже тривалим (насправді це нормальний термін);
• певні функції системи не дуже подобаються або не зручні саме вам, хочеться створити свою систему з нуля, під особисті запити (вже писали про цю помилку в іншій статті);
• інші форс-мажори.

Висновки

Опір новому – природний процес. Головне – не піддаватися цьому почуттю і не забувати, заради чого ви зважилися на автоматизацію HR процесів, і до яких результатів прийдете пізніше.

Сподіваємося, тепер процес переходу до автоматизації став більш зрозумілим та реальним до реалізації. Готуйтеся і вступайте до лав тих 45% рекрутерів, які вважають, що автоматизація зробить їхню роботу набагато кращою в майбутньому, згідно з дослідженням.