[Гайд] ​​7 популярних міфів при виборі ПЗ для HR (HRM/HRIS системи)

Згідно з результатами Deloitte, всього 26% компаній вважають, що їхня HRM система працює ефективно, процеси автоматизовані і функціонують відмінно, а у ейчара є час на обмірковування та впровадження стратегічних завдань. А решта 74% всіляко відмовляються приймати той факт, що програми для автоматизації HR процесів спростять їм життя і допоможе швидше досягати необхідних цілей, у тому числі тих, що стосуються збільшення доходу. Чому так відбувається і чого бояться такі компанії, розібрали у цьому матеріалі.

Самостійно зробити свою HRM систему простіше

Спочатку здасться, що це буде недовго, зможе відповідати всім індивідуальним потребам та сприятливо позначиться на HR. Але під цим ховається багато мінусів:

• Це довго. На те, щоб з нуля, навіть з референсами, розробити програму або програму для автоматизації HR процесів, команді програмістів потрібно мінімум півроку. І це буде дуже простий за функціоналом сервіс, швидше за все без інтеграцій та парсингу даних.
• Це дорого. Одна людина займатися розробкою програми для HR-менеджерів не може, тому що є завдання з різних областей IT, тобто доведеться наймати команду хоча б з 3-х осіб (часто це web-designer, front-end developer, programmer). Середня зарплата IT-фахівця середнього рівня у країнах СНД – 1000 доларів. Оскільки працівників потрібно хоча б троє, а проект за термінами триватиме від півроку, тільки на зарплатню доведеться витратити 18000 доларів. А ще оплата сервісів та інші витрати. Якщо що, то цієї суми вистачило б більш ніж на 1,5 роки використання вже готового сервісу, якщо у вашій команді до 500 чоловік. Наприклад, у PeopleForce за внесення та обробку даних по одному співробітнику потрібно платити всього 1$, тобто утримання 150 співробітників на місяць коштуватиме $150, і при цьому у Вас буде повний функціонал для автоматизації HR процесів. Якщо брати іноземну HRM систему (розглянемо BambooHR), доведеться платити від $6,5 за співробітника, а при команді зі 150 чоловік це $975. Не дуже вигідно, так?

• Це «сирий» функціонал. Така програма для автоматизації HR процесів все одно буде неповноцінною, її доведеться постійно доопрацьовувати, а це додаткові та невиправдані витрати. У готових HRM системах оновлення одна з конкурентних переваг. Тому розробники постійно намагаються покращити розробку, зробити її простішою та доступнішою, а вам не потрібно за це доплачувати.

Закордонні системи точно кращі, адже там впроваджують інновації

Наша команда постійно стежить за іноземними розробниками HRM систем і можемо впевнено сказати, що наші вітчизняні програми краще.

Декілька причин, чому закордонні системи гірші:

• Вони розраховані на американський чи європейський ринки праці. Кожна країна в цьому питанні має свої нюанси і для зручності використання системи HR їх важливо враховувати. Інакше програма завдаватиме більше незручностей, ніж спрощуватиме процеси.

• Усі дані необхідно вводити лише іноземною мовою. Якщо у сфері IT це ще більш-менш зручно, то в інших немає. Вітчизняні програми для HR адаптовані під особливості нашого ринку праці, а інтерфейс представлений російською, українською та англійською мовами.

• Немає інтеграції з іншими українськими HR-сервісами (наприклад, сайтами пошуку роботи). Щоб підключити, потрібно окремо наймати програмістів, а це зайві витрати часу та грошей.

• Технічна підтримка іноземною мовою. Відмінно, якщо HR знає англійську на рівні В2-С1 і може вільно пояснити які є проблеми та зрозуміти, що йому кажуть у відповідь. В інших випадках це незручно, адже часові пояси можуть не співпадати, і доведеться чекати на запит до 12 годин.

Навіщо нам інтеграція з хмарними сервісами? Краще нехай усі дані зберігаються на комп'ютері

Під цим міфом ховається страх витоку інформації - бази претендентів, звітів з досліджень (наприклад, рівня залучення персоналу), витрат на управління персоналом тощо. Але якщо зберігати інформацію тільки на ноутбуці або ПК, в один день можна втратити всі дані через поломку техніки або вірусу. І що тоді?

Хмарні сервіси для HR мають високий рівень безпеки та конфіденційності матеріалів при правильному налаштуванні. Плюс, якщо начальству потрібно щось терміново подивитись, вам не доведеться шукати та надсилати інформацію, а просто дати до неї доступ. Так, наприклад, у PeopleForce гарантує збереження даних. За допомогою налаштувань завжди можна відкрити або закрити доступ до конкретної інформації, дізнатися, що бачать ваші співробітники та менеджери, а що ні.

Потрібно постійно стежити за великою кількістю додатків крім системи HRM, а це незручно

Так, сьогодні на ринку багато вузькоспеціалізованих сервісів, які закривають запити за окремими напрямками HR – окремо для рекрутингу, для навчання, для проведення опитувань тощо. Але просунуті HRM системи, як PeopleForce, навпаки, створюються, щоб спростити адміністративні завдання менеджера, а не створити зайвий стрес і плутанину. У них підключена інтеграція з різними сервісами на кшталт task-managers (Trello, Asana), Google Календар, електронної пошти, сайтів пошуку роботи, тобто дані цих ресурсів будуть в одному місці. Тому додатково за цим слідкувати не потрібно.

Вам також може бути цікаво: Ефективне дослідження залученості та мотивації працівників: як проводити та що враховувати

Автоматизація будь-яких процесів знижує лояльність людей

Мета автоматизації HR процесів - спростити процеси і зробити так, щоб вони виконувалися швидше. Що краще — втрачати 4 години часу на день на надсилання листів кандидатам зі стандартним листом або налаштувати розсилку, де автоматично підтягуватимуться змінні параметри (ім'я, телефон, пошта, посада), за 20 хвилин та займатимуться іншими завданнями (які, до речі, можуть стосуватися підвищення eNPS)? Не завжди потрібно ставити лояльність вище за ефективність.

Особливо часто це трапляється у простих процесах, коли співробітнику (зазвичай новачкові) дуже хочеться дізнатися, у кого колись відпустка, вихідний, день народження. Це залучає людей до роботи, іноді більше, ніж спеціальні заходи.

У нас багато унікальних процесів, під які неможливо знайти готове рішення

За досвідом наших клієнтів, під фразою «унікальні процеси» часто маються на увазі стандартні, лише під якимись іншими назвами, запровадженими конкретною компанією. Але навіть якщо справді є незвичайні, інноваційні завдання, про це можна повідомити розробнику HRM системи та запропонувати за додаткову плату впровадити все, що потрібно для більш комфортної роботи. Так ми в PeopleForce завжди відкриті новим ідеям з боку клієнтів і раді впроваджувати оновлення. Загалом ваші ідеї зроблять сервіс більш зручним та простим. Свої побажання можна залишити навіть просто в чаті онлайн на сайті.

Забагато розділів, можу заплутатися, щось випадково видалити

Продумані системи для HR розроблені з урахуванням юзабіліті та зроблені так, щоб інтерфейс був інтуїтивно зрозумілим з першого входу до програми. Структура часто створюється відповідно до напрямів роботи ейчара – рекрутинг, навчання, управління персоналом тощо. А самі внутрішні функції допрацьовують відповідно до пропозицій користувачів та змін на ринку. Якщо й спочатку щось буде незрозуміло, завжди є фахівці зі служби підтримки, які допоможуть на будь-якому етапі освоєння системи. У PeopleForce розділили сервіс на окремі модулі відповідно до напрямків HR, але результати можна синхронізувати та інтегрувати, що дозволило нам зібрати всі важливі для HR-менеджера дані в одній системі, яка завжди під рукою.

Так, HRM системи теж не ідеальні, але з ними точно краще працювати, ніж "по-старому" з сотнею файлів на Google Диску, папками на ноутбуці та обговореннями відпусток у чатах Телеграм з кожним окремо. І коштує це недорого — від $70 до $900 на місяць, що є цілком нормальною сумою для компанії зі 100+ співробітників.

Якщо в основі вашого бізнесу люди та їх потенціал, давно варто хоча б спробувати використовувати такі програми для HR. Адже коли щасливий персонал, робота виконується у рази ефективніше!