Как выбрать лучшую HRM-систему для вашей компании

По данным американского исследования, HRM-система используется только в 62% компаний для устранения простых и повторяющихся задач. Остальные так и не могут эффективно использовать свое время, чтобы наладить все основные HR процессы. Плохая организация процессов может влиять на eNPS сотрудников, отзывы о вашей компании и текучесть кадров, которые готовы уходить в другие компании, где всё решается в несколько раз быстрее. Чтобы такого не случалось, важно выстроить прозрачные и понятные HR-бизнес-процессы, что возможно, с помощью HRM системы.

Предлагаем гайд от экспертов в области HR по подбору HRM-системы для вашей компании, чтобы вы больше не откладывали на потом этот вопрос. В нем собрали 7 основных критериев, которые помогут оценить несколько вариантов и сделать правильный выбор.

Критерий №1. Интуитивно понятная панель управления

От этого параметра зависит скорость и удобство использования системы как со стороны HR-а, так и со стороны сотрудников. Последним должно быть легко запросить отпуск в 1 клик, увидеть, кто на предстоящей неделе работает из дома, а у кого годовщина в компании. Когда есть множество более приоритетных задач, нет времени долго разбираться в общих организационных вопросах, даже на этапе адаптации.

Также хорошо продуманный интерфейс позволит вам максимально быстро внедрить использование HRM-системы в компании (от 2 до 5 дней!) и избавиться от хаоса. Дальше вы сами, без подсказок, сможете находить всё, что нужно.

Характеристики удобной панели управления:

• Хорошо продуманная иерархия доступов внутри системы.
• Названия разделов и подпунктов четкие и разработаны в соответствии с профессиональной HR терминологией.
• Отчетность и аналитика хранятся отдельно от текстовой информации о сотрудниках и кандидатах, но также структурированы по направлениям HR и распределены так, что их можно находить по конкретным фильтрам-запросам.

Критерий №2. Возможность создания отчетности и анализа HR-аналитики

Важно, чтобы HRM-система давала возможность делать отчетность, вести статистику, фиксировать результаты не только в виде цифр или текстовой информации, но и в форме графиков, диаграмм, схем, которые бы составлялись автоматически.

Также необходимо, чтобы была функция сохранения данных в разных форматах, составления трендов и прогнозов. Это значительно упрощает процесс анализа и дает возможность быстро принимать решения.

Критерий №3. Интеграции

Среди важных приложений могут быть календарь, мессенджер, задачник, опросники, возможность добавить вложения, формировать шаблоны документов. Идеально, если все эти элементы будут уже встроены в систему. HRM-система PeopleForce, например, интегрирована с календарем и множеством рабочих порталов для удобности.

Критерий №4. Адаптивность под разные типы устройств

HR-менеджер ведь не всегда сидит возле ноутбука или ПК, и иногда важную информацию ему надо посмотреть по дороге на работу. С помощью чего он может это сделать? С помощью телефона или планшета. Поэтому важно, чтобы для этого ему не пришлось каждый раз входить на сайт системы, а была возможность загрузить приложение и уже в нем находить нужные данные. Это здорово экономит время и упрощаем жизнь HRу.

Вам также может быть интересно: Из чего состоит HR бренд компании и зачем он нужен

Критерий №5. Регулярные обновления

Обновления — это прямой признак того, что разработчики действительно заинтересованы в своем продукте и постепенно пытаются сделать его лучшим на рынке. И для этого они собирают обратную связь — как негативную, так и положительную, чтобы точно понять, в каком направлении двигаться, что именно улучшать, какие элементы добавить, чего в принципе не хватает (ведь они сами не всегда могут заметить какие-то недостатки).

Нормальная регулярность обновлений — раз в 1-2 месяца. При такой частоте обычно компании положительно настроены на получение идей-предложений от пользователей и готовы их рассматривать, пробовать применять и добавлять недостающий функционал сразу, а не через год.

Критерий №6. Активная техническая поддержка с персональным подходом

Даже если не 24/7, то хотя бы в «офисное » время — с 9 до 19. Это важно, так как сбой в работе системы может приостановить деятельность всего HR-отдела, и есть вероятность, что сорвутся все планы на день — совещания, собеседования, прочие мероприятия.

Проверить работу технической службы можно еще до покупки тарифа на использование HRМ системы. Для этого стоит обратиться по интересующим вопросам разными способами: по телефону, через электронную почту или соцсети. Нормальное время ответа — до 1 часа, идеальное — до 15 минут. Если дольше, то можно сделать предположение, что служба так работает всегда и надеяться на улучшения не нужно.

Критерий №7. Возможность бесплатно протестировать демо-версию

Идеально, если длительность тестового периода будет не менее двух недель. Так как пару дней не хватает, чтобы оценить весь функционал, двух недель — в целом, может быть достаточно, чтобы успеть поработать и с аналитикой, и с личными кабинетами сотрудников, и с календарем.

HRM-система действительно выгодное и быстро окупается повышением продуктивности менеджера по персоналу, фокусом на более глобальных задачах, ускорением и упрощением рутинных процессов вроде найма и отсылки фидбека кандидатам. И если выбирать ее по критериям, которые мы перечислили, HR-отдел будет эффективным, всегда счастливым (так как не будет эмоционального выгорания от рутины) и с удовольствием и энтузиазмом работать над повышением прибыльности вашего бизнеса.