Як вибрати найкращу HRM-систему для вашої компанії

За даними американського дослідження, HRM-система використовується лише в 62% компаній для усунення простих і повторюваних завдань. Решта так і не може ефективно використовувати свій час, щоб налагодити всі основні HR процеси. Погана організація процесів може впливати на eNPS співробітників, відгуки про Вашу компанію та плинність кадрів, які готові йти в інші компанії, де все вирішується у кілька разів швидше. Щоб такого не траплялося, важливо побудувати прозорі та зрозумілі HR-бізнес-процеси, що можливо за допомогою системи HRM.

Пропонуємо гайд від експертів у галузі HR з підбору HRM-системи для вашої компанії, щоб ви більше не відкладали на потім це питання. У ньому зібрали 7 основних критеріїв, які допоможуть оцінити кілька варіантів та зробити правильний вибір.

Критерій №1. Інтуїтивно зрозуміла панель управління

Від цього параметра залежить швидкість і зручність використання системи як з боку HR, так і співробітників. Останнім має бути легко запросити відпустку в 1 клік, побачити, хто наступного тижня працює з дому, а хто має річницю в компанії. Коли є безліч пріоритетніших завдань, немає часу довго розумітися на загальних організаційних питаннях, навіть на етапі адаптації.

Також добре продуманий інтерфейс дозволить вам максимально швидко впровадити використання HRM-системи в компанії (від 2 до 5 днів!) та позбутися хаосу. Далі ви самі, без підказок, можете знаходити все, що потрібно.

Характеристики зручної панелі керування:

• Добре продумана ієрархія доступів усередині системи.

• Назви розділів та підпунктів чіткі та розроблені відповідно до професійної HR термінології.

• Звітність та аналітика зберігаються окремо від іншої, текстової інформації про співробітників та кандидатів, але також структуровані за напрямками HR та розподілені так, що їх можна знаходити за конкретними фільтрами-запитами.

Критерій №2. Можливість створення звітності та аналізу HR-аналітики

Важливо, щоб HRM-система давала можливість робити звітність, вести статистику, фіксувати результати не тільки у вигляді цифр або текстової інформації, а й у формі графіків, діаграм, схем, які складалися б автоматично.

Також необхідно, щоб була функція збереження даних у різних форматах, складання трендів та прогнозів. Це значно спрощує процес аналізу та дає можливість швидко приймати рішення.

Критерій №3. Інтеграція

Серед важливих програм можуть бути календар, месенджер, задачник, опитувальники, можливість додати вкладення, формувати шаблони документів. Ідеально, якщо всі ці елементи будуть вбудовані в систему. HRM-система PeopleForce, наприклад, інтегрована з календарем та безліччю робочих порталів для зручності.

Критерій №4. Адаптивність під різні типи пристроїв

Адже HR-менеджер не завжди сидить біля ноутбука або ПК, і іноді важливу інформацію йому треба подивитися по дорозі на роботу. З допомогою чого може це зробити? За допомогою телефону або планшета. Тому важливо, щоб для цього йому не довелося щоразу входити на сайт системи, а була можливість завантажити програму, і вже в ній знаходити потрібні дані. Це дуже економить час і спрощує життя HR-у.

Вам також може бути цікаво: [Інфографіка] З чого складається HR бренд компанії і навіщо він потрібний

Критерій №5. Регулярні оновлення

Оновлення - це пряма ознака того, що розробники дійсно зацікавлені у своєму продукті і поступово намагаються зробити його найкращим на ринку. І для цього вони збирають зворотний зв'язок - як негативний, так і позитивний, щоб точно зрозуміти, в якому напрямку рухатися, що саме покращувати, які елементи додати, чого в принципі не вистачає (адже вони самі не завжди можуть помітити якісь недоліки).

Нормальна регулярність оновлень – раз на 1-2 місяці. При такій частоті зазвичай компанії позитивно налаштовані на отримання ідей-пропозицій від користувачів і готові їх розглядати, пробувати застосовувати і додавати функціонал, що бракує, відразу, а не через рік.

Критерій №6. Активна технічна підтримка із персональним підходом

Навіть якщо не 24/7, то хоча б у «офісний» час — з 9 до 19. Це важливо, оскільки збій у роботі системи може призупинити діяльність всього HR-відділу, і є ймовірність, що зірвуться всі плани на день наради, співбесіди та інші заходи.

Перевірити роботу технічної служби можна ще до покупки тарифу використання HRМ системи. Для цього варто звернутися з питань, що цікавлять, різними способами: по телефону, через електронну пошту або соцмережі. Нормальний час відповіді – до 1 години, ідеальний – до 15 хвилин. Якщо довше, можна зробити припущення, що служба так працює завжди і сподіватися на поліпшення не потрібно.

Критерій №7. Можливість безкоштовно протестувати демо-версію

Ідеально, якщо тривалість тестового періоду не менше двох тижнів. Так як кілька днів не вистачає, щоб оцінити весь функціонал, двох тижнів — загалом, може бути достатньо, щоб встигнути попрацювати і з аналітикою, і з особистими кабінетами співробітників, і з календарем.

HRM-система дійсно вигідна і швидко окупається підвищенням продуктивності менеджера з персоналу, фокусом на більш глобальних завданнях, прискоренням та спрощенням рутинних процесів на кшталт найму та відсилання фідбеку кандидатам. І якщо вибирати її за критеріями, які ми перерахували, HR-відділ буде ефективним, завжди щасливим (оскільки не буде емоційного вигоряння від рутини) та із задоволенням та ентузіазмом працювати над підвищенням прибутковості вашого бізнесу.