Protección de datos personales (Ley 25.326)

¿Qué es la protección de datos personales?

La protección de datos personales es el conjunto de reglas que define cómo una empresa puede recolectar, usar, guardar, compartir y eliminar información sobre personas identificables. En RR. HH. es especialmente sensible: la empresa maneja DNI, CUIL, domicilios, datos bancarios, sueldos, evaluaciones, licencias médicas y, a veces, datos de familiares.

En la Argentina, la norma central es la Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales, conocida como ley de habeas data. La autoridad de control es la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP).

Ley 25.326: los principios que tiene que cumplir RR. HH.

Datos sensibles

La ley considera sensibles los datos que revelan origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, afiliación sindical, salud y vida sexual. Nadie puede ser obligado a proporcionarlos y su tratamiento está muy restringido. En RR. HH., los certificados médicos y la información sobre diagnósticos o discapacidad requieren acceso limitado y un uso estrictamente vinculado a la relación laboral.

Derechos de los empleados y candidatos

• Acceso: la persona puede pedir qué datos suyos tiene la empresa. La respuesta debe darse dentro de los 10 días corridos y el acceso es gratuito si se pide con intervalos de al menos seis meses.
• Rectificación, actualización y supresión: la empresa debe corregir o eliminar los datos inexactos o que ya no corresponda tener dentro de los 5 días hábiles.
• Información: saber para qué se usan los datos y a quién se comunican.

Obligaciones de la empresa

1. Inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la AAIP, incluida la base de personal y la de candidatos.
2. Informar y pedir consentimiento cuando corresponda, por ejemplo para conservar un CV en la base de candidatos después del proceso.
3. Limitar el acceso por rol: no todos los managers necesitan ver sueldos ni certificados médicos.
4. Controlar las transferencias internacionales: si los datos se alojan o se envían fuera del país, el destino debe ofrecer un nivel de protección adecuado o debe haber un contrato con cláusulas de protección.
5. Definir plazos de conservación y eliminar los datos que ya no hacen falta.
6. Responder a los pedidos de acceso y rectificación dentro de los plazos legales.

El incumplimiento puede derivar en sanciones de la AAIP, desde apercibimientos y multas hasta la suspensión o clausura de la base de datos. La Argentina también ratificó el Convenio 108 del Consejo de Europa (Ley 27.483), lo que refuerza la protección de los datos en las transferencias internacionales.

Ley 25.326 y GDPR

Si tu empresa trabaja con personas en la Unión Europea, además puede aplicar el GDPR. Ambos marcos comparten principios como la finalidad, la minimización y los derechos de acceso, y la Unión Europea reconoce a la Argentina como país con un nivel de protección adecuado.

Cómo te ayuda PeopleForce

En Core HR cada rol ve solo los datos que necesita, y las carpetas de documentos se pueden restringir según campos del perfil. El perfil del empleado guarda el historial de cambios, así que puedes saber quién modificó qué y cuándo. En Recruit puedes pedir el consentimiento del candidato en el formulario de postulación, enlazar tu política de privacidad y definir cuánto tiempo se conservan sus datos. El acceso con inicio de sesión único (SSO) mediante SAML ayuda a controlar quién entra al sistema.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la Ley 25.326?

Es la Ley de Protección de los Datos Personales de la Argentina. Regula cómo se recolectan, usan, guardan y transfieren los datos de personas identificables y establece los derechos de acceso, rectificación y supresión.

¿Quién controla el cumplimiento de la Ley 25.326?

La Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP), que lleva el Registro Nacional de Bases de Datos y puede aplicar sanciones.

¿La empresa necesita el consentimiento del empleado para tratar sus datos?

No para los datos necesarios para la relación laboral, como los que se usan para liquidar el sueldo o hacer los aportes. Sí para usos adicionales, por ejemplo publicar su foto o conservar datos después del egreso sin otra base legal.

¿Hay que registrar la base de datos de empleados?

Sí. Las bases de datos con datos personales, incluidas las de personal y candidatos, deben inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos de la AAIP.