Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

¿Qué es el RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es el Reglamento (UE) 2016/679, la norma de la Unión Europea que define cómo las organizaciones pueden recoger, guardar y usar los datos personales de las personas en la UE. Se aplica desde el 25 de mayo de 2018 y reconoce derechos concretos a cada persona sobre sus datos. Es la base de la protección de datos en Europa y una referencia para muchos países de LatAm.

El nombre completo del reglamento es: Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).

El RGPD establece requisitos específicos para las empresas y organizaciones en materia de recolección, almacenamiento y gestión de datos personales. Este aplica tanto a las organizaciones de la UE que tratan datos personales de particulares como a aquellas fuera de la UE que tratan datos de residentes en la UE.

¿Por qué se introdujo el RGPD?

El RGPD se introdujo para proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas, en particular el derecho a la protección de sus datos personales. Surgió como respuesta a la creciente necesidad de proteger los datos de los usuarios de la tecnología digital, internet y las redes sociales. Una legislación uniforme en todos los Estados miembros de la UE garantiza un mismo nivel de protección de datos y transparencia, y facilita la acción de la justicia en caso de violación de la seguridad de los datos.

Requisitos del RGPD

Según el artículo 5 del Reglamento General de Protección de Datos, los datos personales deben ser:

• Procesados de forma legítima, justa y transparente.
• Recogidos con fines específicos, explícitos y legítimos, y no tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines.
• Adecuados, pertinentes y limitados a lo que sea necesario en relación con los fines para los que se tratan.
• Exactos y, en caso necesario, actualizados o corregidos.
• Almacenados de forma que permitan la identificación de los interesados durante un periodo no superior al necesario para los fines para los que se tratan los datos personales.
• Procesados de forma que se garantice la seguridad apropiada de los datos personales, incluida la protección contra el procesamiento no autorizado o ilegal y contra la pérdida, destrucción o daño accidentales.

Los datos personales pueden conservarse durante períodos más largos con fines de archivo, estadísticos o de investigación, siempre que estén adecuadamente protegidos. Todos los encargados del tratamiento de datos de una organización, responsables también del cumplimiento, deben ser capaces de demostrar dicho cumplimiento, proporcionar información precisa sobre el estado de los datos y documentar los consentimientos de los usuarios. En caso de que el consentimiento se retire o expire, el encargado del tratamiento es responsable de eliminar los datos de los recursos de la organización.

Retos que el RGPD presenta para las empresas

Algunos de los principales retos que el RGPD presenta para las empresas son:

• Contar con una base legal válida para cada tratamiento de datos. Cuando esa base es el consentimiento (por ejemplo, de clientes o de candidatos para futuras búsquedas), debe ser claro, informado, explícito y fácil de retirar.
• Desarrollar métodos efectivos para identificar y eliminar datos de todos los sistemas, junto con derechos de acceso a los datos, rectificación o restricción del procesamiento.
• Implementar medidas de protección de datos, desde la fase de diseño y por defecto, para garantizar un alto nivel de protección, como el establecimiento de procedimientos para responder a incidentes de seguridad.
• Garantizar un nivel adecuado de protección de datos al transferirlos fuera de la UE.
• Nombrar Oficiales de protección de datos si se lleva a cabo un seguimiento regular o sistemático de las personas, o si se tratan categorías de datos sensibles o datos a gran escala.
• Supervisar, evaluar y actualizar continuamente las prácticas de protección de datos para mantener el cumplimiento del RGPD.

Para superar estos desafíos, las organizaciones deben:

1. Adoptar un enfoque integral y reorganizar sus procesos de acuerdo con las regulaciones.
2. Implementar políticas de seguridad de datos adecuadas y nombrar a un oficial de protección de datos si es necesario.
3. Utilizar herramientas que garanticen el cumplimiento de la normativa, como la selección de una plataforma de RRHH con las funcionalidades adecuadas o un software que permita el cifrado y la anonimización de datos.
4. Educar a sus empleados sobre la importancia de la protección de datos personales y el cumplimiento del RGPD en las operaciones diarias.

Resumen: Reglamento General de Protección de Datos

El Reglamento General de Protección de Datos representa un hito en la protección de la privacidad, al ofrecer disposiciones rigurosas que garantizan un alto nivel de seguridad, aumentar la transparencia en las acciones de las empresas y proporcionar a las personas un mayor control sobre sus datos.

Las organizaciones que cumplan con sus disposiciones pueden mejorar su reputación, ya que la seguridad de los datos es un rasgo que genera confianza entre una empresa y sus clientes, empleados y candidatos.

RGPD y datos de empleados y candidatos

Ante una brecha de seguridad, la empresa debe avisar a la autoridad de control en un plazo de 72 horas. Las multas pueden llegar a 20 millones de euros o al 4% de la facturación anual global (artículo 83).

¿Aplica el RGPD en Argentina?

En Argentina rige la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales, y la Unión Europea reconoce a Argentina como un país con un nivel de protección adecuado, lo que facilita la transferencia de datos desde la UE. Además, el RGPD alcanza directamente a una empresa argentina cuando tiene empleados o una filial en la UE, ofrece productos o servicios a personas en la UE o monitorea su comportamiento en línea (artículo 3).

RGPD en PeopleForce

En Core HR defines quién ve qué datos con roles y permisos que llegan al nivel de cada campo del perfil. En el módulo Recruit, cada candidato tiene registrado su consentimiento para el tratamiento de datos, con su estado y fecha de vencimiento. La plataforma cumple con el RGPD.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa RGPD?

RGPD significa Reglamento General de Protección de Datos. En inglés se conoce como GDPR (General Data Protection Regulation).

¿A quién se aplica el RGPD?

A cualquier organización que trate datos personales de personas en la Unión Europea, esté o no ubicada en la UE.

¿Qué datos protege el RGPD?

Cualquier información sobre una persona identificada o identificable: nombre, correo, número de documento, datos de salud, salario, evaluaciones de desempeño o imágenes.