Métrica de Time-to-Fill
¿Qué es el time-to-fill?
¿Qué es el time-to-fill?
El time-to-fill mide la cantidad de días necesarios para cerrar un proceso de reclutamiento. El conteo comienza cuando la empresa aprueba formalmente una vacante o abre una requisición y termina el día en que el candidato seleccionado acepta la oferta y firma el contrato labo
¿Cómo calcular el time-to-fill?
El time-to-fill se expresa en días. La fórmula básica es sencilla:
Time-to-fill = fecha de contratación – fecha de apertura de la requisición
En la práctica, los equipos de RR. HH. suelen calcular un promedio por departamento o para toda la organización, con el fin de obtener una visión más completa:
Time-to-fill promedio = total de días de todas las contrataciones completadas ÷ número de contrataciones
Ejemplo:
Una empresa abre una requisición el 1 de marzo y el candidato acepta la oferta el 23 de marzo. El time-to-fill es de 22 días calendario.
En el mismo mes, la empresa cierra otros tres procesos que duraron 10, 30 y 147 días.
El time-to-fill promedio de los cuatro procesos es:
(22 + 10 + 30 + 147) ÷ 4 = 52.25 días calendario
¿Es mucho tiempo?
Para tener contexto, el Reporte de Tendencias de Reclutamiento 2025 de Corporate Navigators indica que el time-to-fill promedio en EE. UU. fue:
- Puestos ejecutivos (CRO, CFO, etc.): 120 días
- Alta gerencia: 75 días
- Roles mid–senior: 60 días
- Especialistas en ventas: 53 días
- Nivel asociado: 40 días
- Personal operativo: 35 días
- Puestos de nivel inicial: 30 días
- Soporte: 28 días
Promedio vs. mediana
El promedio funciona bien cuando los procesos tienen duraciones similares. Sin embargo, si un proceso dura 10 días y otro se extiende a 147, el promedio se ve fuertemente distorsionado.
En estos casos, la mediana (el valor central al ordenar los resultados) ofrece una visión más precisa.
Ejemplo:
Para 10, 22, 30 y 147 días:
- Mediana: 26 días
- Promedio: 52.25 días
La mediana es especialmente útil cuando:
- Se reclutan niveles muy distintos (por ejemplo, junior y C-level);
- Algunos procesos se interrumpieron o se prolongaron artificialmente;
- Se busca conocer el tiempo “típico” de contratación sin valores extremos.
Regla práctica:
Si la diferencia entre promedio y mediana supera el 20%, es señal de que existen procesos atípicos que deben analizarse por separado.
¿Por qué es importante el time-to-fill en reclutamiento?
Medir el time-to-fill permite:
- Saber cuánto tiempo realmente toma contratar talento;
- Detectar cuellos de botella (anuncios poco efectivos, canales de sourcing incorrectos, aprobaciones lentas);
- Mejorar la planificación de la fuerza laboral;
- Reducir la sobrecarga del equipo por vacantes abiertas;
- Comparar resultados entre equipos, áreas o periodos;
- Elegir herramientas y estrategias más eficaces (ATS, referidos, campañas segmentadas, evaluaciones de habilidades).
¿Qué influye en el time-to-fill?
Varios factores afectan la duración del proceso:
Nivel del puesto
Cuanto más senior o estratégico es el rol, más personas participan en la toma de decisiones, lo que suele alargar el proceso.
Dinámica del sector
En industrias con escasez de talento (IT, ingeniería, фарма), los candidatos tienen más opciones y negocian más, lo que extiende los tiempos.
Atractivo de la oferta
No solo importa el salario, sino también la flexibilidad, la cultura y el desarrollo profesional. Ofertas poco competitivas retrasan la contratación.
Canales de reclutamiento
Canales inadecuados generan muchas postulaciones irrelevantes. Los programas de referidos y campañas dirigidas suelen reducir el tiempo.
Toma de decisiones interna
Demasiados stakeholders sin roles claros generan demoras y pérdida de candidatos. Procesos claros y plataformas de reclutamiento ayudan a evitarlas.
Condiciones del mercado laboral
Tanto la escasez como el exceso de postulantes pueden alargar el proceso si no hay automatización.
¿Cuándo el time-to-fill se convierte en un problema?
Un time-to-fill largo no siempre es negativo, pero puede ser perjudicial cuando:
- Aumenta la carga de trabajo y el burnout del equipo;
- Se retrasan proyectos y se pierden ingresos;
- Se pierden candidatos clave frente a la competencia;
- Se toman decisiones apresuradas y se contrata mal;
- Se daña la reputación de la marca empleadora.
¿Cómo reducir el time-to-fill?
No se puede eliminar por completo, pero sí optimizar:
- Crear descripciones de puesto claras y bien definidas;
- Centralizar la información y construir un pool de talento reutilizable;
- Mantener relación con candidatos anteriores y aliados estratégicos;
- Apostar por la automatización mediante un ATS o plataforma de RR. HH.
La automatización permite publicar vacantes en múltiples canales, gestionar el embudo de reclutamiento, estandarizar la comunicación y acceder a reportes claros.
Esto libera tiempo para lo más importante: hablar con las personas correctas.
El resultado es un proceso de contratación más rápido, predecible y fácil de monitorear.
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