Метрика Time-to-Fill

Що таке time-to-fill?

Time-to-fill — це кількість днів, необхідних для закриття процесу рекрутингу. Відлік починається з моменту, коли компанія офіційно затверджує вакансію або відкриває реквізицію, і завершується в день, коли обраний кандидат приймає офер і підписує трудовий договір.

Як розрахувати time-to-fill?

Time-to-fill вимірюється в днях. Базова формула досить проста:

Time-to-fill = дата найму – дата відкриття реквізиції

На практиці HR-команди зазвичай розраховують середнє значення по департаментах або по всій організації, щоб отримати більш повну картину:

Середній time-to-fill = загальна кількість днів для всіх закритих вакансій ÷ кількість наймів

Приклад:
Компанія відкриває реквізицію 1 березня, а кандидат приймає офер 23 березня. Time-to-fill у цьому випадку становить 22 календарні дні.

У тому ж місяці компанія закриває ще три процеси рекрутингу тривалістю 10, 30 і 147 днів.
Середній time-to-fill для всіх чотирьох процесів дорівнює:

(22 + 10 + 30 + 147) ÷ 4 = 52,25 календарного дня

Це багато чи мало?

Для розуміння контексту, згідно зі Звітом про тренди рекрутингу 2025 від Corporate Navigators, середній time-to-fill у США становив:

• Керівні посади (CRO, CFO тощо): 120 днів
• Вищий менеджмент: 75 днів
• Позиції рівня mid–senior: 60 днів
• Спеціалісти з продажів: 53 дні
• Рівень associate: 40 днів
• Операційний персонал: 35 днів
• Початковий рівень (entry-level): 30 днів
• Служби підтримки: 28 днів

Середнє значення vs. медіана

Середнє арифметичне добре працює тоді, коли всі процеси рекрутингу мають приблизно однакову тривалість. Проте якщо один процес триває 10 днів, а інший — 147, середнє значення буде суттєво викривлене.

У таких випадках медіана (серединне значення у впорядкованому ряді) дає більш точне уявлення.

Приклад:
Для 10, 22, 30 і 147 днів:

• Медіана: 26 днів
• Середнє: 52,25 дня

Медіана особливо корисна, коли:

• одночасно закриваються позиції різних рівнів (наприклад, junior і C-level);
• деякі процеси були перервані або штучно затягнуті;
• потрібно побачити «типовий» термін найму без впливу крайніх значень.

Практичне правило:
Якщо різниця між середнім значенням і медіаною перевищує 20%, це сигнал про наявність нетипових процесів, які варто аналізувати окремо.

Чому time-to-fill важливий у рекрутингу?

Вимірювання time-to-fill дозволяє:

Що впливає на time-to-fill?

На тривалість процесу впливають кілька факторів:

Рівень посади
Чим більш senior або стратегічною є роль, тим більше осіб залучені до прийняття рішень, що зазвичай подовжує процес.

Динаміка галузі
У сферах із дефіцитом талантів (IT, інженерія, фармацевтика) кандидати мають більше варіантів і довше приймають рішення, часто ведучи переговори.

Привабливість офера
Важлива не лише зарплата, а й гнучкість, культура та можливості розвитку. Неконкурентні офери уповільнюють найм.

Канали рекрутингу
Невідповідні канали створюють потік нерелевантних кандидатів і сповільнюють скринінг. Реферальні програми та таргетовані кампанії зазвичай скорочують час.

Внутрішнє ухвалення рішень
Занадто багато стейкхолдерів без чітких ролей призводять до затримок і втрати кандидатів. Прозорі процеси та рекрутингові платформи допомагають цього уникнути.

Стан ринку праці
Як дефіцит, так і надлишок кандидатів можуть подовжувати процес за відсутності автоматизації.

Коли високий time-to-fill стає проблемою?

Довгий time-to-fill не завжди є негативним, але він стає шкідливим, коли:

Як скоротити час заповнення вакансії

Повністю усунути затримки неможливо, але їх можна мінімізувати:

• створювати чіткі та добре структуровані описи вакансій;
• централізувати дані й формувати багаторазово використовуваний пул талантів;
• підтримувати контакт із попередніми кандидатами та стратегічними партнерами;
• інвестувати в автоматизацію через ATS або HR-платформу.

Автоматизація дозволяє публікувати вакансії в кількох каналах, керувати рекрутинговою воронкою, стандартизувати комунікацію та отримувати зрозумілу аналітику.
Це звільняє час для найважливішого — спілкування з правильними людьми.

У результаті компанія отримує процес найму, який є швидшим, передбачуванішим і простішим для контролю.