Czym jest wskaźnik Time-to-fill?

Wskaźnik Time-to-fill, czyli czas do obsadzenia stanowiska (wypełnienia wakatu), mierzy liczbę dni potrzebnych na zamknięcie procesu rekrutacji. Odliczanie rozpoczyna się w momencie, gdy organizacja oficjalnie zatwierdzi wakat lub uruchomi proces poszukiwania pracownika, a kończy w dniu, w którym wybrany kandydat przyjmie ofertę i podpisze umowę zatrudnienia.

Jak obliczać wartość wskaźnika Time-to-fill?

Wskaźnik Time-to-fill wyrażany jest w dniach, a podstawowy wzór wygląda następująco:

Time-to-fill = data zatrudnienia – data otwarcia wakatu

W praktyce najczęściej analizuje się średnią dla całej firmy lub działu, aby uzyskać pełniejszy obraz sytuacji:

Średni Time-to-fill = suma dni wszystkich zakończonych rekrutacji ÷ liczba zatrudnionych osób

Dla przykładu załóżmy, że firma otworzyła rekrutację 1 marca, a kandydat przyjął ofertę 23 marca. Wskaźnik Time-to-fill wynosi więc: 23 – 1 = 22 dni kalendarzowe.

W tym samym miesiącu firma przeprowadziła jeszcze trzy inne rekrutacje, które trwały odpowiednio: 10 dni, 30 dni i 147 dni. Średni wskaźnik Time-to-fill dla wszystkich czterech procesów wynosi: (22 + 10 + 30 + 147) ÷ 4 = 52,25 dnia kalendarzowego.

Czy to długo? Dla porównania, według raportu Corporate Navigators 2025, średni czas potrzebny na obsadzenie stanowisk w USA wynosił odpowiednio:

120 dni – stanowiska executive (CRO, CFO itp.);
75 dni – wyższa kadra kierownicza;
60 dni – stanowiska średniego i wyższego szczebla;
53 dni – specjalista ds. sprzedaży;
40 dni – specjalista (Associate Level);
35 dni – pracownik obsługi (Service Staff)
30 dni – stanowisko początkowe (Entry Level);
28 dni – pracownik wsparcia (Support Staff).

Warto pamiętać, że średnia arytmetyczna daje rzetelny obraz tylko wtedy, gdy wszystkie procesy są zbliżone pod względem długości. Jeśli jednak jedna rekrutacja trwała 10 dni, a inna aż 147, wynik średniej będzie zniekształcony przez wartość skrajną. W takich sytuacjach lepiej użyć mediany, czyli wartości środkowej po uporządkowaniu wszystkich wyników. Dla danych: 10, 22, 30, 147 mediana wynosi 26 dni (średnia z dwóch środkowych wartości: 22 i 30), podczas gdy średnia to aż 52,25 dnia.

Mediana sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:

rekrutujemy na bardzo różne stanowiska (np. junior i C-level w tym samym zestawieniu);
część procesów została przerwana lub sztucznie wydłużona;
chcemy poznać typowy czas rekrutacji bez zakłóceń wynikających z wartości odstających.

Jeśli różnica między medianą a średnią przekracza 20%, oznacza to, że w zestawieniu znajdują się rekrutacje o nietypowym przebiegu, które warto analizować oddzielnie.

Dlaczego wskaźnik Time-to-fill jest ważny w procesie rekrutacji?

Znajomość wartości wskaźnika Time-to-fill ma duże znaczenie, ponieważ:

pokazuje, ile faktycznie czasu firma potrzebuje na znalezienie i zatrudnienie pracownika;
pomaga zidentyfikować „wąskie gardła” w procesie rekrutacji (np. mało atrakcyjne ogłoszenia, niewłaściwe źródła pozyskiwania kandydatów, zbyt długi proces decyzyjny);
pozwala lepiej planować obsadzenie stanowisk i przewidywać, kiedy nowa osoba dołączy do zespołu;
zmniejsza ryzyko nadmiernego obciążania obecnych pracowników obowiązkami wynikającymi z nieobsadzonego stanowiska;
umożliwia porównywanie efektywności rekrutacji w różnych działach lub okresach;
daje podstawę do wyboru skuteczniejszych narzędzi rekrutacyjnych (np. systemu ATS, kampanii w mediach społecznościowych, testów kompetencyjnych).

Co wpływa na wartość wskaźnika Time-to-fill?

Na wartość wskaźnika Time-to-fill wpływają m.in.:

Poziom stanowiska

Im bardziej strategiczna rola, tym więcej osób zwykle bierze udział w procesie oceny kandydata. Pojawiają się dodatkowe etapy, takie jak assessment center czy rozmowy z członkami zarządu, które powodują, że zamknięcie rekrutacji następuje później.

Specyfika branży

W branżach z niedoborem specjalistów (np. IT, inżynieria, farmacja) proces wydłuża się nie tylko dlatego, że kandydatów jest mało. Ci, którzy są dostępni, mają do wyboru wiele ofert, dlatego często negocjują warunki zatrudnienia i potrzebują więcej czasu na podjęcie decyzji.

Atrakcyjność oferty

Oferta to nie tylko wysokość pensji. Równie ważne są elastyczność pracy, kultura organizacyjna czy perspektywy rozwoju. Kandydaci, którzy widzą dopasowanie do swoich oczekiwań, szybciej podejmują decyzję. Jeśli oferta nie wyróżnia się na tle rynku, znalezienie odpowiednich kandydatów trwa dłużej i wymaga dodatkowych działań.

Źródła pozyskiwania kandydatów

Wykorzystanie niewłaściwych kanałów często prowadzi do napływu dużej liczby aplikacji, które nie odpowiadają wymaganiom, co opóźnia selekcję. W praktyce szybciej sprawdzają się rekomendacje pracowników czy celowane kampanie, dostarczające mniejsze ilości bardziej dopasowanych kandydatów.

Proces decyzyjny w organizacji

Poszukiwanie nowych pracowników często przeciąga się nadmiernie, gdy w selekcję zaangażowanych jest wiele osób – od HR, przez managerów, po zarząd i finanse. Brak jasnego podziału ról sprawia, że kandydat czeka, a organizacja ryzykuje jego utratę. Zmniejszenie liczby osób decydujących lub wykorzystanie systemu do zarządzania rekrutacją pozwala ograniczyć takie opóźnienia.

Sytuacja na rynku pracy

Czasem to nie niedobór kandydatów, a ich nadmiar spowalnia proces rekrutacji. Przy dużej liczbie aplikacji selekcja zajmuje więcej czasu, jeśli firma nie korzysta z narzędzi do automatyzacji.

Z kolei w przypadku ról specjalistycznych problemem bywa konkurencja o najlepszych kandydatów, co prowadzi do przeciągających się negocjacji ofertowych.

Kiedy wartości wskaźnika Time-to-fill są niekorzystne dla organizacji?

Wysoki wskaźnik Time-to-fill nie zawsze musi oznaczać problem, ponieważ dłuższy proces bywa uzasadniony przy rekrutacjach na stanowiska strategiczne. Są jednak sytuacje, w których wydłużenie czasu obsadzenia wakatu staje się wyraźnie niekorzystne dla firmy.

Brak dodatkowej osoby powoduje, że obowiązki rozkładają się na pozostałych pracowników, co prowadzi do przeciążenia zespołu, spadku zaangażowania i większej rotacji.
Nieobsadzone stanowisko to często opóźnione projekty, gorsza obsługa klientów lub utrata części przychodów, a im dłużej trwa rekrutacja, tym większe straty finansowe.
Zbyt długi proces sprawia, że najlepsi kandydaci wybierają oferty konkurencji. Przeciągające się poszukiwania czasem skłaniają firmy do zatrudnienia pierwszej dostępnej osoby, a takie kompromisy zwykle szybko okazują się kosztowne.
Kandydaci, którzy czekają tygodniami na decyzję, mogą dzielić się negatywnymi opiniami, co osłabia reputację pracodawcy na rynku pracy.

Jak skutecznie obniżyć wartość wskaźnika Time-to-fill?

Opóźnień w rekrutacji nie da się całkowicie wyeliminować, ale można je skutecznie ograniczać. Pierwszym krokiem jest przygotowanie precyzyjnych opisów stanowisk. Im lepiej zdefiniowane są wymagania i zakres obowiązków, tym większa szansa, że na ogłoszenie odpowiedzą kandydaci rzeczywiście dopasowani do roli.

Duże znaczenie ma także centralizacja danych. Aplikacje gromadzone w jednym systemie tworzą bazę talentów, do której można wracać przy kolejnych procesach. W efekcie, gdy pojawia się nowe zapotrzebowanie, dział HR nie zaczyna od zera, lecz sięga do zasobów już sprawdzonych kandydatów.

Równie ważne jest utrzymywanie relacji z osobami biorącymi udział w poprzednich rekrutacjach oraz współpraca z uczelniami i organizacjami branżowymi. Takie działania skracają czas dotarcia do odpowiednich osób oraz zwiększają skuteczność selekcji.

Największe przyspieszenie daje jednak automatyzacja. Niezależny system ATS lub platforma HR z modułem rekrutacyjnym umożliwia multiposting ofert w różnych kanałach, elastyczne zarządzanie lejkiem rekrutacyjnym, dodawanie notatek do profili kandydatów czy korzystanie z gotowych szablonów wiadomości. Uporządkowana komunikacja i przejrzyste raporty pozwalają rekruterom skupić się na rozmowach z kandydatami, a nie na zadaniach administracyjnych.

Połączenie tych działań skraca Time-to-fill i sprawia, że proces rekrutacji staje się przejrzysty, przewidywalny oraz łatwy do monitorowania.