Czym jest wskaźnik Time-to-hire?

Wskaźnik Time-to-hire, czyli czas do zatrudnienia lub czas rekrutacji mierzy liczbę dni, jakie mijają od momentu pierwszego kontaktu z kandydatem, np. zgłoszenia aplikacji lub telefonicznego screeningu, do momentu zaakceptowania przez niego oferty pracy.

Ta metryka pokazuje, jak szybko organizacja potrafi sfinalizować zatrudnienie, czyli jak sprawnie przebiega selekcja i proces decyzyjny. Jest ważna również z perspektywy doświadczenia kandydata, ponieważ im dłużej potrwa zatrudnianie, tym większe ryzyko, że potencjalni pracownicy wybiorą ofertę konkurencji.

Jak obliczać Time-to-hire?

Wartość wskaźnika Time-to-hire jest wyrażana w dniach i liczona według wzoru:

Time-to-hire = data przyjęcia oferty – data pierwszego kontaktu z kandydatem

Za „pierwszy kontakt” przyjmuje się zwykle jedną z poniższych dat, np.:

dzień wpływu aplikacji do systemu ATS;
dzień screeningu telefonicznego;
dzień pierwszego zaproszenia na rozmowę.

W praktyce w analizie na poziomie organizacji lub działu najczęściej używa się średniej wartości Time-to-hire:

Średni Time-to-hire = suma dni wszystkich zakończonych rekrutacji ÷ liczba przyjętych ofert

Przykładowo, jeśli kandydat aplikuje 4 kwietnia, a ofertę przyjmuje 20 kwietnia, to Time-to-hire wynosi 16 dni kalendarzowych. Jeżeli w danym miesiącu zakończono jeszcze trzy rekrutacje trwające odpowiednio 24, 25 i 17 dni, to średni Time-to-hire wyniesie: (16 + 24 + 25 + 17) ÷ 4 = 20,5 dnia kalendarzowego.

Jak ten wynik wypada na tle danych rynkowych? Według danych StandOutCV (grudzień 2024), średni Time-to-hire w Wielkiej Brytanii to nieco poniżej 5 tygodni. Najdłużej szukają pracowników instytucje rządowe i sektor publiczny (około 6 tygodni), a najkrócej branża HoReCa (poniżej 4 tygodni).

Średnia wartość Time-to-hire czy mediana?

Podobnie jak przy innych metrykach czasowych, gdy w zestawie znajdują się skrajne dane, np. jedna rekrutacja trwała 8 dni, a inna 70, zamiast średniej arytmetycznej lepiej rozważyć medianę. Daje ona bardziej reprezentatywny obraz „typowego" czasu do zatrudnienia bez wpływu wartości odstających. Mediana sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:

równolegle prowadzone są rekrutacje na skrajnie różne stanowiska (np. junior i C-level);
część rekrutacji została przerwana lub sztucznie wydłużona;
chcemy poznać typowy czas rekrutacji bez zakłóceń wynikających z wartości odstających.

Czym różni się wskaźnik Time-to-hire od Time-to-fill?

Wskaźniki Time-to-hire i Time-to-fill bywają używane zamiennie, jednak odnoszą się do różnych części procesu rekrutacyjnego.

Time-to-fill pokazuje, jak długo trwa cały proces od momentu podjęcia decyzji o otwarciu rekrutacji, łącznie z przygotowaniem ogłoszenia, jego publikacją i oczekiwaniem na pierwsze aplikacje.
Time-to-hire mierzy efektywność selekcji – czas od pojawienia się kandydata w lejku do przyjęcia oferty.

Załóżmy, że organizacja XYZ opublikowała ogłoszenie 1 kwietnia, pierwszy kandydat aplikował 8 kwietnia, a oferta została przyjęta 24 kwietnia. Time-to-fill wynosi w tym przypadku 23 dni, a Time-to-hire 16 dni.

Obie metryki są przydatne, ale odpowiadają na inne pytania: Time-to-fill obrazuje pełny koszt czasowy nieobsadzonego stanowiska, natomiast Time-to-hire pokazuje sprawność działania zespołu rekrutacyjnego od momentu dołączenia kandydata do naboru.

Co wpływa na wartość wskaźnika Time-to-hire?

Do głównych czynników kształtujących Time-to-hire należą:

Liczba i konstrukcja etapów rekrutacji – im więcej kroków obejmuje rekrutacja, tym dłużej osoba aplikująca pozostaje w lejku. Jeśli kilka etapów realizuje podobne cele weryfikacyjne, można rozważyć ich konsolidację lub zmianę kolejności.
Przejrzystość kryteriów i tempo podejmowania decyzji – opóźnienia najczęściej pojawiają się po zakończeniu rozmów, gdy trzeba uzgodnić rozstrzygnięcie. Kiedy członkowie zespołu rekrutacyjnego korzystają z tego samego zestawu kryteriów i wiedzą, w jakim terminie powinni przekazać swoje rekomendacje, cały proces zachowuje odpowiedni rytm.
Dopasowanie kandydatów w lejku rekrutacyjnym – zbyt ogólny opis stanowiska lub źle dobrane kanały dystrybucji ogłoszeń powodują napływ zgłoszeń nieadekwatnych do wymagań roli. Ponieważ ich weryfikacja spowalnia przejście do rozmów z właściwymi osobami, warto regularnie analizować skuteczność źródeł. Można wtedy koncentrować wysiłki i budżet tam, gdzie pojawiają się najlepiej dopasowane profile, a nie tylko największy wolumen zgłoszeń.
Atrakcyjność oferty – niepełna oferta lub nieprecyzyjne informacje o warunkach zatrudnienia, modelu pracy czy planowanym terminie rozpoczęcia współpracy prowadzą do dodatkowych pytań i długich negocjacji na końcu selekcji. Dobrze przygotowane ogłoszenie, zawierające wszystkie ważne dane, usuwa bariery decyzyjne i pozwala kandydatom ocenić dopasowanie już na starcie. Aby jeszcze skuteczniej trafić w ich oczekiwania, przed publikacją można skonfrontować treść z konkurencyjnymi propozycjami w branży.
Sposób podejmowania decyzji po stronie organizacji – angażowanie zbyt wielu osób w ocenę kandydatów często prowadzi do przesunięć terminów i niepotrzebnych powrotów do wcześniej ustalonych kwestii. Brak jednoznacznego podziału ról pogarsza sytuację. Lepiej wskazać jedną osobę odpowiedzialną za wybór, przy wsparciu kilku doradców merytorycznych. Takie rozwiązanie skraca ścieżkę zatwierdzenia i ogranicza ryzyko przestojów.
Charakter stanowiska i sytuacja rynkowa – czas trwania rekrutacji zależy w dużej mierze od poziomu specjalizacji stanowiska oraz realiów rynkowych. W przypadku ról eksperckich, gdzie konkurencja o talenty jest silna, selekcja wymaga dokładniejszej oceny i często większej liczby rozmów. Wpływ mają również czynniki sezonowe, takie jak ograniczona dostępność osób uczestniczących w naborze, zwiększone obciążenie projektowe czy okresy urlopowe. Planowanie działań z uwzględnieniem tych zmiennych pozwala uniknąć zbędnych przerw.
Komunikacja z kandydatem – opóźniony kontakt między etapami, brak zapowiedzi kolejnych kroków czy niejasność co do statusu selekcji obniżają zaangażowanie osób aplikujących i zwiększają ryzyko utraty zainteresowania. Nawet krótka wiadomość potwierdzająca, że decyzja jest w przygotowaniu, poprawia doświadczenie i utrzymuje motywację. Spójna, przewidywalna komunikacja to prosty sposób na zmniejszenie odsetka rezygnacji i skrócenie całego procesu.
Organizacja pracy i wykorzystywane narzędzia – rozproszona komunikacja, ręczne umawianie spotkań czy brak wspólnej przestrzeni do śledzenia postępów kandydatów spowalniają każdy etap. Dobrze jest wprowadzić jasne zasady wymiany informacji oraz sięgać po zintegrowane systemy ATS wspierające automatyzację działań.

Dlaczego wskaźnik Time-to-hire jest ważny?

Długość rekrutacji odbiegająca od średnich rynkowych nie zawsze oznacza brak efektywności procesu – może wynikać z potrzeby pogłębionej oceny kompetencji kandydatów lub specyfiki stanowiska. Problem pojawia się wtedy, gdy wydłużenie nie ma merytorycznego uzasadnienia i jest wynikiem opóźnień organizacyjnych, takich jak długie przerwy między etapami, opieszałe podejmowanie decyzji czy słaba koordynacja zespołu rekrutacyjnego. W takiej sytuacji rośnie ryzyko rezygnacji kandydatów, a organizacja ponosi straty:

finansowe – każdy dzień z nieobsadzonym stanowiskiem to utracona produktywność, opóźnione projekty, większe obciążenie obowiązkami pozostałych członków zespołu oraz niższe przychody;
wizerunkowe – spada satysfakcja osób aplikujących i rośnie prawdopodobieństwo pojawienia się negatywnych opinii o pracodawcy w przestrzeni publicznej.

Paradoksalnie, przeciągająca się selekcja może również obniżać jakość decyzji, ponieważ rosnąca presja zamknięcia wakatu prowadzi do pochopnych wyborów. Zatrudnienie niedopasowanej osoby prowadzi do rotacji i ponownej rekrutacji, a każdy dzień zwłoki to dodatkowy koszt.

Jeśli Time-to-hire rośnie w stosunku do wcześniejszych okresów lub odbiega od standardu dla danej roli bez wyraźnego uzasadnienia, to sygnał pojawienia się wąskich gardeł. Wówczas konieczna jest analiza poszczególnych etapów rekrutacji, tempa podejmowania decyzji oraz jakości napływających aplikacji, aby określić źródło opóźnienia i przywrócić przewidywalność procesu.

Jak monitorować Time-to-hire w organizacji?

Śledzenie Time-to-hire wymaga wdrożenia kilku dobrych praktyk:

Zbieraj dane w jednym systemie. Rozproszone informacje w mailach, arkuszach kalkulacyjnych i notatkach utrudniają analizę. Wykorzystaj automatyzację i generuj raporty bez ręcznego zbierania danych.
Mierz regularnie i porównuj trendy. Wartość Time-to-hire powinna być obliczana cyklicznie – miesięcznie lub kwartalnie. Porównuj poprzednie okresy dla wybranych ról i korzystaj z benchmarków branżowych, aby uchwycić zmiany w czasie.
Segmentuj dane. Uśrednianie Time-to-hire dla całej organizacji może maskować problemy. Analizuj ten wskaźnik osobno dla różnych typów stanowisk oraz działów. Dzięki temu szybciej zauważysz, gdzie są największe opóźnienia.
Śledź czas między etapami. Mierz odstępy czasowe między konkretnymi krokami, aby zidentyfikować, który z nich wymaga optymalizacji.
Korzystaj z pozostałych metryk HR. Time-to-hire najlepiej działa w kontekście, dlatego obserwuj równolegle:
- odsetek przyjętych ofert, który pokazuje, czy tempo rekrutacji nie wpływa negatywnie na finalną decyzję kandydata;
- odsetek rezygnacji po ostatniej rozmowie, który sygnalizuje, czy kandydaci tracą zainteresowanie;
- konwersję źródeł, która pomaga zbadać, czy napływ aplikacji jest odpowiedniej jakości;
- jakość zatrudnienia, która potwierdza, że skrócenie czasu rekrutacji nie odbyło się kosztem jakości zatrudnienia.
Udostępniaj dane zespołowi. Wspólny dashboard lub regularne podsumowania pomagają budować świadomość i odpowiedzialność za tok rekrutacji. Jeśli rekruterzy widzą, że czas ich feedbacku jest dłuższy niż u pozostałych członków zespołu, mogą szybciej zareagować i wprowadzić korekty.

Systematyczne monitorowanie Time-to-hire pomoże Ci nie tylko skrócić proces rekrutacji, ale też poprawić jakość decyzji zatrudnieniowych.