10 prostych kroków, jak wdrożyć metodę OKR w firmie

W 1999 roku John Doerr przedstawił metodę OKR niewielkiemu start-upowi z Doliny Krzemowej. Kilka lat później świat znał już jego nazwę – Google. Od tamtej pory z OKR-ów korzystają setki firm na całym świecie. Zobacz, dlaczego warto je wdrożyć także w Twojej organizacji i jak zrobić to w 10 prostych krokach.

Czym jest metoda OKR (Objectives and Key Results)?

Metoda OKR (ang. Objectives and Key Results) to system zarządzania celami, który pomaga organizacjom jasno je definiować i mierzyć postępy w ich realizacji.

• Objective to cel, do którego zmierzasz – ambitny, jasno sformułowany, motywujący i zapadający w pamięć.
• Key Results to kluczowe rezultaty, czyli mierzalne wyniki, które pozwalają określić, czy cel został osiągnięty. Ich liczba nie powinna przekraczać pięciu, aby ułatwić koncentrację na tym, co naprawdę istotne.

John Doerr zaproponował prostą formułę, która dobrze oddaje logikę działania OKR:

W tłumaczeniu:

Przykładowo, jeśli Twoim celem jest usprawnienie procesu onboardingu nowych pracowników, kluczowe rezultaty mogą obejmować:

• przeprowadzenie wywiadów z pięcioma nowo zatrudnionymi osobami na temat ich doświadczeń onboardingowych;
• wprowadzenie co najmniej trzech zmian w procesie na podstawie zebranych informacji;
• uzyskanie średniej oceny onboardingu na poziomie minimum 4,5/5 w ankiecie po pierwszym miesiącu pracy.

Cele i kluczowe rezultaty – co możesz zyskać dzięki metodzie OKR?

Właściwie wdrożone OKR-y pozwalają:

• jasno określać priorytety;
• stawiać przed zespołem ambitne, ale realistyczne wyzwania;
• skupić się na działaniach ważnych z perspektywy klienta i całej organizacji;
• poprawić współpracę w zespołach i między działami;
• zwiększyć zaangażowanie pracowników;
• powiązać codzienne zadania z celami biznesowymi – tak, by tworzyły spójną i zrozumiałą ścieżkę prowadzącą do efektów.

10 kroków do skutecznego wdrożenia OKR w firmie

Wdrożenie metody OKR pozwala uporządkować sposób pracy z celami i zwiększyć przejrzystość działań w całej organizacji. Przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która pomoże przejść przez ten proces krok po kroku.

1. Poinformuj zespół o nowym podejściu

Na początek zapoznaj zespół z metodą OKR i jej wpływem na codzienną pracę. Wyjaśnij, jak będą wyglądać nowe zasady ustalania i realizacji celów, czego dotyczy zmiana oraz jakie może przynieść korzyści. Zadbaj o otwartą komunikację, ponieważ część pracowników może mieć wątpliwości lub obawy. Przygotuj się na pytania, takie jak:

• Czy OKR-y to kolejny sposób raportowania? 👉 Nie, OKR-y to narzędzie pomagające skupić się na tym, co najważniejsze, a nie forma kontroli aktywności.
• Czy wyniki OKR wpłyną na moją ocenę wyników? 👉 Nie, OKR-y służą do wyznaczania priorytetów i kierunku działania, a nie do oceny indywidualnej wydajności.
• Czy OKR-y oznaczają większą liczbę spotkań zespołowych? 👉 Tak, ale te spotkania będą krótsze i bardziej konkretne.

Zaplanuj mniej więcej trzy tygodnie okresu przejściowego na pytania, rozmowy i adaptację przed oficjalnym startem. Pokaż też przykłady innych firm, które skutecznie wykorzystują metodę OKR w praktyce.

2. Określ ramy czasowe

Zdefiniuj okres, w którym mają zostać zrealizowane kluczowe cele. W praktyce najczęściej stosuje się cykl kwartalny, ponieważ zapewnia on odpowiednią dynamikę, pozwala na bieżąco monitorować postępy i w razie potrzeby modyfikować działania. Ramy czasowe powinny być ustalone na każdym poziomie – organizacji, zespołów i poszczególnych osób.

3. Stwórz kaskadową listę celów

Zaplanuj cele strategiczne i przełóż je w logicznej kolejności na cele zespołowe oraz indywidualne. Dzięki temu każdy poziom organizacji będzie realnie zaangażowany w realizację wspólnych priorytetów. Ważne, aby wszystkie cele się zazębiały i tworzyły spójną strukturę. Przykładowo:

• Na poziomie organizacyjnym ustal od trzech do pięciu celów, zaczynając od najważniejszych priorytetów firmy na dany kwartał. Każdy cel powinien być ambitny, ale osiągalny w trzy miesiące.
• Na poziomie zespołowym wybierz jeden lub dwa cele organizacyjne, do których dany zespół może realnie się przyczynić. Dodatkowo każdy zespół może wyznaczyć maksymalnie dwa własne cele, dostosowane do specyfiki jego działań. Łącznie powinno to być nie więcej niż cztery cele na cykl.
• Na poziomie indywidualnym ustal cele w zależności od roli i zakresu odpowiedzialności danej osoby (maksymalnie pięć na osobę). Cel nie może być zbyt łatwy, bo nie będzie motywować, ani zbyt trudny, by nie zniechęcał już na starcie. Indywidualne OKR-y są opcjonalne.

4. Upewnij się, że zespół rozumie cele tak jak Ty

Na etapie planowania cele mogą być różnie interpretowane przez poszczególne osoby. Upewnij się, że wszyscy znają te same definicje i korzystają z tych samych wytycznych. Różnice w rozumieniu celów często prowadzą do błędnych założeń i niespójnego działania. Jak to zorganizować w praktyce?

• Poproś kilka osób z zespołu o wytłumaczenie celów własnymi słowami.
• Zapytaj, jak dany cel wpływa na klientów firmy.
• Sprawdź, czy wszyscy wiedzą, dlaczego akurat te cele są priorytetem.
• Stwórz wizualizacje, które pokazują, jak cele łączą się ze sobą.

5. Wyznacz mierzalne rezultaty

Dla każdego celu przypisz maksymalnie pięć mierzalnych rezultatów. Każdy z nich powinien jednoznacznie wskazywać, czy cel został zrealizowany. Możesz do tego wykorzystać prostą formułę:

Przykład: Zmniejszyć rotację w okresie próbnym – z 18% do 10% – do końca półrocza.

Kluczowe rezultaty powinny być konkretne, mierzalne i możliwe do jednoznacznej oceny. W zależności od charakteru celu możesz posłużyć się wskaźnikami wzrostu, jakości, aktywności lub określonymi kamieniami milowymi. Dobrze sformułowany rezultat powinien być na tyle jasny, by także osoba spoza zespołu mogła ocenić, czy został osiągnięty – bez potrzeby dodatkowych wyjaśnień.

6. Zaprojektuj system regularnego monitorowania

Realizacja OKR-ów wymaga systematycznego monitorowania działań. Jasny podział odpowiedzialności i zaplanowane regularne spotkania ułatwiają bieżące śledzenie rezultatów oraz szybkie reagowanie na problemy. Każda osoba powinna wiedzieć, do czego dąży, ile ma czasu na wykonanie zadania i kiedy odbędzie się kolejne spotkanie poświęcone omówieniu postępów.

W swoim systemie monitorowania uwzględnij:

• cotygodniowe, 15-minutowe check-iny dla zespołów i liderów, podczas których omawiane są priorytety oraz kolejne kroki na najbliższy tydzień;
• miesięczne przeglądy postępów dla liderów i managerów – służące głębszej analizie działań oraz ewentualnym korektom;
• kwartalne retrospekcje z udziałem całego zespołu oraz managementu, w trakcie których podsumowywany i oceniany jest cały cykl OKR.

7. Zrewiduj ilość celów

W trakcie cyklu OKR może się okazać, że niektóre osoby lub zespoły próbują realizować zbyt wiele celów jednocześnie. Aby uniknąć przeciążenia i ryzyka wypalenia, warto ograniczyć liczbę celów do tych naprawdę istotnych.

Pomocne będą proste kryteria selekcji:

• wpływ na klienta – które cele przynoszą największą wartość z jego perspektywy?
• pilność biznesowa – co musi wydarzyć się teraz, a co może poczekać?
• wykonalność – czy mamy odpowiednie zasoby i kompetencje, by osiągnąć ten cel?
• mierzalność – czy jesteśmy w stanie jednoznacznie ocenić stopień realizacji?

Lepiej w pełni zrealizować trzy dobrze dobrane cele niż pięć tylko częściowo.

8. Oceniaj osiągnięte rezultaty

Nie każdy cel zostanie osiągnięty w pełni i to jest zupełnie naturalna sytuacja. Najważniejsze, aby na koniec cyklu każdy rezultat ocenić zgodnie z wcześniej ustalonymi kryteriami. Jeśli coś się nie udało – zadaj pytanie: „Dlaczego?” Jeśli się udało – pogratuluj: sobie, pracownikowi albo zespołowi. Jeśli zespół osiąga 100% wszystkich kluczowych rezultatów – podnieś poprzeczkę. Niewymagające cele obniżają zaangażowanie.

9. Analizuj i wyciągaj wnioski

Po zakończeniu cyklu przeanalizuj dane i przebieg pracy nad celami. Jeśli korzystasz z systemu HRM z funkcją OKR, sprawdź raporty i wyniki, żeby zweryfikować, co działa, a co wymaga zmiany. To dobry moment, aby zidentyfikować mocne strony procesu, wyłapać trudności oraz przygotować się do kolejnego etapu pracy z OKR-ami.

10. Zaplanuj zmiany i rozpocznij kolejny cykl

OKR-y działają w powtarzalnych cyklach, a każdy z nich to okazja do usprawnienia procesu, dlatego przekuj wnioski z analizy w konkrety. Zbierz feedback od zespołu, zastanów się nad zmianami w strukturze celów, organizacji pracy lub podejściu do planowania. Dostosuj założenia do potrzeb organizacji i rozpocznij kolejny cykl.

Metoda OKR – podsumowanie

Organizacje często mają problem z przełożeniem strategii na codzienne działania zespołów. OKR to metoda, która rozwiązuje ten problem. Opiera się na prostej strukturze: jasno sformułowanym celu i mierzalnych rezultatach, które pozwalają śledzić postępy oraz na bieżąco oceniać skuteczność podejmowanych działań. Zamiast rozbudowanych list zadań zespół zyskuje spójne wytyczne do pracy nad tym, co naprawdę ważne.

Dzięki swojej elastyczności metoda OKR sprawdza się zarówno w dużych korporacjach, jak i w mniejszych firmach – niezależnie od branży czy poziomu złożoności struktury. Stosują ją m.in. Google, Intel, Netflix, Deloitte, Adobe i wiele innych znanych marek.

Skorzystaj z naszej checklisty i wypróbuj metodę OKR w swoim zespole. Możesz nawet zacząć od małego pilotażowego cyklu. Przekonasz się, że praca z celami może być prostsza, skuteczniejsza i po prostu bardziej satysfakcjonująca.

💡 PS Na naszym blogu i profilu LinkedIn znajdziesz więcej praktycznych materiałów o zarządzaniu zespołem, HR oraz codziennej pracy z celami. Zaobserwuj i bądź na bieżąco!