Эффектно и эффективно. Как оценить сотрудников по методу Performance Review?

Представим себе ситуацию: сотрудник проработал в компании определенное время и хотел бы обсудить карьерные возможности. Либо руководство хотело бы проверить эффективность команды за определенный период. В таких случаях компания должна провести Performance Review сотрудника – оценить проявление профессиональных качеств в работе, эффективность выполнения задач и потенциал для продвижения по карьерной лестнице, обсудить понимание роли в команде, дать конструктивный фидбек и помочь с постановкой и достижением целей.

Именно для этого придумана практика внедрения performance review в крупных компаниях. Перфоманс ревью относится к наиболее популярным методам оценки персонала, а частота и глубина этой проверки зависит от размеров компании, а также её целей.

Метод Performance Review – что это?

Для начала определимся, с чем имеем дело:

Performance Review (от англ. «обзор производительности») – это метод оценивания труда за конкретный отрезок времени, который определяет сильные и слабые стороны сотрудника, даёт обратную связь от руководства и коллег и предлагает помощь в постановке целей для будущего профессионального развития. Процесс ревью проходит тет-а-тет между менеджером и работником.

Почему этот подход так популярен?

• Он использует оценку 180° или 360°, частью которой является самооценка сотрудником заявленных им рабочих качеств (компетенций), а также оценка со стороны линейного менеджера и коллег. В результате человек получает наиболее объективную картину проявления своих навыков на работе.
• Это наиболее простой и объективный способ прояснить с сотрудником его сильные и слабые стороны, обсудить закрытые и незакрытые цели и задачи и поставить цели на следующий период.
• Если у сотрудника есть пожелания по карьерному развитию или повышению компенсации за работу, перформанс ревью поможет без предубеждений принять взвешенное решение насчет продвижения по карьерной лестнице.
• Наконец, это открытый способ коммуникации с сотрудниками, который позитивно влияет на имидж работодателя.

Какие критерии учитываются при оценивании сотрудника?

На ревью оценивают корпоративные и профессиональные компетенции. При этом, рассматривают компетенции, которые непосредственно нужны для занимаемой должности, но также и так называемые soft skills: был ли он хорош в коммуникации  с клиентами, самостоятельно ли решал возникающие проблемы, смог креативно подойти к заданию, и т.д. Все это можно описать, добавить индикаторы - основные характеристики, помогающие понять, как оценить компетенцию - и получить измерение той же коммуникативности или автономности в числовом значении. И это - одно из преимуществ объективного Performance Review.

Ревью также оценивает потенциал сотрудника в рамках текущих возможностей на занимаемой должности. Как он раскрывается, проявляет себя и может ли претендовать на продвижение? Оценка потенциала важна для определения активных и вовлеченных игроков-сотрудников, которых можно воспитать внутри команды и вырастить для высоких должностей. 

С другой стороны, оценивается эффективность на рабочем месте. Она нужна для вычисления самых продуктивных сотрудников, но с другой стороны помогает определить, в каком департаменте не хватает рук, чтобы справляться с задачами. Для этого необходимо проанализировать три составляющие эффективности:

• закрытие рабочих целей (OKR)
• продуктивность на рабочем месте и решение повседневных задач
• достижения и вклад в развитие компании за период

Для чего нужен перфоманс ревью?

Во-первых, регулярное проведение оценки – это возможность для члена команды показать себя, проговорить с начальством личные успехи, обсудить справедливое вознаграждение в виде пересмотра зарплаты, если это уместно. 

Во-вторых, метод выгоден и компании. Перфоманс ревью помогает определить сильные и слабые места в команде, отследить эффективность сотрудников и ее спад, понять, что влияет на коллектив. А линейным менеджерам такой подход нужен, чтобы обстоятельно и аргументированно влиять на карьерный путь подчиненных. Если на руках есть числовое подтверждение того, что сотрудник не справляется с обязанностями, ему намного проще объяснить это, предъявив факты и цифры. Плюсом перфоманса является его прозрачность - все открыто, оценивание проходит честно, цели и статусы задач легко отслеживаются, так что у сотрудника не остается претензий к руководству.

Каковы этапы проведения Performance Review?

Как мы уже определились, стороны в этом процессе две – менеджер и сотрудник компании. Каждый из них готовится поэтапно. Менеджеру необходимо:

Определиться с компетенциями для оценивания за период

Выбрать, какие компетенции будем оценивать, и обозначить индикаторы для оценки. Например, если мы выбираем компетенцию “Коммуникабельность”, то индикаторами высокой оценки будут желание брать на себя ответственность за общение с клиентами и коллегами, умение выстроить логичный диалог, умение убеждать и склонять клиента на свою сторону, умение расположить к себе, выслушать и т.д. 

Компетенциями могут выступать:

• Уровень знаний продукта или услуги
• Ведение коммуникаций внутри команды / со внешними заказчиками или клиентами
• Вовлеченность в командную работу
• Желание брать ответственность
• Тайм-менеджмент
• Управление конфликтами 
• Адаптируемость 

Собрать показатели продуктивности

• KPI (от англ. «ключевые показатели») – количественная оценка выполненной работы в зависимости от объема задач и времени, на него потраченного. Ки-пи-ай, как их еще называют, могут быть разными в зависимости от должности – количество прописанных сценариев, постов для социальных сетей, запущенных рекламных кампаний и т.д.
• OKR (от англ. «объективные ключевые результаты») – узкоспециализированный маркер выполненной работы в зависимости от влияния ее на конечную цель компании. Например, гейм-разработчикам была поставлена задача вывести игру в топ-10 по количеству загрузок на Apple Store. Если сотрудник вложился в эту цель, его OKR будет выше. Постановка целей OKR обсуждается на встречах 1-on-1 с линейным руководителем, который помогает определить наиболее важные из них.
• Отчет о проделанной работе запрашивается у сотрудника, который анализирует свои задачи за период и передает менеджеру перед встречей результаты по ним.

Провести оценку деятельности 

Оценка сотрудника может проводиться по методам 180 и 360 градусов. В первом случае человек оценивает сам себя, и по таким же критериям его оценивает линейный руководитель. Во втором - подключаются еще и коллеги. На примере оценки 180 градусов рассмотрим процедуру:

• для составления опросника по сотруднику, создаем вопросы по выбранным выше компетенциям. Если сотрудник проявляет себя с лучшей стороны, ему ставится высокая оценка. Если же он неактивен, оценка будет ниже. Обычно используется шкала от 1 до 5, где 1 - негативный результат, 5 - позитивный. 
• добавляем вопросы по эффективности и потенциалу на рабочем месте. Для оценки этих показателей используем закрытые за период задачи, выполненный план по прошедшим 1-on-1 и другие ресурсы сотрудника. 
• готовый опросник передаем сотруднику для самооценки. Параллельно по тем же критериям сотрудника оценивает его руководитель.

Такой цикл оценки можно проводить с помощью автоматизированных программ, которые помогают создать вопросы, добавить компетенции для оценки и отправить сотрудникам опросники вовремя. К тому же, сразу после окончания цикла оценки, программа автоматически позволяет назначить итоговый 1-on-1 с менеджером.

Подготовиться к разговору с сотрудником

Перед 1-on-1 встречей руководитель должен проанализировать совпадения и отличия в результатах оценки сотрудника, просмотреть предыдущие встречи 1-on-1 и еще раз проверить, достиг ли сотрудник поставленных целей, и какие факторы могли помешать ему это сделать. Также для результативной встречи готовится предварительный план обсуждения.

Встреча с сотрудником

На встрече сотрудник и менеджер анализируют показатели за прошедший период, обсуждают оценку по компетенциям, смотрят на выполненные задачи и совместно ставят новые цели. Руководство обязательно должно проявить инициативу в расстановке приоритетов – так человеку проще будет понять, на чем сфокусироваться в первую очередь, и оценить уровень готовности. Но нередко этот момент упускают из виду – и зря. Какие же еще бывают ошибки в performance review?

Что стоит и чего не стоит делать на перформанс ревью

Ошибки при оценивании эффективности – какие бывают, и как избежать?

Первая и самая большая ошибка при проведении Performance Review, с которой сталкиваются участники процесса – преувеличение или преуменьшение своих заслуг. Так устроена психика – мы любое признание вины или ошибки принимаем как негатив, который может повлиять на отношение начальства или даже на уровень оплаты труда. Поэтому перед оценкой менеджер должен четко расставить приоритеты – всё, что будет оцениваться, рассмотрим только в контексте будущего роста в компании. Хотите развиваться? Оценивайте себя трезво и свободно принимайте критику коллектива, если она конструктивна.

Что ещё должны учитывать стороны оценивания?

• Избегать критики без примеров и фактов
• Перестать сравнивать сотрудников и их достижения
• Пускать или поддерживать слухи в компании
• Повторяться и использовать аргументы, которые уже были сказаны
• Избегать слов «всегда» и «никогда», поскольку это нивелирует признание ошибок или работу над собой
• Избегать фразы «нужно больше времени», потому что для любой задачи участники четко проговаривают рамки выполнения; если же сотрудник жалуется на то, что ему банально не хватило времени, это могут расценить, как попытки оправдаться

Что делать после перформанс ревью?

После разговора нужно обязательно зафиксировать договоренности, которые обсудили, чтобы и у компании, и у сотрудника было одинаковое понимание ситуации. Важно прописать цели, которые совместно поставили – и обязательно наметить следующую встречу. В общем, требуется небольшой follow-up, выводы, которые высылаются сотруднику во избежание недопониманий. Иногда о нём забывают, поэтому задача менеджера – проследить за письменным подтверждением итогов беседы.

Разница между старыми методами оценки и методом перфоманс ревью

Плюсы и минусы проведения Performance Review

Общая польза от метода

Такой тип оценивания – хороший метод управления сразу результативностью, мотивацией и развитием своих подчинённых. Большим его преимуществом является оценка сотрудника сразу с нескольких сторон – самооценка, мнение коллег и мнение менеджера. А полученные графики по оцениванию и коэффициентам результативности компания может использовать для подведения промежуточных и итоговых результатов года. И, конечно, нужно помнить про особенность Performance Review – это только один из методов подсчета эффективности, но именно он помогает не потерять успехи важных для компании талантов, растить их и продвигать по карьерной лестнице. 

Вот еще несколько плюсов для обеих сторон:

• Разделение ответственности в процессе открытой обратной связи
• Признание успехов и соответствующее вознаграждение
• Согласование индивидуальных задач и составление Development Plan – плана развития сотрудника
• Разъяснение ожиданий и задач
• Совершенствование коммуникации и повышение лояльности

А есть ли минусы?

Если уж мы заговорили о рейтингах, которые влияют на итоги года и возможность попросить прибавку к окладу, нужно вспомнить, что они не всегда бывают объективны. Вот минусы оценивания:

• менеджмент концентрируется на количественных, а не качественных результатах
• плохо прописанные KPI, OKR и цели развития негативно влияют на понимание человеком его роли и задач, и в результате составление рейтингов для перфоманс ревью может быть слишком субъективным и не соответствовать правде
• плохо проработанные опросники для оценки 180° или 360° усугубят ситуацию

Напрашивается вывод – работать в первую очередь над объективными показателями для составления анкет персоналу и менеджеру, который проводит оценивание. 

Вам также может быть интересна статья: Украине — 30 лет: статистика рынка занятости

Автоматизируем проведение ревью с помощью HRM-платформ

К инструментам проведения оценивания можно отнести:

• программы, которые помогают наладить коммуникацию: Google Meetings, Google Calendar, индивидуальные письма с напоминанием о встречах и др.
• программы по постановке задач: Trello, Todoist, Evernote
• опросники и анкеты для обратной связи

Проблема здесь в том, что в процессе работы и подготовки к ревью даже самые кропотливые менеджеры могут забыть о каком-то пусть и незначительном нюансе, который в итоге повлияет на взаимопонимание между ним и подопечным. Как результат – ошибки в коммуникации и плохая постановка целей.

Собрать задачи воедино может платформа для HRM-задач, если она предусматривает возможность проводить ревью персонала. Например, модуль PeoplePerform позволяет:

• составлять график встреч 1-on-1, сразу назначать необходимые задачи по встрече и контролировать ее итоги

Так выглядит карточка встречи по каждому сотруднику в PeoplePerform

• прописать OKR и расставить приоритеты по целям вплоть до даты их выполнения. Так у всех будет наглядное видение, с чем предстоит работать – и намного меньше вопросов по дедлайнам
• создать цикл оценки сотрудников по методу 180° с возможностью добавления вопросов по профессиональным компетенциям, оценке эффективности и потенциала. Сотрудник оценит свои навыки, а его линейный менеджер - навыки подчиненного. Система проанализирует ответы и сведет их в удобный график для сравнения.

Результаты оценки 180 градусов в PeoplePerform

• после проведения цикла оценки сотрудник попадает в один из блоков матрицы 9 boxes, и руководство может посмотреть, к какой категории развития потенциала и эффективной работы он относится.