Ефектно та ефективно. Як оцінити персонал методом Performance Review?

Уявімо собі ситуацію: співробітник пропрацював в компанії певний час і хотів би обговорити кар'єрні можливості. Або керівництво хотіло б перевірити ефективність команди за певний період. У таких випадках компанія повинна провести Performance Review співробітника - оцінити прояв професійних якостей в роботі, ефективність виконання завдань і потенціал для просування по кар'єрних сходах, обговорити розуміння ролі в команді, дати конструктивний фідбек й допомогти з постановкою і досягненням цілей.

Саме для цього придумана практика впровадження performance review, щоб оцінити ефективність у великих компаніях. Перфоманс рев'ю відноситься до найбільш популярних методів оцінки персоналу, а частота і глибина цієї перевірки залежить від розмірів компанії, а також її цілей.

Метод Performance Review - що це?

Для початку визначимося, з чим маємо справу:

Performance Review (від англ. «Огляд продуктивності») - це метод оцінювання праці за конкретний відрізок часу, який визначає сильні та слабкі сторони співробітника, дає зворотній зв'язок від керівництва та колег і пропонує допомогу у постановці цілей для майбутнього професійного розвитку. Процес рев'ю проходить тет-а-тет між менеджером і працівником.

Чому цей підхід такий популярний?

• Він використовує оцінку 180° або 360°, частиною якої є самооцінка співробітником заявлених ним робочих якостей (компетенцій), а також оцінка з боку лінійного менеджера та колег. У результаті людина отримує найбільш об'єктивну картину прояву своїх навичок на роботі.
• Це найбільш простий і об'єктивний спосіб прояснити зі співробітником його сильні та слабкі сторони, обговорити закриті та незакриті цілі та завдання та поставити цілі на наступний період.
• Якщо у співробітника є побажання з кар'єрного розвитку або підвищення компенсації за роботу, перформанс рев'ю допоможе без упереджень прийняти зважене рішення щодо просування по кар'єрних сходах.
• Нарешті, це відкритий спосіб комунікації зі співробітниками, який позитивно впливає на імідж роботодавця.

Які критерії враховуються під час оцінювання співробітника?

На рев'ю оцінюють корпоративні та професійні компетенції. При цьому, розглядають компетенції, які безпосередньо потрібні для займаної посади, але також і, так звані, soft skills: чи був він найкращий у комунікації з клієнтами, самостійно чи вирішував виникаючі проблеми, зміг креативно підійти до завдання, і т.д. Усе це можна описати, додати індикатори - основні характеристики, які допомагають зрозуміти, як оцінити компетенцію - і отримати вимір тієї ж комунікативності або автономності в числовому значенні. І це - одна з переваг об'єктивного Performance Review.

Рев'ю також оцінює потенціал співробітника в рамках поточних можливостей на займаній посаді. Як він розкривається, проявляє себе і чи може претендувати на просування? Оцінка потенціалу важлива для визначення активних і залучених гравців-співробітників, яких можна виховати всередині команди і виростити для високих посад.

З іншого боку, оцінюється ефективність на робочому місці. Вона потрібна для обчислення найпродуктивніших співробітників, але з іншого боку допомагає визначити, в якому департаменті не вистачає рук, щоб справлятися із завданнями. Для цього необхідно проаналізувати три складові ефективності:

• закриття робочих цілей (OKR)
• продуктивність на робочому місці та вирішення повсякденних завдань
• досягнення і внесок в розвиток компанії за період

Для чого потрібен перфоманс рев'ю?

По-перше, регулярне проведення оцінки - це можливість для члена команди показати себе, проговорити з керівництвом особисті успіхи, обговорити справедливу винагороду у вигляді перегляду зарплати, якщо це доречно.

По-друге, метод вигідний і компанії. Перфоманс рев'ю допомагає визначити сильні та слабкі місця в команді, відстежити ефективність співробітників і їх спад, зрозуміти, що впливає на колектив. А лінійним менеджерам такий підхід потрібен, щоб докладно і аргументовано впливати на кар'єрний шлях підлеглих. Якщо на руках є числове підтвердження того, що співробітник не справляється з обов'язками, йому набагато простіше пояснити це, пред'явивши факти і цифри. Плюсом перфомансу є його прозорість - все відкрито, оцінювання проходить чесно, цілі та статуси завдань легко відслідковуються так, що у співробітника не залишається претензій до керівництва.

Які етапи проведення Performance Review?

Як ми вже визначилися, сторони в цьому процесі дві - менеджер і співробітник компанії. Кожен з них готується поетапно. Менеджеру необхідно:

Визначитися з компетенціями для оцінювання за період

Вибрати, які компетенції будемо оцінювати, і позначити індикатори для оцінки. Наприклад, якщо ми вибираємо компетенцію "Комунікабельність", то індикаторами високої оцінки будуть бажання брати на себе відповідальність за спілкування з клієнтами та колегами, вміння вибудувати логічний діалог, уміння переконувати та схиляти клієнта на свою сторону, вміння заручитися підтримкою, вислухати і т. д.

Компетенціями можуть виступати:

• Рівень знань продукту або послуги
• Ведення комунікацій усередині команди / з зовнішніми замовниками або клієнтами
• Залученість у командну роботу
• Бажання брати відповідальність
• Тайм менеджмент
• Управління конфліктами
• Адаптованість

Зібрати показники продуктивності

• KPI (від англ. «Ключові показники») - кількісна оцінка виконаної роботи в залежності від обсягу завдань і часу, на нього витраченого. Кі-пі-ай, як їх ще називають, можуть бути різними в залежності від посади - кількість прописаних сценаріїв, постів для соціальних мереж, запущених рекламних кампаній і т.д.
• OKR (від англ. «Об'єктивні ключові результати») - вузькоспеціалізований маркер виконаної роботи в залежності від впливу її на кінцеву мету компанії. Наприклад, гейм-розробникам було поставлено завдання вивести гру в топ-10 за кількістю завантажень на Apple Store. Якщо співробітник вклався в цю мету, його OKR буде вище. Постановка цілей OKR обговорюється на зустрічах 1-on-1 з лінійним керівником, який допомагає визначити найбільш важливі з них.
• Звіт про виконану роботу запитується у співробітника, який аналізує свої завдання за період і передає менеджеру результати перед зустріччю.

Провести оцінку діяльності

Оцінка співробітника може проводитися за методами 180 і 360 градусів. У першому випадку людина оцінює сама себе, і за такими ж критеріями його оцінює лінійний керівник. У другому - підключаються ще й колеги. На прикладі оцінки 180 градусів розглянемо процедуру:

• для складання опитування для співробітника, створюємо питання за обраними вище компетенціями. Якщо співробітник проявляє себе з кращого боку, йому ставиться висока оцінка. Якщо ж він неактивний, оцінка буде нижчою. Зазвичай використовується шкала від 1 до 5, де 1 - негативний результат, 5 - позитивний.
• додаємо питання з ефективності і потенціалу на робочому місці. Для оцінки цих показників використовуємо закриті за період завдання, виконаний план минулих 1-on-1 та інші ресурси співробітника.
• готове опитування передаємо співробітнику для самооцінки. Паралельно з тими ж критеріями співробітника оцінює його керівник.

Такий цикл оцінки можна проводити за допомогою автоматизованих програм, які допомагають створити питання, додати компетенції для оцінки і відправити співробітникам опитування вчасно. До того ж, відразу після закінчення циклу оцінки, програма автоматично дозволяє призначити підсумковий 1-on-1 з менеджером.

Підготуватися до розмови зі співробітником

Перед 1-on-1 зустріччю керівник повинен проаналізувати збіги та відмінності в результатах оцінки співробітника, переглянути попередні зустрічі 1-on-1 і ще раз перевірити, чи досяг співробітник поставлених цілей, які чинники могли перешкодити йому це зробити. Також для результативної зустрічі готується попередній план обговорення.

Зустріч зі співробітником

На зустрічі співробітник і менеджер аналізують показники за минулий період, обговорюють оцінку за компетенціями, дивляться на виконані завдання і спільно ставлять нові цілі. Керівництво обов'язково має проявити ініціативу в розстановці пріоритетів - так людині простіше буде зрозуміти, на чому сфокусуватися в першу чергу, і оцінити рівень готовності. Але нерідко цей момент не беруть до уваги - і дарма. Які ж ще бувають помилки в performance review?

Що варто і чого не варто робити на перформанс рев'ю

Помилки під час оцінювання ефективності - які бувають, і як уникнути?

Перша і найбільша помилка під час проведення Performance Review, з якою стикаються учасники процесу - перебільшення або применшення своїх заслуг. Так влаштована психіка - ми будь-яке визнання провини або помилки приймаємо як негатив, який може вплинути на ставлення керівництва або навіть на рівень оплати праці. Тому перед оцінкою менеджер повинен чітко розставити пріоритети - все, що буде оцінюватися, розглянемо тільки в контексті майбутнього зростання в компанії. Хочете розвиватися? Оцінюйте себе тверезо та вільно приймайте критику колективу, якщо вона конструктивна.

Що ще повинні враховувати з точки зору оцінювання?

• Уникати критики без прикладів і фактів
• Перестати порівнювати співробітників і їх досягнення
• Пускати чи підтримувати чутки в компанії
• Повторюватися і використовувати аргументи, які вже були сказані
• Уникати слів «завжди» і «ніколи», оскільки це нівелює визнання помилок або роботу над собою
• Уникати фрази «потрібно більше часу», тому що для будь-якого завдання учасники чітко промовляють рамки виконання; якщо ж співробітник скаржиться на те, що йому банально не вистачило часу, це можуть розцінити, як спроби виправдатися

Що робити після перформанс рев'ю?

Після розмови потрібно обов'язково зафіксувати домовленості, які обговорили, щоб у компанії та у співробітника було однакове розуміння ситуації. Важливо прописати цілі, які спільно поставили - і обов'язково назначити наступну зустріч. Загалом, потрібно невеликий follow-up, висновки, які висилаються співробітнику щоб уникнути непорозумінь. Іноді про нього забувають, тому завдання менеджера - простежити за письмовим підтвердженням підсумків бесіди.

Різниця між старими методами оцінки та методом перформанс рев'ю

Плюси і мінуси проведення Performance Review

Загальна користь від методу

Такий тип оцінювання - хороший метод управління відразу результативністю, мотивацією і розвитком своїх підлеглих. Великою його перевагою є оцінка співробітника відразу з декількох сторін - самооцінка, думка колег і думка менеджера. А отримані графіки з оцінювання і коефіцієнти результативності компанія може використовувати для підведення проміжних і підсумкових результатів року. І, звичайно, потрібно пам'ятати про особливість Performance Review - це тільки один з методів, щоб підрахувати ефективність, але саме він допомагає не втратити успіхи важливих для компанії талантів, ростити їх і просувати по кар'єрних сходах.

Ось ще кілька плюсів для обох сторін:

• Поділ відповідальності в процесі відкритого зворотного зв'язку
• Визнання успіхів і відповідну винагороду
• Узгодження індивідуальних завдань і складання Development Plan - плану розвитку співробітника
• Роз'яснення очікувань і завдань
• Удосконалення комунікації та підвищення лояльності

А чи є мінуси?

Якщо вже ми заговорили про рейтинги, які впливають на підсумки року і можливість попросити прибавку до окладу, потрібно згадати, що вони не завжди бувають об'єктивними. Ось мінуси оцінювання:

• менеджмент концентрується на кількісних, а не якісних результатах
• погано прописані KPI, OKR і цілі розвитку негативно впливають на розуміння людиною його ролі завдань і в результаті складання рейтингів для перфоманс рев'ю може бути занадто суб'єктивним і не відповідати правді
• погано опрацьовані опитувальники для оцінки 180° або 360° погіршать ситуацію

Напрошується висновок - працювати в першу чергу над об'єктивними показниками для складання анкет персоналу і менеджеру, який проводить оцінювання.

Автоматизуємо проведення рев'ю за допомогою HRM-платформ

До інструментів проведення оцінювання можна віднести:

• програми, які допомагають налагодити комунікацію: Google Meetings, Google Calendar, індивідуальні листи з нагадуванням про зустрічі та ін.
• програми з постановки завдань: Trello, Todoist, Evernote
• опитувальники і анкети для зворотного зв'язку

Проблема тут в тому, що в процесі роботи та підготовки до рев'ю навіть самі ретельні менеджери можуть забути про нехай і незначний нюанс, який в підсумку вплине на взаєморозуміння між ним і підопічним. Як результат - помилки в комунікації, погана постановка цілей та ефективність.

Зібрати завдання воєдино може платформа для HRM-завдань, якщо вона передбачає можливість проводити рев'ю персоналу. Наприклад, модуль PeoplePerform дозволяє:

• складати графік зустрічей 1-on-1, відразу призначати необхідні завдання на зустрічі і контролювати її підсумки

Так виглядає картка зустрічі по кожному співробітнику в PeoplePerform

• прописати OKR і розставити пріоритети за цілями аж до дати їх виконання. Так у всіх буде наочне бачення, з чим треба працювати - і набагато менше питань про дедлайни
• створити цикл оцінки співробітників за методом 180° з можливістю додавати питання з професійних компетенцій, оцінки ефективності і потенціалу. Співробітник оцінить свої навички, а його лінійний менеджер - навички підлеглого. Система проаналізує відповіді та зведе їх в зручний графік для порівняння.

Результати оцінки 180 градусів в PeoplePerform

• після проведення циклу оцінки співробітник потрапляє в один із блоків матриці 9 boxes, і керівництво може подивитися, до якої категорії розвитку потенціалу та яка його ефективність.

Матриця 9 boxes в PeoplePerform

Компанії, які використовують метод перформанс рев'ю в роботі

Adobe

Метод оцінювання в компанії Adobe використовується з 2012 року, більш того - компанія використовує процеси автоматизації, щоб полегшити комунікацію з працівниками. За дев'ять років компанія прорахувала, що за допомогою рев'ю зберегла понад 100 тисяч робочих годин, які співробітники витрачали на прояснення завдань або заповнення зайвих брифів. Показники лояльності після початку використання HRM-платформ виросли на 10%.

Google

Гігант на ринку праці Google до оцінювання співробітників підходить дуже детально - компанія ввела в рев'ю додатковий рівень, який отримав назву «калібрування». Після того як менеджер складає попередній рейтинг співробітника, грунтуючись на шкалі від «потребує поліпшення» до «перевершує очікування», він збирає фокус-групу, яка розглядає індивідуальні показники та знижує рівень суб'єктивності рейтингу.

General Electric

Досвід проведення перформанс рев'ю в цій компанії бере початок ще в 1979, і, за словами керівництва, став вже певним ритуалом. За стільки років компанія розробила цілий додаток комунікації з персоналом - він допомагає збирати щоденні відгуки робочих процесів і навіть дозволяє збирати «плюшки» за активність, які потім можна перевести в додатковий показник мотивації та підвищувати ефективність.

Застосування Performance Review, на нашу скромну думку, - один із найбільш комплексних способів оцінки співробітника не тільки кількісно, але й ідейно. А ідея проста - допомогти зрозуміти, що оцінка потрібна заради розвитку професійних якостей. Так, що при дотриманні всіх правил гри, хто ж відмовиться «прокачати» свої навички та довести, що саме він впливає на успіх всієї компанії?

Якщо Ви зацікавлені в автоматизації процесу для того, щоб оцінити ефективність співробітників, скористайтеся безкоштовним пробним періодом протягом перших 14-ти днів - просто зареєструйтеся на сайті компанії і отримаєте можливість протестувати потрібні функції.