Штатний розпис

Штатний розпис — це внутрішній документ роботодавця, який фіксує структуру компанії: які підрозділи в ній є, які посади, скільки штатних одиниць по кожній посаді та який посадовий оклад їм відповідає. З 28 серпня 2025 року для приватних компаній він більше не обов’язковий, але для бюджетних установ залишається обов’язковим і надалі.

Чи потрібен штатний розпис у 2026 році

Це найчастіше питання про цей документ — і відповідь на нього змінилася нещодавно.

Раніше обов’язковість випливала з частини 3 статті 64 Господарського кодексу: підприємство самостійно визначає чисельність працівників і штатний розпис. 28 серпня 2025 року Господарський кодекс втратив чинність — його замінив Закон № 4196-IX від 9 січня 2025 року, у якому аналогічної норми немає.

• Приватна компанія — документ необов’язковий. Держпраці не може оштрафувати за відсутність штатного розпису, і ви самі вирішуєте, чи вести його та в якій формі.
• Бюджетна установа — документ обов’язковий. Вимога збереглася в пункті 37 Порядку № 228 від 28 лютого 2002 року, форма і порядок затвердження залишаються ті самі.
• ФОП із найманими працівниками — документ необов’язковий, вимоги не було й раніше. Але посаду в наказі про прийняття та розмір оплати зафіксувати все одно доведеться.

«Необов’язковий» не означає «непотрібний»

Скасувалася вимога саме до документа. Обов’язки, заради яких він існував, нікуди не поділися: посаду треба зазначити в наказі про прийняття і в трудовій книжці, посадові оклади та систему оплати праці — зафіксувати в колективному договорі або іншому акті роботодавця, а чисельність — подати у звітності.

Тобто ви або ведете штатний розпис, або ведете кілька окремих документів, які роблять те саме. Більшість компаній залишає штатний розпис — просто тепер це управлінське рішення, а не вимога закону.

Що вказують у штатному розписі

Для приватних компаній єдиної затвердженої форми немає. На практиці склався набір колонок, який покриває і кадрові, і бухгалтерські потреби:

• Структурний підрозділ — назва відділу або департаменту. Показує організаційну структуру й дає розріз для планування бюджету.
• Код за Класифікатором професій — код із ДК 003:2010. Назва посади в кадрових документах має відповідати Класифікатору, інакше буде розбіжність зі звітністю.
• Назва посади — повна назва, як у наказі про прийняття. Саме вона потрапляє в трудовий договір і накази.
• Кількість штатних одиниць — ціле число або частка (0,5; 1,5). Дозволяє мати неповні ставки, і одразу видно вакантні одиниці.
• Посадовий оклад — місячний оклад у гривнях, база для розрахунку зарплати й фонду оплати праці.
• Надбавки й доплати — постійні надбавки, закріплені за посадою. Разові премії сюди не вносять.
• Місячний фонд оплати праці — (оклад + надбавки) × кількість одиниць. Сума по всіх рядках і є фондом компанії.

Хто складає і хто затверджує штатний розпис

Закон не називає конкретну посаду — це внутрішній розподіл ролей. На практиці схема така:

• Готує проєкт — HR або кадрова служба разом із бухгалтерією чи фінансовим відділом: перші відповідають за структуру й посади, другі — за оклади й фонд.
• Погоджують — керівники підрозділів, яких стосуються зміни.
• Затверджує — керівник компанії, своїм наказом.

У невеликих компаніях усі три ролі часто сходяться на одній людині — це нормально й нічого не порушує.

Наказ про затвердження штатного розпису

Сам штатний розпис не має сили без наказу. Наказ — короткий документ, у якому має бути:

• номер і дата;
• формулювання «затвердити штатний розпис» із загальною кількістю штатних одиниць і місячним фондом оплати праці;
• дата, з якої розпис вводиться в дію (може відрізнятися від дати наказу);
• вказівка, який попередній розпис втрачає чинність;
• підпис керівника.

Сам штатний розпис додається до наказу як додаток. Якщо змінюється один рядок, окремий наказ усе одно потрібен — або про внесення змін, або про затвердження нової редакції.

Штатний розпис чи штатний розклад

Правильно — штатний розпис. «Штатний розклад» — це калька з російського «штатное расписание», яка часто трапляється в шаблонах і в бухгалтерських програмах, але в українських нормативних документах уживається саме «розпис». У внутрішніх документах компанії варто дотримуватися нормативного варіанта, щоб назви збігалися з наказами і звітністю.

Коли вносити зміни

Штатний розпис зазвичай затверджують на календарний рік, але переглядають щоразу, коли змінюється щось із переліку:

• з’явилася нова посада або новий підрозділ;
• посаду скорочують чи перейменовують;
• змінюється посадовий оклад або постійна надбавка;
• змінюється кількість штатних одиниць по наявній посаді;
• підвищується мінімальна зарплата, через що оклади нижче мінімалки треба підтягнути.

Останній пункт — найчастіша причина позапланового перегляду, і саме на ньому найлегше запізнитися.

П’ять типових помилок

1. Назва посади не збігається з Класифікатором професій. «Head of Growth» у штатному розписі виглядає сучасно, але в наказі й у звітності має стояти назва з ДК 003:2010. Внутрішню назву тримають окремо від офіційної.
2. Оклад нижчий за мінімальну зарплату. Формально в розписі це можливо для неповної ставки, але для повної — ні; за це штрафують.
3. Премії внесені в розпис. Разові й змінні виплати туди не входять — тільки постійна частина.
4. Зміни внесені без наказу. Файл виправили, наказ не видали — документ не має сили.
5. Розпис живе окремо від кадрових даних. Найпоширеніша ситуація: в Excel одна структура, у кадрових наказах — інша, а хто на якій ставці, знає одна людина.

План і факт у штатному розписі: де виникають розбіжності

Штатний розпис — це «як має бути»: перелік посад, ставок і окладів. Кадровий облік — це «як є насправді»: хто саме на якій посаді працює сьогодні. Різниця між ними і є вакансіями — принаймні в теорії.

На практиці ці дві картини живуть у різних місцях. Розпис — у файлі, який востаннє оновлювали три місяці тому. Люди — у кадровій системі або в іншому файлі. Вакансії — у рекрутера в його власній таблиці. Наказ про прийняття посилається на «посадовий оклад згідно зі штатним розписом», але ніхто не звіряє, чи той оклад досі там такий.

Далі розходження проростає в звітність, у бюджет фонду оплати праці та у відповідь на запитання «скільки в нас відкритих позицій» — на яке в трьох людей три різні відповіді.

Як працює штатний розпис у системі

Альтернатива таблиці — вести штатні одиниці як окремі об’єкти, які живуть поруч із людьми. У PeopleForce це частина модулю «Кадри»: кожна штатна одиниця — це запис із власним профілем посади, департаментом, локацією, юридичною особою, типом зайнятості, керівником і плановою датою початку.

Три речі в ньому працюють саме так, як від штатного розпису й очікують:

• FTE замість «одиниць». Частка ставки задається на самій позиції — 0,5 чи 1,0. Це те саме, що колонка «кількість штатних одиниць», тільки не треба стежити, щоб сума збігалася.
• Оклад закріплений за позицією, а не за людиною. У позиції є очікувана базова зарплата з періодом (на місяць або на рік), а в профілю посади — вилка окладу «від і до». Оклад існує ще до того, як з’явився працівник, — рівно як у штатному розписі.
• Статус позиції. Вакантна, у підборі, зайнята або закрита. Це і є та сама різниця між планом і фактом, тільки вона порахована сама, а не виведена звіркою двох файлів.

З вакантної позиції створюється заявка на підбір, і далі вона стає вакансією в рекрутингу; коли кандидат виходить, позиція позначається зайнятою і зв’язується з профілем працівника. Позиції можна експортувати в таблицю з усіма полями — посада, підрозділ, локація, статус, ким зайнята, керівник, планова дата, юрособа, тип зайнятості, оклад, період, FTE.

Як зберігається історія змін

Друга половина відповіді — датована історія посад. Кожна зміна посади, департаменту, підрозділу, локації, юрособи, рівня чи керівника зберігається окремим записом із датою «діє з». Тому на будь-яку дату в минулому видно, хто на якій посаді був і кому підпорядковувався.

Саме на цій історії будується таблиця переведень у картці П-2, яку формує модуль «Кадрові процеси» — разом із наказами про прийняття, переведення й відпустку. Дати й назви підрозділів у ній не набирають руками: вони підтягуються з тієї самої структури.

Часті питання

Хто повинен складати штатний розпис? Закон не закріплює це за конкретною посадою. Зазвичай проєкт готує HR або кадрова служба разом із бухгалтерією, а затверджує керівник компанії своїм наказом. У малих компаніях це може робити одна людина.

Що вказується в штатному розписі? Структурний підрозділ, код за Класифікатором професій, назва посади, кількість штатних одиниць, посадовий оклад, постійні надбавки й доплати та місячний фонд оплати праці по кожному рядку. Разові премії до розпису не вносять.

Чи обов’язковий штатний розпис для ТОВ у 2026 році? Ні. Норма, що робила його обов’язковим (частина 3 статті 64 Господарського кодексу), втратила чинність 28 серпня 2025 року разом із самим кодексом. Для бюджетних установ документ залишається обов’язковим.

Який зразок штатного розпису використовувати? Для приватних компаній затвердженої форми немає — можна брати будь-яку, що містить підрозділ, посаду, код КП, кількість одиниць, оклад і фонд оплати праці. Бюджетні установи використовують форму, передбачену для них нормативно.

Як часто затверджують штатний розпис? Найчастіше раз на рік, на календарний рік. Позапланово — щоразу, коли з’являється чи зникає посада, змінюється оклад, кількість ставок або підвищується мінімальна зарплата.

Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Законодавство змінюється — перед ухваленням рішень звіряйтеся з чинними редакціями нормативних актів або консультуйтеся з юристом.